4 cách để tránh những cuộc điện thoại giận dữ từ khách hàng

4 cách để tránh những cuộc điện thoại giận dữ từ khách hàng

Khách hàng gọi đến đường dây nóng của bạn vì họ muốn được giúp đỡ hoặc giải đáp chứ không phải vì một vấn đề đau đầu nào khác. Vì vậy, lời chào IVR và nhạc chờ của bạn phải dễ nghe đến tai họ. Nếu bạn không chọn được thông điệp phù hợp, sự tức giận và thất vọng của khách hàng có thể tăng gấp đôi, khiến họ khó thỏa mãn hơn. Nếu bạn sử dụng điện thoại kết nối internet (VoIP), đây là một số mẹo để xoa dịu khách hàng của bạn.

Thuê chuyên gia để ghi âm lại lời chào IVR và nhạc chờ của bạn

Lời chào IVR là điểm liên hệ đầu tiên của khách hàng với doanh nghiệp của bạn khi họ cần trợ giúp, vì vậy, lời chào IVR của bạn phải được ghi lại một cách chuyên nghiệp. Bạn có thể tiết kiệm để nhân viên tự ghi lại lời chào vì ban đầu chi phí sẽ thấp hơn so với thuê một bên thu âm chuyên nghiệp có phòng thu riêng, nhưng về lâu dài, các thông điệp được ghi lại chuyên nghiệp trong hệ thống lời chào bằng giọng nói tương tác (IVR) của công ty bạn sẽ nhiều hơn có lợi.

Thu âm lời chào chuyên nghiệp có thiết bị chuyên dụng để mang đến cho hệ thống điện thoại của bạn cảm giác chuyên nghiệp, thân thiện và dễ chịu. Nếu bạn muốn thể hiện sự chân thành trong việc giúp đỡ khách hàng về các vấn đề của họ, hãy đầu tư vào các lời chào thu âm chuyên nghiệp.

Sử dụng nhạc chờ êm dịu để thu hút người gọi

Một chiến lược khác để giữ cho khách hàng không bị gác máy khi họ đang chờ là bật nhạc trong khi họ chờ đợi. Mẹo để giữ bình tĩnh cho người gọi là chọn đúng nhạc. Bạn có thể nghĩ rằng lựa chọn âm nhạc của bạn là một chi tiết nhỏ, nhưng nó có thể tạo ra hoặc phá vỡ việc khách hàng quyết định rời đi hay ở lại. Bạn cần tìm sự cân bằng giữa hấp dẫn và thư giãn, điều này sẽ dễ dàng hơn nhiều khi bạn có khả năng chọn hoặc thay đổi giai điệu chỉ trong vài phút. Hệ thống điện thoại dựa trên đám mây cho phép bạn thực hiện chính xác điều này bằng cách cho phép bạn thử nghiệm các giai điệu khác nhau.

Cung cấp thông tin rõ ràng và hữu ích

Không phải bất kỳ ai gọi đến đường dây nóng dịch vụ khách hàng của bạn đều gặp sự cố. Đôi khi, mọi người chỉ cần một phần thông tin. Sử dụng IVR của bạn để giúp người gọi tìm thấy thông tin không quan trọng, thường được hỏi như giờ hoạt động kinh doanh, ưu đãi đặc biệt và cập nhật tài khoản nhỏ. Bạn cũng có thể triển khai một hệ thống phức tạp hơn chuyển hướng khách hàng đến những mối quan tâm cụ thể, như quản lý tài khoản và hướng dẫn thanh toán. Điều này giúp các đại diện dịch vụ khách hàng giải phóng các vấn đề cần sự tương tác thực tế của con người, chẳng hạn như hướng dẫn và hiểu lầm chính sách.

Kết nối cuộc gọi với một người thực

Theo một nghiên cứu, 83% khách hàng thích sự tương tác của con người hơn các kênh tự động khi giải quyết các vấn đề về dịch vụ khách hàng. Các bản ghi âm tự động của bạn có thể làm giảm bớt sự kích động hoặc thất vọng của khách hàng, nhưng không có gì đánh bại được việc nói chuyện với một người thực. Luôn cung cấp tùy chọn ngay lập tức để nói chuyện với đại diện dịch vụ khách hàng trong IVR của bạn. Hầu hết các công ty đều dành một số cụ thể trong các cuộc gọi để được kết nối với một người thực sự có thể giúp họ giải quyết mối quan tâm của họ. Điều này cho thấy rằng bạn đang nghiêm túc trong việc giải quyết các vấn đề của khách hàng.

Có rất nhiều cách mà hệ thống VoIP có thể giúp doanh nghiệp của bạn đạt đến tầm cao mới. Đội ngũ kỹ thuật viên được đào tạo của chúng tôi có thể cài đặt các giải pháp điện thoại tiên tiến, giá cả phải chăng và dễ sử dụng. Hãy truy cập vào website tongdai.cloud để gọi tư vấn trực tiếp miễn phí các tính năng của tổng đài số P.A Việt Nam.