Brief là gì? 7 yếu tố tạo nên bản brief hoàn hảo

Mỗi doanh nghiệp trước khi triển khai một chiến dịch marketing hoặc một hoạt động quảng cáo thì đều cần phải có một bản tóm tắt chiến lược, gọi là Brief. Bản Brief sẽ giúp cho các nhà quản trị hiểu rõ hơn về kế hoạch cụ thể và đánh giá tính khả thi của chiến lược đó. Hãy cùng PA Việt Nam tìm hiểu xem Brief trong marketing là gì và cách để tạo nên một bài Brief hoàn mỹ ngay trong bài viết dưới đây.

Brief là gì?

Brief là thuật ngữ để thể hiện bản tóm tắt yêu cầu khách hàng hay bản tài liệu ngắn gọn do khách hàng cung cấp đến cho Agency. Bản brief này sẽ thể hiện một cách ngắn gọn nhất nhưng đầy đủ những phương án và các quy trình cần thực hiện mà Client muốn Agency phải thể hiện được trong chiến dịch marketing.

Một brief hiệu quả là bản truyền đạt được đầy đủ thông tin quan trọng và những vấn đề cụ thể mà doanh nghiệp muốn giải quyết. Ngoài ra, Brief cũng phải truyền đạt được sự sáng tạo và cảm hứng đến Agency để họ có thể tạo ra các giải pháp độc đáo và hiệu quả.

Các tài liệu này được chia sẻ nội bộ trong công ty qua các phòng ban khác nhau như copywriter hoặc graphic designer, nhằm đảm bảo mọi người hiểu rõ yêu cầu từ khách hàng và có thể đáp ứng tốt những nhu cầu đó.

Tầm quan trọng của brief trong marketing

Brief được xem là một nền tảng vững chắc trong quá trình triển khai chiến dịch marketing. Brief đóng vai trò như kim chỉ nam cho toàn bộ chiến dịch nhằm đảm bảo tất cả các bên liên quan đều hiểu rõ mục tiêu, chiến lược và kế hoạch thực hiện. Dưới đây là những lý do khiến bạn nhất định phải chuẩn bị Brief trước khi xây dựng một chiến lược marketing bất kỳ:

• Xác định mục tiêu rõ ràng: Brief giúp xác định được mục tiêu chính để tạo nền tảng cho một chiến lược sáng tạo, giải quyết được đúng vấn đề.
• Rõ ràng trong thời gian và trách nhiệm: Thông qua Brief, các bên thực hiện sẽ dễ dàng nắm rõ và theo dõi được nhiệm vụ và thời gian cần hoàn thành để đảm bảo tiến độ.
• Định hướng mọi khía cạnh trong chiến dịch marketing: Brief cung cấp thông tin chi tiết về cách thức thực hiện chiến dịch như timeline, ngân sách, trách nhiệm của từng bộ phận, ước tính rủi ro,…
• Đánh giá hiệu quả: Brief cung cấp các tiêu chí đánh giá hiệu quả chiến dịch một cách rõ ràng và chính xác. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, đo lường kết quả. Không những thế, vì đã có tiêu chí trước đó, họ cũng nhanh chóng rút ra những khiếm khuyết trong chiến dịch để cải thiện trong lần thực hiện tiếp theo.

2 loại brief hiện nay

Sau khi đi tìm hiểu Brief nghĩa là gì và tầm quan trọng của tài liệu này trong chiến dịch tiếp thị, hãy cùng PA Việt Nam khám xem có những loại brief nào thường được sử dụng.

1. Creative brief là gì?

Creative brief là bản tóm tắt được sử dụng trong nội bộ của Agency do bộ phận Account phụ trách viết và gửi cho Creative Team để họ nắm được các yêu cầu chính mà doanh nghiệp muốn truyền đạt qua chiến lược Marketing.

Khi thực hiện Creative brief, người thực hiện cần cung cấp thông tin để giải quyết được những vấn đề, yêu cầu của Client. Một Creative Brief thường có những ý chính sau đây:

• Job description: Mô tả các hạng mục công việc cụ thể mà Creative Team cần làm.
• Target Audience: Thông tin về đối tượng khách hàng mục tiêu cần hướng đến trong dự án (bao gồm độ tuổi, nhân khẩu học, sở thích, hành vi,…).
• SMP (viết tắt của Single – Minded – Proposition): Điểm khác biệt của sản phẩm so với những sản phẩm khác thuộc cùng ngành hàng có thể sẽ có tác động lớn tới tâm trí khách hàng.
• Key Response: Mục tiêu hành động của khách hàng sau khi chiến dịch đã diễn ra là gì? Ví dụ họ sẽ bàn tán về sản phẩm hay họ sẽ mua hàng,…
• Desired Brand Character: Mong muốn khách hàng sẽ cảm nhận gì về sản phẩm/dịch vụ.
• Budget: Ngân sách Client cung cấp để thực hiện chiến dịch.

Dưới đây là một bảng Creative Brief ngắn gọn: 

• Hạng mục công việc cụ thể của bộ phận nội dung
• Thông tin của khách hàng (công ty, lĩnh vực hoạt động,…)
• Điểm khác biệt của sản phẩm có khả năng tác động đến tâm lý, hành vi của khách hàng mục tiêu
• Mục tiêu của khách hàng sau chiến dịch (tăng chuyển đổi, mở rộng thương hiệu, tái định vị thương hiệu,…)
• Những mong muốn phản hồi của khách hàng về dịch vụ và sản phẩm
• Chi phí dự kiến của chiến dịch

2. Communication brief

Đây là bản tóm tắt được sử dụng làm căn cứ trao đổi giữa Client với người thuộc bộ phận Account của công ty Agency để hai bên có thể nắm được tình hình sơ bộ. Trong bản này sẽ mô tả ngắn gọn trả lời cho các câu hỏi: Who, What, Why, Where, How về thương hiệu, sản phẩm hoặc dịch vụ để Agency sẽ tiếp tục đào sâu để giải bài toán của Client.

 

Communication Brief mẫu cần có những nội dung sau đây:

• Project: Mục đích mà Client muốn hướng đến trong dự án triển khai chiến lược marketing.
• Client: Là từ dùng để nói đến tên đơn vị thuê Agency (có thể là doanh nghiệp hoặc cá nhân).
• Brand: Bao gồm toàn bộ các thông tin súc tích nhưng đầy đủ về thương hiệu đang được thực hiện trong toàn bộ chiến lược brand marketing. Để có thể đưa ra được những thông tin chính xác, bạn cần nghiên cứu kỹ càng.
• Project description: Mô tả những yêu cầu chi tiết về dự án cho Agency biết.
• Brand background: Thông tin nền tảng về thương hiệu, bao gồm:
  • Phân tích thị trường, tình hình thương hiệu.
  • Những vấn đề thương hiệu đang gặp phải.
  • Đối thủ cạnh tranh và những thông tin cơ bản về đối thủ như điểm mạnh và điểm yếu,…
• Objectives: Mục đích truyền thông hàng đầu cần làm khi thực hiện các chiến lược marketing. Ví dụ như muốn tăng độ nhận diện thương hiệu hay tăng doanh thu,…
• Target Audience: Đối tượng khách hàng mục tiêu mà Client muốn hướng đến.
• Message: Thông điệp truyền thông chính của dự án.
• Coverage: Địa bàn địa lý sẽ thực hiện dự án chiến lược marketing này.
• Budget: Ngân sách dành cho dự án (có thể là ngân sách dành cho từng hoạt động cụ thể hoặc ngân sách dành cho cả chiến dịch).
• Timing: Thời gian mà Agency và Client sẽ gặp nhau để trình bày ý tưởng lần đầu tiên.

Dưới đây là bản tóm tắt mẫu của Communication Brief 

• Mục đích của chiến dịch
• Tên công ty/ đơn vị chủ đầu tư
• Các thông tin liên quan đến thương hiệu (Tổng quan, đặc trưng và các hoạt động quảng cáo trước đó)
• Mô tả sơ lược về những yêu cầu của dự án
• Cung cấp thông tin nền tảng (Các vấn đề mà thương hiệu đang gặp phải, tình hình thương hiệu, đối thủ cạnh tranh, một số điểm mạnh yếu của đối thủ,…)
• Đối tượng khách hàng mục tiêu (Hành vi, tâm lý, …)
• Mục đích truyền thông (Gia tăng mức độ nhận diện thương hiệu, tái định vị lại thương hiệu và tăng doanh thu bán hàng, tăng chuyển đổi,…)
• Truyền tải thông điệp chính
• Nơi thực hiện chiến dịch
• Ngân sách cho chiến dịch
• Thời gian đôi bên gặp và trao đổi ý tưởng lần đầu tiên.

Brief video là gì?

Brief video là một bản tóm tắt chi tiết về mục tiêu, nội dung, hình thức và yêu cầu kỹ thuật cho một dự án video. Brief video đóng vai trò như kim chỉ nam cho toàn bộ quá trình sản xuất video, giúp đảm bảo tất cả các bên liên quan đều hiểu rõ mục tiêu và phối hợp hiệu quả để đạt được kết quả mong muốn. Mẫu brief video bao thường bao gồm những nội dung như sau:

• Thời lượng: Video sẽ kéo dài bao lâu? Mỗi cảnh quay yêu cầu bao nhiêu giây, phút?
• Mục tiêu: Mục đích cuối cùng của video là gì? Bán sản phẩm, tung sản phẩm và dịch vụ mới, hoặc truyền đạt câu chuyện thương hiệu?
• Đối tượng mục tiêu: Thông điệp của video nhắm đến là ai? Xác định chính xác đối tượng mục tiêu, nhằm thu hút họ hiệu quả hơn.
• Thông điệp chính: Thông qua video muốn truyền tải thông điệp gì? Xác định những thông điệp chính điểm chính mà video cần nhấn mạnh và thông điệp đi nhỏ đi kèm.
• Giọng điệu và phong cách: Video mang tính hài hước, cảm động hay truyền cảm hứng? Quyết định phong cách cho video và sử dụng nó làm kim chỉ nam cho toàn bộ video.
• Yêu cầu nội dung: Những yếu tố bắt buộc cần phải xuất hiện trên video như là hình ảnh sản phẩm tuyệt đẹp, logo thương hiệu hoặc sự xuất hiện của người có ảnh hưởng.
• Thời hạn: Đánh dấu lịch cho các cột mốc quan trọng: Hoàn thiện concept, quay phim và thời gian công bố, ra mắt.
• Kênh phân phối: Video sẽ được ra mắt ở đâu kênh nào: TV, website, Facebook hay Instagram?
• Ngân sách: Dành ra bao nhiêu ngân sách để thực thi video này.
• Thông tin bổ sung: Nếu khách hàng muốn bổ sung thêm một số thông tin như thông tin nội bộ, thông số kỹ thuật, ý tưởng casting, địa điểm quay phim hoặc những trở ngại cần lưu ý.

Brief design là gì?

Nhiều người vẫn thắc mắc Brief ảnh là gì và thường nhầm lẫn với Brief design. Brief design là một tài liệu hoặc một bản tóm tắt ngắn gọn được tạo ra để truyền đạt thông tin và yêu cầu cụ thể về một dự án thiết kế. Tuy nhiên, Brief ảnh tập trung hơn vào việc chụp ảnh, trong khi brief design có thể bao gồm nhiều loại thiết kế khác như thiết kế logo, thiết kế website, thiết kế bao bì,…

Brief Design là bản tóm tắt nhằm cung cấp thông tin, yêu cầu cụ thể để thực hiện bản thiết kế

Tham khảo mẫu brief thiết kế ngay dưới đây để tạo ra được những bản tóm tắt thiết kế có thể truyền đạt được hiệu quả thông tin, mục tiêu và một số yêu cầu thông qua 4 bước như sau:

• Bước 1: Xác định mục tiêu dự án: Xác định rõ ràng mục đích thiết kế, sẽ sử dụng chiến dịch truyền thông nào, sử dụng để in ấn, hay trên các website, ứng dụng, và các nền tảng mạng xã hội,…
• Bước 2: Tìm kiếm nhà thiết kế phù hợp: Sau khi đã xác định được ngân sách, bạn có thể tìm kiếm nhà thiết kế trên các kênh tuyển dụng.
• Bước 3: Trao đổi thông tin với nhà thiết kế: Tổ chức cuộc họp hoặc trao đổi trực tuyến với nhà thiết kế để thảo luận về dự án. Lắng nghe và ghi chép lại ý tưởng và đề xuất của nhà thiết kế và các bên liên quan.
• Bước 4: Hoàn thiện bản tóm tắt thiết kế: Sau khi chuẩn bị bản tóm tắt, cả hai bên cần xem xét và thống nhất các nội dung trong bản tóm tắt trước khi bắt đầu thực hiện dự án.

Những điều cần lưu ý khi làm Design Brief/ Brief ảnh là gì?

Hiểu rõ những điều nên và không nên trong việc xây dựng Brief sẽ giúp bạn có một brief hiệu quả và đưa dự án lên tầm cao mới.

Những điều nên thực hiện khi làm Design Brief: 

• Tạo bản tóm tắt thiết kế cho mỗi dự án/chiến dịch: Việc tách thành những nội dung trực quan, chi tiết trong Design Brief sẽ giúp bạn dễ theo dõi tiến độ dự án và dễ dàng điều chỉnh thời gian, công việc khi có vấn đề phát sinh hơn.
• Cung cấp nhiều mẫu demo: Bạn hãy cung cấp những mẫu demo bao gồm cả mẫu bạn thích và không thích, những mẫu demo hợp và không phù hợp với dự án. Điều này sẽ giúp nhà thiết kế tránh được những ý tưởng không phù hợp với thương hiệu, sớm cho ra sản phẩm phù hợp nhất.
• Chia sẻ thông tin cụ thể về ngành: Việc cung cấp đầy đủ thông tin về ngành mà thương hiệu đang hoạt động cùng những quy định riêng biệt như tone, moodboard, message,… sẽ giúp nhà thiết kế hiểu hơn về bối cảnh ngành để cho ra những ấn phẩm phù hợp.
• Có kế hoạch dự phòng: Cần dự đoán trước rủi ro của dự án để ước tính thời gian dự phòng và tài sản bổ sung cần thiết kế như ảnh mới, hình minh họa cần nguồn gốc…. Điều này sẽ giúp giảm bớt những đe dọa về thời gian, đảm bảo dự án vẫn diễn ra đúng tiến độ.

7 yếu tố tạo nên bản brief hoàn hảo

Sau khi tìm hiểu chi tiết về tầm quan trọng của Brief và những loại Brief thường gặp. Hãy tham khảo ngay 7 yếu tố tạo nên một bản brief hoàn hảo, cụ thể như sau:

1. Thông tin trong brief cần súc tích và dễ hiểu

Brief không nên nhồi nhét quá nhiều thông tin nhưng cũng không được quá sơ sài. Một bản brief vừa ngắn gọn, dễ hiểu mà phải thật súc tích đòi hỏi bạn cần có khả năng sắp xếp khoa học.

Để làm được điều đó, bạn cần phải trả lời một cách cụ thể nhất 3 câu hỏi sau:

1. Vấn đề cần giải quyết trong dự án là gì?
2. Đối tượng mục tiêu là ai?
3. Giải pháp để giải quyết vấn đề một cách cốt lõi?

Những câu hỏi trên rất quan trọng, đòi hỏi bạn phải có sự nghiên cứu kỹ lưỡng để có thể triển khai nội dung đúng hướng và hoàn chỉnh hơn.

2. Làm rõ mục tiêu của bạn

Sau khi đã liệt kê ra được những thông tin quan trọng, bạn cần phân tích và lý giải mục tiêu của chiến dịch trước khi bắt tay thực hiện dự án. Vậy làm sao để có thể làm rõ mục tiêu?

Bạn hãy tự tìm câu trả lời bằng cách trả lời các câu hỏi:

• Tại sao cần triển khai dự án này?
• Kỳ vọng và mong muốn của bạn sẽ nhận được gì từ dự án?
• Bạn đã nắm rõ được các tiêu chí của người tiêu dùng khi triển khai dự án chưa?
• Có vấn đề nào bạn đang cố giải quyết không?
• Bạn đo lường sự thành công của dự án bằng cách nào?

Những câu hỏi trên không chỉ giúp bạn tìm ra được hướng đi đúng đắn nhất cho bản brief mà còn giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian chỉnh sửa.

3. Những bên liên quan cần liệt kê trong brief

Những bên liên quan mà brief cần thể hiện rõ bao gồm Agency và Client. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa biết thuật ngữ Agency là gì? Client là gì? Xem ngay dưới đây:

• Về phía Agency:  Agency là một công ty cung cấp dịch vụ chuyên môn trong một lĩnh vực cụ thể như là marketing, truyền thông, quảng cáo, quan hệ công chúng,… Brief dành cho Agency thường rất chi tiết, thể hiện được các bộ phận tham gia dự án như người chịu trách nhiệm nội dung, hình ảnh, truyền thông,… Hơn nữa, cần phải thể hiện được người dẫn dắt dự án và người kết nối trực tiếp trong trường hợp xảy ra sự cố.
• Về phía Client: Client là khách hàng của Agency. Client có thể là doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, cá nhân. Brief dành cho Client thường tập trung làm rõ vai trò quản trị của từng khâu như: Ai là người chủ trì dự án của chiến dịch marketing này, ai là những người phải đứng ra giải quyết nếu dự án có những vấn đề phát sinh,…

Việc thể hiện rõ các bên liên quan không chỉ giúp bản brief trở nên chuyên nghiệp hơn mà còn giúp chủ động hơn khi xảy ra sự cố.

4. Thông tin về tình trạng sản phẩm

Để có một chiến lược marketing hiệu quả, bạn phải hiểu được sản phẩm/dịch vụ của mình và các vấn đề xoay quanh như số loại sản phẩm, phản hồi của khách hàng,… Dựa trên những cơ sở mà bạn thu thập được đó, quá trình gặp mặt để trao đổi, tư vấn, đưa ra cách thức hiện thực hoá chiến lược marketing truyền thông thuyết phục và hiệu quả đến khách hàng mục tiêu.

5. Nhất định phải phân tích đối thủ cạnh tranh

Client thường bỏ qua việc mô tả chi tiết về đối thủ cạnh tranh trong cùng lĩnh vực. Điều này là một thiếu sót lớn, bởi vì việc hiểu rõ đối thủ, bối cảnh cạnh tranh và xu hướng thị trường đóng vai trò quan trọng trong việc xác định điểm mạnh, điểm khác biệt của sản phẩm và chiến lược để giành thị phần. Khi hiểu rõ điểm mạnh, yếu của đối thủ bạn có thể xác định được những điểm khác biệt của sản phẩm mình và đưa ra chiến lược cạnh tranh hiệu quả.

Việc thực hiện phân tích đối thủ cạnh tranh giúp tạo nên một bản brief hiệu quả và tăng tính chính xác trên thực tế

6. Thời gian (deadline) hợp lý

Mốc thời gian được xem là “xương sống” của một dự án. Mốc thời gian phải chi tiết, bao gồm thời gian báo cáo từng hạng mục trong dự án, thời gian gặp  mặt để trao đổi ý tưởng lần đầu,… Khi xác định deadline cụ thể bạn và team có thể tận dụng mọi nguồn lực để giải quyết các vấn đề phát sinh để đảm bảo dự án vẫn đúng tiến độ.

7. Chủ động dự toán ngân sách

Ai cũng muốn thực hiện các chiến lược marketing thành công, mang lại nguồn doanh thu và lợi nhuận hoành tráng. Tuy nhiên, để làm được điều đó không phải dễ, đòi hỏi Creative Team của Agency phải có sự chuẩn bị chỉnh chu nhất. Và điều này liên quan đến vấn đề ngân sách phải chi trả cho dự án.

Để giải quyết được vấn đề này, trong bản brief hãy thiết lập ngân sách cho dự án và trao đổi thật kỹ lưỡng với bên đối tác của bạn. Hãy trao đổi thẳng thắn nếu kỳ vọng của Client không cân đối với ngân sách bỏ ra và tìm ra câu trả lời tốt nhất cho cả 2 bên trước khi bắt đầu. Việc chủ động dự toán ngân sách trong bản brief giúp Creative Team của Agency chuẩn bị kỹ lưỡng và đưa ra chiến lược phù hợp, tối ưu hóa hiệu quả đầu tư.

8. Sử dụng phần mềm Briefing

Phần mềm Briefing là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các nhà tiếp thị trong việc phân tích thị trường và xây dựng chiến lược hiệu quả. Nhờ khả năng tổng hợp thông tin đa dạng và phân tích chuyên sâu, Briefing giúp ta xác định được đối tượng khách hàng tiềm năng, hiểu rõ đối thủ cạnh tranh, và xác định các yếu tố ảnh hưởng,… Với công cụ này khách hàng và những thông tin liên quan sẽ giúp các bản Brief trở nên hoàn hảo nhất.

Quy trình tạo Brief giữa Client và Agency

Để tránh những xung đột không cần thiết giữa giữa client và agency, quy trình làm việc cần được thiết lập một cách cụ thể thông qua bản brief. Dưới đây là 5 bước cơ bản trong quy trình này:

Bước 1: Brief

Briefing là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong mỗi dự án, giúp việc giao tiếp giữa Client và Agency trở nên dễ dàng hơn. Cụ thể, Client sẽ cung cấp thông tin cần thiết Agency qua bản Brief, giúp họ hiểu rõ yêu cầu để lên kế hoạch cho các chiến dịch đó.

Bước 2: Planning

Sau khi đã nắm rõ yêu cầu của khách hàng, Agency sẽ lập kế hoạch từ tổng quan đến chi tiết cho các chiến dịch tiếp thị. Kế hoạch tổng quan bao gồm các ý tưởng, ngân sách và phương pháp triển khai trên các nền tảng khác nhau.

Bước 3: Production

Kế hoạch được gửi lại cho Client và nếu được chấp nhận, Agency sẽ tiến hành sản xuất nội dung, hình ảnh, video và triển khai trên các kênh quảng cáo như đã thống nhất.

Bước 4: Advertising

Để đạt hiệu quả cao nhất, Agency cần cụ thể hóa kế hoạch thực thi để tiếp cận khách hàng tiềm năng và tối ưu hóa hiệu suất của chiến dịch.

Bước 5: Report & Payment

Sau khi hoàn thành các chiến dịch, Client và Agency sẽ họp để đánh giá và rút ra các bài học kinh nghiệm (nghiệm thu) và cuối cùng là thực hiện thanh toán.