Các bước chuẩn bị triển khai tổng đài VoIP Call Center doanh nghiệp

Các bước chuẩn bị triển khai tổng đài VoIP Call Center doanh nghiệp

1. Khảo sát hiện trạng.

Trước khi triển khai hệ thống tổng đài cho doanh nghiệp cần có bước khảo sát hiện trạng hệ thống và đưa ra các yêu cầu cho tổng đài VoIP sẽ triển khai:

– Công ty có đang sử dụng hệ thống điện thoại không? Nếu có là các line điện thoại bàn analog hay đã có tổng đài analog.

– Tổng đài nếu có là của hãng nào, loại gì? Kết nối với nhà mạng bằng CO line hay E1?

– Số lượng máy nhánh hiện tại?

– Có bao nhiêu chi nhánh?

– Đang sử dụng đầu số của nhà mạng nào? bao nhiêu số ?

– Các dịch vụ hiện tại nếu có? chuyển cuộc gọi, ghi âm, liên tụ,….

2. Xác định yêu cầu với hệ thống tổng đài VoIP mới.

Cần trao đổi với sếp để đặt ra các yêu cầu cho hệ thống sắp triển khai:

– Vị trí cần triển khai, số lượng chi nhánh, số tầng, số phòng ban sử dụng,….

– Có nhu cầu giữ lại các thiết bị cũ, ví dụ điện thoại analog, đầu số,…

– Có nhu cầu trang bị đầu số mới hoặc số 1900/1800 hay đầu số di động, số cố định?

– Trang bị cho nhân viên thiết bị IP Phone hoặc tai nghe call center hoặc mobile app, số lượng bao nhiêu?

– Số lượng máy nhánh, số lượng cuộc gọi đồng thời, kế hoạch mở rộng nhân viên,…

– Thời gian lưu trữ ghi âm cuộc gọi bao lâu?

– Các dịch vụ tổng đài VoIP sẽ triển khai, ví dụ: lời chào, ghi âm cuộc gọi, hộp thư thoại, định tuyến theo thời gian, phân phối cuộc gọi theo các rule Ring All hoặc gọi ngẫu nhiên,…

– Có nhu cầu kết nối tổng đài với các hệ thống khác hay không, ví dụ CRM/ERP để có các dịch vụ: click to call, hiển thị thông tin khách hàng gọi đến (pop up incoming call),…

– Nhân sự quản trị tổng đài VoIP, phân quyền,….

3. Đề xuất mô hình triển khai.

Căn cứ vào kết quả khảo sát ở bước 1, yêu cầu hệ thống tổng đài VoIP ở bước 2, xác định mô hình thích hợp để triển khai:

3.1 Tổng đài cứng.

– Chọn loại thiết bị tổng đài phù hợp với số lượng máy nhánh, số cuộc gọi đồng thời, sau đó mang về lắp đặt tại văn phòng công ty hoặc tại các chi nhánh.

– Các hãng có thể lựa chọn: Yeastar, Grandstream UCM, Sangoma,….

– Các loại tổng đài này phù hợp cho các doanh nghiệp có số lượng máy nhánh ít, không có nhu cầu tích hợp tổng đài với các hệ thống khác, khả năng mở rộng hạn chế và phụ thuộc vào thiết kế của hãng. Cần tính toán trang bị thêm server ngoài để lưu trữ ghi âm nếu công ty có nhu cầu lưu trữ dài hạn.

– Thời gian bảo hành thiết bị thông thường là 1 năm.

– Thiết bị đặt tại văn phòng nên cần đảm bảo điện áp và kết nối Internet.

– Cần chuẩn bị nhân sự để vận hành hệ thống. Nhân sự có kinh nghiêm quản lý tổng đài Voip.

– Doanh nghiệp sẽ tốn các chi phí:

+ Chi phí tổng đài + các license cần thiết cho tổng đài.

+ Nhân sự quản trị tổng đài.

+ Trang thiết bị đầu cuối ip phone / tai nghe call center.

3.2 Tổng đài ảo – tổng đài Cloud.

– Đây là mô hình dành cho các doanh nghiệp không cần nhân sự quản trị hệ thống tổng đài. Toàn bộ hệ thống tổng đài – Call Center sẽ do các đơn vị cung cấp dịch vụ tổng đài ảo quản trị và hỗ trợ kỹ thuật 24/7/365. P.A Việt Nam cung cấp dịch vụ tổng đài số này cho các doanh nghiệp với chi phí khá cạnh tranh trên thị trường với chi phí rẻ và hợp lý nhất.

– Các doanh nghiệp chỉ cần trang bị thiết bị đầu cuối ip phone, tai nghe call center và kết nối vào tổng đài ảo P.A Việt Nam để sử dụng.

– Các thay đổi về định tuyến cuộc gọi, file lời chào, nhạc chờ, các rule phân phối cuộc gọi có thể lên website quản lý tổng đài để cấu hình hoặc có thể gửi yêu cầu đến kỹ thuật hỗ trợ.

– Đúng với mô hình SaaS, việc mở rộng hệ thống rất dễ dàng và nhanh chóng, do các hệ thống tổng đài số đều được thiết kế có khả năng chịu tải cho rất nhiều doanh nghiệp chứ không chỉ công ty của bạn.

– Doanh nghiệp sẽ tốn các chi phí:

+ Thuê tổng đài số

+ Trang bị thiết bị đầu cuối ip phone / tai nghe call center.

P.A Việt Nam cung cấp cho các doanh nghiệp giải pháp về tổng đài số đáng tin cậy và uy tín. Nếu bạn quan tâm đến dịch vụ của chúng tôi, xin vui lòng liên hệ theo địa chỉ bên dưới:

Tổng đài số

Smart Call, Giải Pháp Gọi Tự Động

Tham khảo các ưu đãi: https://www.pavietnam.vn/vn/tin-khuyen-mai/