Các Quy Tắc Nên Biết Để Sử Dụng Email 1 Cách Chuyên Nghiệp

Các Quy Tắc Nên Biết Để Sử Dụng Email 1 Cách Chuyên Nghiệp

Sử dụng email phải có tiêu đề trực tiếp, rõ ràng:

Quyết định có nên mở một email hay không phụ thuộc rất nhiều vào tiêu đề. Vì vậy, hãy đầu tư nhiều vào phần tiêu đề bằng cách viết rõ ràng, trực tiếp liên hệ với nội dung thông tin chính mà người nhận cần được biết hoặc đang quan tâm.

Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp

Nếu bạn làm việc cho một công ty, bạn nên sử dụng địa chỉ email công ty của bạn. Nhưng nếu bạn dùng email cá nhân hãy tạo một địa chỉ email có thể truyền đạt cho người nhận biết chính xác họ đang nhận email từ ai.

Tránh sử dụng biệt danh hay những tên gọi không phù hợp với môi trường làm việc chuyên nghiệp.

Nghĩ hai lần trước khi nhấn nút ‘Reply all’ (Trả lời tất cả)

Không ai muốn đọc những email trả lời từ người khác mà không liên quan trực tiếp đến mình. Vì thế, chỉ nhấn nút “reply all” trừ khi bạn thực sự nghĩ rằng tất cả mọi người trong danh sách nhận email cần phải biết câu trả lời của mình.

Nếu không, hãy chỉ trả lời riêng cho người gửi email để tránh làm phiền những người khác.

Không cần phải nhấn nút “reply all” nếu không thật sự cần thiết.

Nên trả lời tất cả các email bạn nhận được

Thật khó và tốn thời gian để trả lời tất cả các email, nhưng nếu có thể bạn hãy sắp xếp để phản hồi lại tất cả các email bạn nhận được cho người gửi – ngay cả khi các email đó không chỉ được gửi riêng cho bạn.
Bạn cũng nên cân nhắc, không cần phải nhấn nút “reply all” nếu không thật sự cần thiết.

Hạn chế sử dụng dấu chấm than

Theo chuyên gia tư vấn nghề nghiệp Barbara Patcher, việc sử dụng quá nhiều dấu chấm than ở cuối mỗi câu thể hiện khả năng yếu kém của một người trong việc tự quản lý cảm xúc cá nhân.

Dấu chấm than có chức năng truyền tải cảm xúc mạnh hoặc sự phấn khích. Vì vậy mà nó cần được sử dụng một cách thông minh và tiết kiệm trong các văn bản.

Soát lỗi trước khi gửi

Bạn có thể không nhận ra sai lầm của mình trong khi viết, nhưng người nhận email hoàn toàn có khả năng nhận ra và đánh giá bạn dựa trên những lỗi sai đó. Hãy dành thời gian đọc lại vài lần để kiểm tra lỗi chính tả, dấu câu, nội dung chính xác nhất mà bạn muốn truyền đạt.

Thêm địa chỉ người nhận ở bước cuối cùng

Để tránh trường hợp lỡ tay gửi một email còn đang viết dở, bạn nên thêm địa chỉ người nhận ở thao tác cuối cùng trước khi chắc chắn tất cả mọi thứ đã sẵn sàng để có thể gửi đi.

Kiểm tra kỹ để chọn đúng người nhận

Gửi nhầm email có thể gây khó chịu, khó xử cho cả người nhận lẫn người gửi. Bạn không nên chủ quan khi gõ tên người nhận vì có thể có nhiều tên trùng nhau trong danh sách.

Hãy kiểm tra thật kỹ để chắc chắn rằng đó là người bạn muốn gửi.

Chọn font chữ cơ bản khi sử dụng email

Đối với thư tín trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, nên giữ phông chữ, màu sắc, kích cỡ cơ bản. Tốt nhất là cỡ chữ 10 – 12, font chữ dễ đọc như Arial, Calibri hoặc Times New Roman. Về màu sắc, màu đen là sự lựa chọn an toàn nhất.

Không có gì bí mật

Mọi tin nhắn hoặc thư điện tử đều để lại dấu vết. Hãy luôn nhớ điều đó.

Hãy luôn giả sử rằng người khác sẽ nhìn thấy những gì anh, chị viết, vì thế đừng viết bất cứ điều gì mà mọi người sẽ không muốn người khác nhìn thấy. Đừng viết bất cứ điều gì không có lợi cho mình hay khiến người khác tổn thương. Vì sau cùng, email rất dễ “forward”, nên tốt nhất là an toàn, hơn là phải nói lời xin lỗi.

Suy nghĩ kỹ vấn đề trước khi viết

Không phải tất cả các vấn đề đều có thể được giải quyết bằng email. Anh, chị hãy suy nghĩ thật kỹ hiệu quả của email mình sẽ gửi. Có những vấn đề cần trao đổi trực tiếp và cụ thể với đồng nghiệp hoặc Sếp. Đừng dùng email để giải quyết những vấn đề thực sự cấp bách.

Bên cạnh đó, hãy suy nghĩ đến mức độ cần thiết khi cc, bcc và reply all. Hãy chọn thật đúng đối tượng để gửi email nếu anh, chị không muốn nhận sự khó chịu từ những người không liên quan.

Chữ ký cá nhân

Cần lưu ý chữ ký là nơi để lại thông tin, chức danh, số điện thoại, địa chỉ… của anh, chị. Hãy thể hiện đó là những thông tin chính xác và thực sự cần thiết để đối phương có thể liên lạc ngay với anh, chị lúc cần.

Hãy trả lời email dù đó chỉ là gửi nhầm cho bạn

Ngày nay thật khó để có thể trả lời hết email gửi tới cho bạn nhưng bạn nên cố gắng làm điều đó. Ngay cả trong trường hợp email đó bị gửi nhầm cho bạn, đặc biệt khi người gửi mong chờ nhận được hồi âm sớm. Một câu trả lời lại không hề quá to tát nhưng nó thể hiện một phong cách xã giao qua email rất tốt, đặc biệt khi người gửi lại làm việc chung công ty hay cùng lĩnh vực với bạn.

Sử dụng lời chào và ngôn ngữ phù hợp

Tuyệt đối không sử dụng “này”, “ê”… đó là cách sử dụng thân mật trong nói chuyện nhưng không hề phù hợp trong môi trường công sở.
Anh, chị có thể cân nhắc những lời chào sau cho từng đối tượng phù hợp: Dear, Anh/ Chị… thân mến, Kính gửi…
Vì email sử dụng cho mục đích công việc nên anh, chị hạn chế sử dụng các yếu tố hài hước, thậm chí là tức giận, phẫn nộ trong email của mình. Nó có thể gây nên những hậu quả khó lường.
Những vấn đề cần được xác định rõ nên liên lạc trực tiếp hoặc gọi điện thoại.
Tuyệt đối không sử dụng các từ ngữ “mang tính khiêu khích” như “Tại sao bạn lại…”, “Bạn phải…..”, “Tôi chắc chắn là bạn sẽ đồng ý với việc …”, và “Tôi không hiểu tại sao bạn …”. Những câu hỏi này cho thấy sự thất bại trong giao tiếp mà chắc chắn là email không thể sửa chữa những thất bại này được.
Bên cạnh đó bạn cũng nên sử dụng dấu câu đúng vị trí, đúng theo tiêu chuẩn quy tắc đặt dấu câu khi soạn thảo văn bản cụ thể như sau:

Đầu dòng luôn viết hoa chữ đầu tiên. Chú ý, viết hoa chứ không phải viết in hoa.
Sau dấu chấm câu (.) luôn phải viết hoa. Tên riêng, địa danh phải viết hoa.
Tất cả các dấu câu đều viết sát vào chữ trước, khoảng trống và đến chữ sau.
Dấu ngoặc đơn, ( ); nháy kép “ ” viết sát vào ký tự ngay trước và sau chúng.
Hai chữ nối tiếp nhau chỉ cách nhau một khoảng trống.
Viết đủ ý rồi hãy chấm câu, sử dụng dấu phẩy khi câu có nhiều ý.
Chia đoạn nếu viết dài.
Hãy lưu ý việc dùng dấu cảm thán quá nhiều.
Những lưu ý khi đính kèm File

Anh, chị nên gửi những file có định dạng chung dễ mở cho tất cả máy tính. Sử dụng .Pdf , .Doc. hoặc JPEG (đối với file ảnh).
Nếu có nhiều file anh, chị muốn nén lại thì nên dùng .zip không nên dùng .rar.
Hoàn thiện đầy đủ nội dung file mới gửi kèm, không nên đã đính kèm rồi vẫn chỉnh sửa.
Chú ý khi đặt tên file đính kèm: Việc đặt tên file cũng cần đảm bảo rõ ràng, ngắn gọn. Không nên viết tiếng Việt có dấu khi đặt tên file.

P.A Việt Nam – Nhà cung cấp giải pháp Email Server dành cho Doanh Nghiệp hàng đầu Việt Nam

Private Email

Email Server Pro

Tham khảo các ưu đãi: https://www.pavietnam.vn/vn/tin-khuyen-mai/

Tham khảo các bài viết về Email Server khác tại https://kb.pavietnam.vn/category/email-server