Cách đăng ký mã số thuế cá nhân qua mạng

  • Saturday 23/10/2021

Làm thế nào để đăng ký mã số thuế cho cá nhân của doanh nghiệp một cách đơn giản, dễ dàng? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết tới kế toán doanh nghiệp cách tự đăng ký mã số thuế cá nhân online nhanh đơn giản, chính xác nhất hiện nay.

1. Mã số thuế cá nhân là gì?

Căn cứ vào thông tư 105/2020/TT-BTC về đăng ký Thuế giải thích về thuật ngữ: Mã số thuế là một dãy số, chữ cái hoặc ký tự do cơ quan quản lý thuế cấp cho người nộp thuế theo quy định của Luật quản lý thuế. Mã số thuế để nhận biết, xác định từng người nộp thuế bao gồm cả người nộp thuế có hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu và được quản lý thống nhất trên phạm vi toàn quốc.

2. Cá nhân có cần đăng ký mã số thuế hay không?

Cá nhân có cần hay bắt buộc phải đăng ký mã số thuế hay không hiện là thắc mắc của không ít người.

Căn cứ theo quy định pháp luật hiện hành thì người lao động, bất kể mức thu nhập nào, chỉ cần có thu nhập từ tiền lương, tiền công thì các doanh nghiệp sẽ phải đăng ký mã số thuế cho họ trước khi tiến hành quyết toán thuế.

Đối với trường hợp người lao động không đăng ký mã số thuế cá nhân thì sẽ bị hạn chế rất nhiều quyền lợi: Không được giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc, không được hoàn lại thuế thu nhập cá nhân với phần thuế nộp thừa…

Hiện nay, nhờ sự phát triển phổ biến của mạng Internet, các cá nhân có thể dễ dàng tự đăng ký mã số thuế cho chính mình. Tuy nhiên, việc doanh nghiệp đăng ký mã số thuế cho các cá nhân trong công ty là quyền lợi chính đáng của người lao động.

3. Các trường hợp cần phải đăng ký mã số thuế cá nhân

 a. Người có thu nhập thuộc trường hợp đóng thuế TNCN

Thuế TNCN là khoản tiền mà người có thu nhập phải trích nộp một phần tiền lương từ các nguồn thu nhập vào ngân sách Nhà nước. Theo quy định mới của Luật Thuế thu nhập cá nhân cụ thể tại nghị quyết 954/2020/UBTVQH14 ban hành ngày 2/6/2020:

Người có mức thu nhập trên 11 triệu/tháng (132 triệu đồng/năm) thuộc đối tượng phải đóng thuế TNCN.

 b. Người có cho người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh

Tại điều 9 theo thông tư 111/2013/TT-BTC quy định về giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc: nếu người nộp thuế đã đăng ký thuế trước đó và được cấp mã số thuế thì người nộp thuế sẽ được giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc.

Đối với cá nhân là người phụ thuộc và người nộp thuế đã có kê khai giảm trừ gia cảnh nếu chưa có mã số thuế cá nhân thì cơ quan thuế tự động cấp mã số thuế cho người đó căn cứ trên thông tin người phụ thuộc trên Tờ khai đăng ký giảm trừ gia cảnh của người nộp thuế.

Đối với cá nhân là người nộp thuế đã có kê khai giảm trừ gia cảnh và là người phụ thuộc, nếu ai chưa có mã số thuế thì cơ quan thuế sẽ cấp mã số thuế cho người phụ thuộc căn cứ trên thông tin của người đó tại tờ khai đăng ký giảm trừ gia cảnh của người nộp thuế.

Hiện nay, theo quy định mới nhất nghị quyết 954/2020/UBTVQH14 năm 2020: Mỗi người phụ thuộc sẽ được giảm trừ 4,4 triệu đồng/tháng.

 c. Người đại diện đứng đầu một tổ chức kinh doanh

Đối với cá nhân người đứng đầu một nhóm tổ chức kinh doanh bắt buộc phải thực hiện đăng ký mã số thuế cá nhân.

Mã số thuế cá nhân của người đại diện một tổ chức kinh doanh được sử dụng để kê khai và nộp thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt,… của chung cả nhóm kinh doanh và khai báo thuế thu nhập cá nhân của riêng mình.

4. Cấu trúc mã số thuế

Theo quy định tại điều 5 Thông tư 105/2020/TT-BTC mã số thuế có cấu trúc như sau:

N1N2N3N4N5N6N7N8N9N10 – N11N12N13

Trong đó:

–  Hai chữ số đầu N1N2 là số phân khoảng của mã số thuế.

–  Bảy chữ số N3N4N5N6N7N8N9 được quy định theo một cấu trúc xác định, tăng dần trong khoảng từ 0000001 đến 9999999.

–  Chữ số N10 là chữ số kiểm tra.

–  Ba chữ số N11N12N13 là các số thứ tự từ 001 đến 999.

–  Dấu gạch ngang (-) là ký tự để phân tách nhóm 10 chữ số đầu và nhóm 3 chữ số cuối.

– Mã số thuế cá nhân có 13 chữ số khác với mã số thuế doanh nghiệp có 10 chữ số.

5. Cách tự đăng ký mã số thuế cá nhân online đơn giản, nhanh chóng

Hiện nay, để đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động, kế toán doanh nghiệp có thể chọn một trong hai cách sau:

– Đăng ký MST cá nhân trên trang của Tổng cục Thuế. Cách này thường sử dụng khi doanh nghiệp đăng ký MST cá nhân cho ít người.

– Đăng ký MST cá nhân ngay trên phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK), xuất kết file XML rồi nộp qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế.

Tuy nhiên, để đơn giản, thuận tiện nhất, kế toán doanh nghiệp có thể áp dụng cách  tự đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động ngay trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế.

Khi áp dụng cách này, kế toán doanh nghiệp sẽ tiến hành theo các bước hướng dẫn sau:

 a. Bước 1: Truy cập Cổng thông tin của Tổng cục Thuế

Truy cập cổng thông tin Tổng cục Thuế bằng đường link dưới đây: https://thuedientu.gdt.gov.vn/

 b. Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống

Để có thể đăng ký mã số thuế cho cá nhân là nhân viên của doanh nghiệp mình, kế toán nhấn chọn ô “Doanh nghiệp” ở góc bên phải màn hình.

Lưu ý rằng, đối với trường hợp cá nhân tự đăng ký mã số thuế cho chính mình thì sẽ nhấn chọn ô “Cá nhân” để tiến hành đăng ký.

Tiếp đó, hệ thống sẽ hiển thị giao diện “Đăng nhập hệ thống”, kế toán chỉ cần điền đầy đủ “Tên đăng nhập”, “Mật khẩu” và chọn “Đối tượng” là “Người nộp thuế” là xong.

 c. Bước 3: Chọn chức năng “Đăng ký thuế”

Sau khi đã đăng nhập thành công vào hệ thống, trên giao diện chính của trang, kế toán nhấn chọn chức năng “Đăng ký thuế”, chọn tiếp “Đăng ký mới thay đổi thông tin của cá nhân qua CQT” rồi chọn hồ sơ “05-ĐK-TH-TCT”.

 d. Bước 4: Điền thông tin tờ khai đăng ký mã số thuế cá nhân và nộp tờ khai

Sau khi đã chọn xong, giao diện “Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công thông qua cơ quan chi trả thu nhập” sẽ hiển thị, việc của kế toán khi này là cần tiến hành điền các thông tin cần thiết để hoàn thành tờ khai. Cụ thể:

– Nhấn tích chọn vào ô “Đăng ký thuế”.

– Nhập chính xác thông tin của nhân viên cần đăng ký mã số thuế cá nhân theo đúng như chứng minh thư nhân dân hoặc thẻ căn cước của họ tại bảng kê khai lần lượt các ô. Nếu muốn làm đăng ký cho 2 người trở lên, kế toán có thể nhấn vào ô “Thêm dòng”.

– Điền “Ngày ký” và điền tên giám đốc doanh nghiệp vào mục “Người đại diện pháp luật”.

Nhấn chọn ô “Hoàn thành kê khai”. Nhấn tiếp “Nộp hồ sơ đăng ký thuế” để hoàn thành thao tác đăng ký mã số thuế cá nhân cho nhân viên doanh nghiệp mình.

Thông thường, kết quả đăng ký mã số thuế cá nhân có thành công hay không sẽ được trả về rất nhanh, chỉ khoảng 20 phút. Do đó, các kế toán doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm tra kết quả trong ngày bằng cách nhấn chọn chức năng “Đăng ký thuế”, nhấn chọn “tra cứu hồ sơ”.

6. Quy định thời hạn đăng ký mã số thuế với các cá nhân

Về quy định thời hạn đăng ký mã số thuế cá nhân, bạn và doanh nghiệp có thể tham khảo Khoản 5, Điều 6 trong Thông tư 95/2016/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành.

Theo đó, Bộ Tài chính đã quy định các cơ quan chi trả thu nhập phải thực hiện đăng ký thuế cho các cá nhân có thu nhập từ tiền công, tiền lương, đồng thời đăng ký thuế cho người phụ thuộc của cá nhân ấy 01 lần trong năm, chậm nhất là trong 10 ngày làm việc, tính từ trước thời điểm nộp hồ sơ cá nhân quyết toán thuế thu nhập cá nhân hàng năm.

Như vậy, các doanh nghiệp khi đăng ký mã số thuế cá nhân cho các nhân viên của mình sẽ phải đăng ký chậm nhất là 10 ngày trước thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

Ví dụ: Các doanh nghiệp ấn định nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập năm 2020 vào ngày 28/3/2021 thì sẽ phải đăng ký mã số thuế cá nhân cho các nhân viên chậm nhất là vào ngày 18/3/2021.

Trên là bài viết hướng dẫn về Cách đăng ký mã số thuế cá nhân qua mạng để Quý khách có thể hiểu rõ một cách dễ dàng.

Quý khách có thể tham khảo thêm về các bài viết về hóa đơn điện tử tại đây

và các chương trình khuyến mãi, ưu đãi của PA Việt Nam tại link: https://hoadon.cloud/vn/tin-uu-dai/