Cách dùng Outlook để lưu trữ mail dựa trên dung lượng thư

Sau 1 thời gian sử dụng Outlook để gửi nhận mail, dung lượng lưu trữ của file .pst sẽ tăng lên, khi dung lượng file vượt quá 50 GB Outlook sẽ hoạt động không ổn định, có thể dẫn đến corrupt file .pst và không thể lưu tiếp mail mới vào. Để khắc phục vấn đề này , chúng ta nên thỉnh thoảng dọn dẹp , xóa bớt các mail cũ đã lâu không dùng đến hoặc có thể sắp xếp, dọn dẹp các mail có dung lượng lớn để lưu ra thành 1 file .pst riêng biệt sẽ giúp tối ưu hiệu suất hoạt động và cải thiện tốc độ gửi nhận mail trên Outlook.

Các bạn có thể tham khảo cách dùng tính năng Archive của Outlook để dọn dẹp, lưu mail theo các mốc thời gian chỉ định. Còn trong bài viết này PA Việt Nam sẽ hướng dẫn các bạn cách thực hiện dọn dẹp, lưu trữ mail theo dung lượng của message.

Bước 1:

Trên cửa sổ mail của Outlook, chọn thư mục muốn dọn dẹp (trong bài này sẽ chọn thư mục INBOX), nhập vào câu lệnh:

size: >5KB

trong cửa sổ search của Outlook , rồi chọn current folder như hình:

Các bạn có thể thay thế câu lệnh search bên trên bằng mức dung lượng lớn hơn như :

size: >200KB , size: >5000KB ,……

Bước 2:

Quét chọn các mail được thống kê (nhấn Ctrl +A) theo kết quả search bên trên, bấm chuột phải chọn Move > Other Folder

Bước 3:

Tạo thư mục mới dùng để chứa các mail này, chọn New => đặt tên thư mục mới trong mục Create New Folder và chọn vị trí lưu thư mục.

Bước 4:

Kế tiếp vào File > Info > Cleanup Tools > Archive

• Chọn Archive this folder and all subfolders
• Tomorrow in the Archive items to older than
• Click vào nút Browse để chọn vị trí và đặt tên cho file lưu trữ.

Bước 5:

Cuối cùng nhấn OK và chọn Yes trong cửa sổ popup cảnh báo như hình:

P.A Việt Nam – Nhà cung cấp dịch vụ Email Server dành cho Doanh Nghiệp hàng đầu Việt Nam

Private Email

Email Server Pro

Google Workspace

Microsoft 365

Hybrid Email

Tham khảo các ưu đãi: tại đây

Tham khảo các bài viết về Email Server khác tại https://kb.pavietnam.vn/category/email-server