Cách lọc dữ liệu trong Excel nhanh chóng mà không tốn thời gian

Cách lọc dữ liệu trong Excel không hề phức tạp nhưng có thể giúp bạn nhanh chóng tìm kiếm thông tin cần thiết trong bảng tính lớn. Bằng cách sử dụng các tính năng lọc tích hợp, bạn sẽ dễ dàng sắp xếp, phân loại và hiển thị những dữ liệu phù hợp với tiêu chí của mình để nâng cao hiệu quả công việc.

Ngày nay, Excel đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong công việc văn phòng, quản lý dữ liệu và phân tích. Tuy nhiên, với khối lượng dữ liệu lớn, việc lọc thông tin cần thiết có thể trở thành một nhiệm vụ tốn thời gian và công sức. Nếu bạn đang tìm kiếm cách lọc dữ liệu trong Excel nhanh chóng, hiệu quả mà không mất nhiều công sức, thì bài viết này chính là dành cho bạn.

Vậy khi nào cần lọc dữ liệu trong Excel? Hãy cùng PA Việt Nam đi tìm câu trả lời và khám phá cách lọc dữ liệu trong Excel qua bài viết sau đây nhé.

Những tình huống cần lọc dữ liệu trong Excel

Lọc dữ liệu trong Excel là một kỹ năng quan trọng mà hầu hết người dùng đều cần nắm vững, đặc biệt khi phải xử lý các tập dữ liệu lớn. Dưới đây là các tính huống mà bạn có thể cần phải sử dụng chức năng này:

• Một trong những tình huống phổ biến nhất là khi bạn cần trích xuất thông tin cụ thể từ một bảng dữ liệu khổng lồ. Chẳng hạn, trong quản lý nhân sự, bạn có thể cần lọc danh sách nhân viên theo phòng ban, chức vụ hoặc thời gian làm việc để phục vụ cho báo cáo hoặc phân tích chi tiết.
• Một tình huống khác thường gặp là khi bạn cần loại bỏ các giá trị trùng lặp trong một tập dữ liệu. Điều này rất hữu ích trong việc làm sạch dữ liệu, giúp đảm bảo tính chính xác và duy trì độ tin cậy cho các báo cáo tài chính hay phân tích thị trường.
• Ngoài ra, khi làm việc với các dự án nghiên cứu hoặc phân tích dữ liệu, việc lọc dữ liệu giúp bạn tập trung vào những thông tin quan trọng nhất. Ví dụ, nếu bạn đang phân tích doanh số bán hàng, bạn có thể lọc dữ liệu theo từng khu vực, thời gian hoặc theo các tiêu chí khác để rút ra các kết luận mang tính chiến lược hơn.

Nhìn chung, việc biết cách lọc dữ liệu trong Excel không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn tăng cường độ chính xác và hiệu quả trong quá trình làm việc.

Cách lọc dữ liệu trong Excel

Lọc dữ liệu trong Excel là một kỹ năng cơ bản nhưng rất quan trọng, giúp bạn làm việc hiệu quả với các bảng tính có lượng thông tin lớn. Dưới đây là các cách lọc dữ liệu trong Excel mà bạn có thể áp dụng cho bảng tính của mình:

Cách 1. Sử dụng tính năng AutoFilter

Bước 1: Trước tiên, bạn cần xác định và chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn lọc. Điều này bao gồm việc chọn toàn bộ bảng dữ liệu hoặc một vùng cụ thể. Bạn có thể chọn nhanh toàn bộ bảng bằng cách nhấn Ctrl + A hoặc chỉ cần bôi đen vùng dữ liệu bạn muốn làm việc.

Bước 2: Sau khi chọn vùng dữ liệu, bạn vào tab Data trên thanh công cụ và chọn Filter. Khi đó, các mũi tên nhỏ sẽ xuất hiện ở tiêu đề của mỗi cột trong vùng dữ liệu đã chọn, cho phép bạn bắt đầu quá trình lọc.

Bước 3: Sau đó, bạn hãy nhấp vào mũi tên nhỏ ở tiêu đề cột mà bạn muốn lọc. Excel sẽ hiển thị một danh sách các giá trị duy nhất trong cột đó. Bạn có thể chọn hoặc bỏ chọn các giá trị cụ thể để hiển thị hoặc ẩn các hàng dữ liệu tương ứng.

Với bảng minh hoạ trên, bạn có thể sử dụng điều kiện Text Filters để lọc ra các dữ liệu bằng văn bản. Ví dụ, bạn chỉ cần muốn xem lương và thâm niên của các nhân viên trong công ty. Bạn hãy chọn điều kiện “Nhân viên” ở trong cột C “Chức vụ”. Sau đó, Excel sẽ lọc dữ liệu và trả về kết quả như trên hình. Đối với các dữ liệu số, bạn còn có thể sử dụng điều kiện Number Filters với các tuỳ chọn như “Lớn hơn“, “Nhỏ hơn“, “Bằng“, “Chứa“…

Bước 4: Khi muốn xóa bộ lọc và xem toàn bộ dữ liệu trở lại, bạn chỉ cần vào tab Data và chọn lại Filter hoặc nhấn vào biểu tượng Clear Filter trong mũi tên của từng cột.

Cách 2. Lọc dữ liệu bằng cách sử dụng Advanced Filter

Bước 1: Advanced Filter cho phép bạn lọc dữ liệu dựa trên nhiều điều kiện phức tạp. Vì vậy, bạn sẽ cần xác định vùng dữ liệu cần lọc và tạo ra một bảng tiêu chí. Bảng tiêu chí này có thể nằm trên cùng một sheet hoặc ở một sheet khác nhưng phải có cùng tiêu đề với cột bạn muốn lọc.

Ví dụ, bạn đang muốn lọc những người đang làm tại phòng “Nhân sự”, bạn hãy tạo một bảng tiêu chí ở cột H giống như trong hình ảnh minh hoạ.

Bước 2: Chọn vùng dữ liệu muốn lọc, sau đó bạn hãy vào tab Data và chọn Advanced trong phần Sort & Filter.

Trong hộp thoại Advanced Filter, bạn hãy chọn “Filter the list, in-place” nếu muốn lọc trực tiếp trong bảng dữ liệu hoặc chọn “Copy to another location” nếu muốn sao chép kết quả lọc ra một vị trí khác.

Bước 3: Ở mục List range, bạn hãy nhập vùng dữ liệu bạn muốn lọc (hoặc Excel sẽ tự động điền nếu bạn đã chọn trước đó). Ở mục Criteria range, bạn hãy nhập vùng tiêu chí bạn đã tạo. Sau đó, bạn hãy nhấn OK để hoàn tất quá trình lọc.

Ví dụ, bạn đang muốn lọc những người đang làm tại phòng “Nhân sự”, bạn hãy chọn vùng A1:E6 ở mục List range và bảng tiêu chí (H1:H2) ở mục Criteria range.

Bước 4: Sau khi áp dụng Advanced Filter, Excel sẽ chỉ hiển thị những hàng dữ liệu đáp ứng đủ điều kiện bạn đã thiết lập trong bảng tiêu chí. Nếu bạn chọn sao chép ra vị trí khác, Excel sẽ hiển thị kết quả lọc tại vị trí mà bạn chỉ định.

Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể tạo ra những tiêu chí phức tạp hơn như thâm niên trên 4 năm với bảng tiêu chí như trên hình. Áp dụng theo cách lọc dữ liệu trong Excel ở trên, bạn sẽ có kết quả nhanh chóng theo ý muốn.

Tạm kết

Việc lọc dữ liệu trong Excel sẽ không còn là nỗi ám ảnh khi bạn áp dụng những phương pháp mà PA Việt Nam đã chia sẻ. Từ những thao tác cơ bản đến những thủ thuật nâng cao, bạn hoàn toàn có thể làm chủ dữ liệu của mình mà không cần tốn nhiều công sức. Vì vậy, bạn hãy bắt đầu áp dụng ngay cách lọc dữ liệu trong Excel để tối ưu hoá công việc và nâng cao hiệu quả làm việc của mình nhé.

==============================

Xem thêm nhiều kiến thức hữu ích tại đây:

P.A Việt Nam cung cấp đa dạng các dịch vụ Domain, Hosting, Mail Server, Máy Chủ Ảo và Máy Chủ Riêng …. chạy trên môi trường Windows, Linux phù hợp với mọi nhu cầu của khách hàng:

Hosting:

Mail Server:

Cloud Server

Cloud Server Pro

Máy Chủ Riêng

Tham khảo các ưu đãi: https://www.pavietnam.vn/vn/tin-khuyen-mai/