Doanh nghiệp nhỏ có cần Call Center hay không?

  • Saturday 01/02/2020

Ngày nay, có rất nhiều phần mềm Tổng đài ảo trên thị trường, đa dạng về cách vận hành và triển khai. Việc này gây ra rất nhiều tranh luận

Ngày nay, rất nhiều doanh nghiệp có nhu cầu xây dựng một trung tâm CSKH qua điện thoại hoặc tổ chức nhóm Telesales, và họ cần có một công cụ để quản lý các cuộc gọi một cách hiệu quả. Tuy nhiên, chưa có nhiều doanh nghiệp nhỏ sử dụng phần mềm chuyên cho Tổng đài ảo, đặc biệt là tại Việt Nam, do suy nghĩ rằng phần mềm Tổng đài ảo chỉ có hiệu quả cho những đơn vị lớn với số lượng nhân viên điện thoại là vài chục thậm chí hàng trăm người.

Tổng đài ảo của PA Việt Nam là sản phẩm phần mềm thích hợp cho mọi quy mô doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp vừa và nhỏ với nhu cầu một phần mềm Tổng đài ảo vừa có thể quản lý các cuộc gọi của doanh nghiệp vừa có thể quản lý được thông tin khách hàng.

Bài viết này chỉ ra các lợi ích Tổng đài ảo có thể mang đến cho doanh nghiệp quy mô nhỏ:

1. Tiết kiệm chi phí

PA Việt Nam cung cấp phần mềm Tổng đài ảo để doanh nghiệp có thể sử dụng mà không cần phải lo lắng về việc đầu tư phần cứng, cài đặt phần mềm lên máy tính, hoặc tốn kém chi phí cho việc vận hành, bảo trì, xử lý sự cố. Chi phí đầu tư cho Tổng đài ảo gần như bằng 0 so với các phương án xây dựng tổng đài truyền thống mà các doanh nghiệp nhỏ thường sử dụng, trong khi sự ổn định, tiện dụng và bảo mật cao hơn nhiều lần.

2. Nhân viên có thể làm việc từ xa

Tuỳ theo nghiệp vụ của từng doanh nghiệp mà điện thoại viên có thể phải làm việc ngoài giờ, hoặc làm việc ngoài văn phòng. Tổng đài ảo hỗ trợ điện thoại viên làm việc trên mọi thiết bị (SoftPhone, App trên iOS hay Android, máy tính có kết nối Internet, SIP Phone) đồng thời có giới hạn vị trí địa lý. Điều này giúp doanh nghiệp có thể sắp xếp việc làm của điện thoại viên linh hoạt và dễ dàng hơn các giải pháp khác.

3. Nâng cao bảo mật

Trong thời đại công nghệ thông tin ảnh hưởng toàn diện đến các hoạt động của doanh nghiệp, bảo mật là yếu tố hàng đầu cần được cân nhắc khi triển khai một phần mềm Tổng đài ảo; không chỉ doanh nghiệp lớn mà những doanh nghiệp có quy mô nhỏ cũng cần phải chú ý việc này. Phần mềm Tổng đài ảo của PA Việt Nam đảm bảo dữ liệu của doanh nghiệp được bảo vệ tối đa tại trung tâm dữ liệu của PA Việt Nam, với các phương án sao lưu và phòng chống đột nhập tốt nhất.

4. Vận hành linh hoạt

Tổng đài ảo của PA Việt Nam ngoài việc là một phần mềm Tổng đài ảo, cung cấp các tính năng quản lý việc nghe/gọi điện của tổng đài viên/nhân viên; Tổng đài ảo còn là một phần mềm quản lý thông tin khách hàng. Điều này giúp các doanh nghiệp nhỏ không phải tốn chi phí để sử dụng phần mềm quản lý khách hàng riêng, giúp nhân viên làm việc thống nhất trên một phần mềm, nắm giữ đầy đủ thông tin khách hàng, lịch sử liên lạc…

Ngoài ra, bởi được xây dựng trên nền tảng APIs mạnh mẽ của PA Việt Nam, phần mềm Tổng đài ảo của PA Việt Nam có thể được tích hợp dễ dàng với các phần mềm khác trong tương lai khi doanh nghiệp phát triển lớn hơn mà không cần phải cân nhắc thay đổi Tổng đài ảo.

5. Tăng năng suất lao động

Phần mềm Tổng đài ảo của PA Việt Nam cung cấp đầy đủ các công cụ báo cáo, giám sát hoạt động của Tổng đài ảo, cùng với các tính năng giúp tăng tốc độ làm việc của điện thoại viên như Tự động gọi điện, Tự động trả lời, Phân phối cuộc gọi thông minh, Giám sát thời gian thực… Ngoài ra Tổng đài ảo còn cho phép doanh nghiệp nghe xen, nghe lại hoặc tham gia các cuộc điện thoại để đảm bảo chất lượng dịch vụ.

6. Cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng

Đối với tất cả doanh nghiệp, các mối quan hệ với khách hàng là ưu tiên hàng đầu, vì vậy một phần mềm Tổng đài ảo có thể giúp doanh nghiệp, nhân viên giữ mối quan hệ tốt với khách hàng là rất quan trọng. Phần mềm Tổng đài ảo của PA Việt Nam cho phép doanh nghiệp giao tiếp với khách hàng tốt hơn với nhiều tính năng thông minh như: Kết nối khách hàng với nhân viên nói chuyện gần nhất một cách tự động, cho phép chỉ định nhân viên quản lý khách hàng…