Email là gì? Lợi ích của email là gì?

Email là gì?

Email là từ viết tắt của Electronic Mail, có nghĩa là Thư điện tử. Đây là một phương thức trao đổi (gửi – nhận) thư từ thông qua mạng internet..

Về cơ bản, Email có nội dung như một bức thư thông thường, nhưng nó được gửi qua internet từ người gửi đến người nhận. Người gửi và người nhận bắt buộc phải có địa chỉ riêng (địa chỉ này là duy nhất) để tiến hành gửi và nhận thư.

Một số người sử dụng ứng dụng internet trong một số người khác sử dụng các chương trình có sẵn trên máy tính của họ để truy cập và lưu trữ thư điện tử.

Những thông tin cần biết về Email

Email đầu tiên được gửi bởi Ray Tomlinson vào năm 1971. Tomlinson đã gửi email cho chính mình dưới dạng thư điện tử thử nghiệm có chứa nội dung “giống như QWERTYUIOP- hàng đầu tiên của bàn phím máy tính”. Mặc dù đã gửi Email cho chính mình, nhưng bức thư đó vẫn được truyền qua ARPANET- mạng kiểu WAN.

Đến năm 1996, thư điện tử đã được sử dụng phổ biến hơn thư bưu chính thông thường.

Phân tích địa chỉ Email

Một địa chỉ Email có cấu trúc cơ bản gồm: xxx@yyy

Phần đầu tiên của tất cả các địa chỉ Email- “xxx” (trước ký hiệu “@”) là tên riêng, tên thân mật, tên công ty,…hoặc bất kỳ cái tên nào bạn có thể nghĩ ra.

Ký hiệu “@” được sử dụng làm dải phân cách trong địa chỉ Email. Nó là thành tố bắt buộc phải có trong các địa chỉ Email SMTP kể từ khi tin nhắn đầu tiên được gửi bởi Ray Tomlinson.

Cuối cùng, “yyy” là tên miền mà người dùng đang sử dụng. Tại Việt Nam, tên miền phổ biến nhất là “gmail.com”. Cách đây một vài năm, đuôi Email “yahoo.com.vn” hoặc “yahoo.com” cũng được sử dụng rộng rãi. Ngoài những tên miền chung, một số tổ chức, công ty cũng có thể sử dụng các tên miền riêng. Chẳng hạn, với địa chỉ “kythuat@pavietnam.vn”; trong đó “pavietnam.vn” là đuôi Email đặc trưng của P.A Vietnam.

Những nội dung chính trong email

Khi sử dụng và viết một Email, bạn sẽ nhận thấy các trường dưới đây:

“To” (Đến): Bạn cần nhập địa chỉ email của người nhận thư. (Ví dụ: kythuat@pavietnam.vn)
“From” (Từ): Phải chứa địa chỉ email của bạn. (Ví dụ: dangpham@pavietnam.vn)
Nếu bạn đang trả lời tin nhắn, trường “To” và “From” sẽ tự động được điền.

Nếu bạn đang viết một email mới, bạn chỉ cần nhập địa chỉ Email của người nhận trong trường “From” bằng cách chọn địa chỉ trong danh sách liên hệ hoặc nhập thủ công với cấu trúc đầy đủ “xxx@yyy”.

Trường “Subject” (Chủ đề) nên gồm một vài từ mô tả về nội dung của bức thư (có thể không điền). Chủ đề cho phép người nhận email biết trước nội dung Email mà không cần mở và đọc toàn bộ.

Trường “CC” (Carbon Copy) cho phép bạn gửi Email cho một người khác mà người đó không phải là người nhận trực tiếp (không bắt buộc). Chẳng hạn, bạn có thể gửi Email đến cho bạn A và “CC” sang cho bạn B, bạn C. Mặc dù email này được gửi trực tiếp cho A, nhưng B và C cũng nhận được một bản sao của email. Tất cả những người nhận được thư (A; B và C) đều có thể nhìn thấy địa chỉ email của nhau.

Trường “BCC” (Blind Carbon Copy) tương tự như CC (không bắt buộc). Nhưng người nhận ở đây hoàn toàn bí mật. Những người nhận thư theo kiểu BCC sẽ nhận được email nhưng không thấy ai khác cũng nhận được bản sao bức thư đó.

Cuối cùng, nội dung thư là vị trí bạn nhập nội dung bạn muốn truyền tải. Một số người sử dụng thêm chữ ký ở cuối bức thư, trong khi những người khác thì không.

Ví dụ: Email sử dụng trên Thunderbird

Địa chỉ email như thế nào là hợp lệ?

Có một số quy tắc mà một địa chỉ email phải tuân theo, cụ thể như sau:
Như đã đề cập đến trước đó, một email phải có tên người dùng, tiếp đến là ký hiệu “@”, cuối cùng là tên miền.
Tên người dùng không thể dài hơn 64 ký tự và tên miền không thể dài hơn 254 ký tự.
Một địa chỉ email chỉ được phép chứa một ký tự “@”.
Một địa chỉ mail hợp lệ không được chứa dấu cách, không được chứa các ký tự đặc biệt.

Bạn có thể sử dụng email để gửi những thông tin gì?

Ngoài các tin nhắn văn bản, bạn cũng có thể sử dụng email để đính kèm một tệp hoặc các dữ liệu khác. Tệp đính kèm có thể là hình ảnh, PDF, video, hoặc bất kỳ tệp nào khác được lưu trữ trên máy tính của bạn.

Tuy nhiên, do một số vấn đề bảo mật, có một số loại tệp nhất định không được phép gửi qua email. Chẳng hạn, một số công ty chặn các tệp có định dạng “.exe”. Nếu bạn muốn gửi những tệp có định dạng này, bạn cần nén thành tệp có định dạng “.zip”.

Ngoài ra, hầu hết các nhà cung cấp email đều hạn chế kích thước tệp đính kèm. Những tệp có kích thước lớn sẽ không thể gửi và nhận qua email.

Lợi ích của email là gì?

So với bưu chính truyền thống thì email mang đến rất nhiều lợi ích cho người dùng. Cụ thể như:

Nhận thư nhanh chóng, dễ dàng

Nếu gửi thư theo cách thông thường, thời gian nhận thư sẽ rất lâu và phụ thuộc vào khoảng cách địa lý. Nhưng với email, bạn chỉ cần nhấp chuột, chưa đầy 1 phút sau người bên kia sẽ nhận được thư. Như vậy, khi gửi email, thời gian nhận thư được rút ngắn đáng kể. Mọi thao tác cũng được đơn giản một cách tối đa.

Tiết kiệm chi phí

Khi gửi thư thông thường, bạn sẽ cần mất phí chuyển phát. Nhưng khi dùng email, thông tin sẽ được truyền đi qua mạng internet và gần như không tốn phí.

Nhận – gửi thư mọi lúc

Chỉ cần có smartphone hoặc laptop kết nối internet là bạn có thể gửi và nhận email mọi lúc.

Chứa nhiều dạng thông tin khác nhau

Ngoài văn bản, email còn có thể đính kèm tập tin, hình ảnh, âm thanh,… với dung lượng lớn.

Các loại Email phổ biến

Email có thể chia làm 2 dạng là email cá nhân và Email doanh nghiệp. Email cá nhân thường được tạo miễn phí và dùng cho cá nhân. Email doanh nghiệp sẽ được doanh nghiệp sử dụng để dễ quản lý và chuyên nghiệp hơn. Email cá nhân thường sẽ được đăng ký miễn phí. Trong khi đó, email doanh nghiệp sẽ cần trả phí.

Email cá nhân là gì?

Email cá nhân là tài khoản thư điện tử của mỗi cá nhân. Đuôi của email cá nhân là tên miền của nhà cung cấp dịch vụ gửi mail (ví dụ: @gmail.com, @yahoo.com,…). Đối với loại email này, các dữ liệu, thông tin email chỉ được lưu giữ trong hộp thư cá nhân.

Ví dụ: nguyenvanA@gmail.com

Email doanh nghiệp là gì?

Email doanh nghiệp là tài khoản email có tên miền của doanh nghiệp. Loại email này doanh nghiệp quản lý và được cung cấp cho các nhân viên sử dụng. Đuôi email có tên của doanh nghiệp thường sẽ tạo cảm giác chuyên nghiệp hơn.

Ví dụ: info@pavietnam.vn, kythuat@pavietnam.vn

Hiện tại P.A Việt Nam đang cung cấp cấp dich vụ email chuyên nghiệp, bạn có thể tham khảo tại đây

https://www.pavietnam.vn/vn/email-server.html

https://www.pavietnam.vn/vn/email-premium.html

https://www.pavietnam.vn/vn/email-server-rieng.html

Dịch vụ email miễn phí và email trả phí khác nhau thế nào?

Hiện nay, bên cạnh bản miễn phí (cho cá nhân), dịch vụ gửi email còn có phiên bản trả phí (thường cho doanh nghiệp). Đương nhiên giữa 2 phiên bản này sẽ có nhiều điểm khác biệt và chênh lệch về chất lượng. Cụ thể như sau:

Email trả phí có thể hạn chế tối đa việc email bị rơi vào mục spam

Kết luận

Email là một phương tiện thông tin rất nhanh nhất. Một mẫu thông tin (thư từ) có thể được gửi đi ở dạng mã hoá hay dạng thông thường và được chuyển qua các mạng máy tính đặc biệt là mạng Internet. Nó có thể chuyển mẫu thông tin từ một máy nguồn tới một hay rất nhiều máy nhận trong cùng lúc.

Email là phương tiện gửi và nhận thư thông qua mạng Internet vì vậy khả năng trao đổi thư tín giữa 2 bên là rất nhanh, ngoài ra email còn có khả năng truyền đi dưới dạng mã hóa hay thông thường. Bên cạnh đó sử dụng email còn có thể gửi thông tin và tài liệu tới nhiều người cùng lúc.