Email Pro và 11 lưu ý để vận hành doanh nghiệp hiệu quả

Email Pro và 11 lưu ý để vận hành doanh nghiệp hiệu quả

1. Email Pro là gì?

Email Pro là dịch vụ Email Server hoạt động trên 1 máy chủ vật lý, hoặc 1 máy chủ ảo chạy trên công nghệ điện toán đám mây, trên đó sẽ cài đặt các phần mềm chuyên biệt dùng cho dịch vụ Email. Email Pro chỉ cung cấp và hỗ trợ duy nhất cho dịch vụ Email giúp giao tiếp thư tín nội bộ, trao đổi thư tín với khách hàng và đối tác bên ngoài cần yêu cầu sự ổn định, liên tục với tốc độ nhanh đồng thời đảm bảo an toàn dữ liệu, khả năng khôi phục dữ liệu cao…

Các dịch vụ Web Hosting thường sử dụng chung cả lưu trữ web lẫn hỗ trợ Email cơ bản (miễn phí đi kèm) giúp giảm thiểu tối đa chi phí đầu tư nhưng nó vẫn có những hạn chế nhất định về tính năng, hiệu quả và quản lý. Do đó dịch vụ Email Pro được xây dựng sẽ khắc phục hoàn toàn các vấn đề mà Web Hosting gặp phải.

2. Các lưu ý để vận hành doanh nghiệp hiệu quả

Để vận hành Email Pro hiệu quả, có một số lưu ý quan trọng sau đây:

Bảo mật:

Hãy đảm bảo rằng Email Pro của bạn được bảo vệ một cách chặt chẽ để ngăn chặn việc truy cập trái phép và tấn công từ phía bên ngoài. Áp dụng các biện pháp bảo mật như mã hóa SSL, xác thực hai lớp, cập nhật mật khẩu định kỳ hệ thống, giới hạn tính năng không cần thiết cho người dùng để giảm thiểu rủi ro bảo mật, ví dụ như không cho phép users cấu hình forwarding email ra ngoài hoặc giới hạn truy cập Web Mail nếu users không sử dụng. 

https://www.pavietnam.vn/vn/comodo-ssl.html

Sử dụng chữ ký số:

Sử dụng chữ ký số trong các email giao dịch quan trọng liên quan tới tiền bạc và các thông tin quan trọng. Quý khách và đối tác cùng sử dụng chữ ký số riêng của mình để đảm bảo email nhận được chắc chắn là đúng người gửi.

https://www.pavietnam.vn/vn/dich-vu-chu-ky-so.html

Sử dụng VPN:

Xây dựng VPN Server tại văn phòng để quản lý việc sử dụng của users nhằm bảo mật hơn thông tin tài khoản email, giới hạn chỉ sử dụng từ IP tĩnh công ty hoặc IP VPN để tránh bị lợi dụng khi mất thông tin, bị scan password khi sử dụng ngoài công ty.

Xác nhận 2 chiều:

Đối với các giao dịch liên quan đến quan đến chuyển khoản thông qua ngân hàng, thay đổi thông tin tài khoản, … các giao dịch quan trọng liên quan đến tài chính cần kết hợp xác nhận thêm với phía đối tác thông qua 1 kênh khác song song như chat, tin nhắn, gọi điện thoại vào số cố định hoặc bằng văn bản.

Chống thư rác (spam):

Sử dụng các công nghệ và phương pháp lọc thư rác để giảm bớt số lượng thư rác đến hộp thư của người dùng. Điều này bao gồm việc cấu hình các quy tắc lọc, sử dụng danh sách đen và danh sách trắng, đánh giá các thuộc tính của email và triển khai các giải pháp chống thư rác hàng đầu, kết hợp với các giải pháp EAP – Email AntiSpam Protection để bảo vệ thêm 1 lớp chống spam/anti-virus/anti-phishing cho hệ thống Email Pro bên cạnh bộ lọc sẵn có của dịch vụ Email Pro  để ngăn chặn tốt hơn các mối đe dọa như thư rác, lừa đảo, giả mạo , lây lan virus trong nội bộ.

https://www.pavietnam.vn/vn/email-anti-spam-protection.html

Quản lý hàng đợi:

Đảm bảo rằng Email Pro được cấu hình để quản lý hiệu quả hàng đợi thư đi và thư đến, có theo dõi cảnh báo khi hàng đợi có số lượng mail lớn. Điều này đảm bảo rằng các email được xử lý một cách nhanh chóng và đáng tin cậy, tránh quá tải và trì hoãn giao tiếp.

Theo dõi và giám sát:

Thực hiện việc theo dõi và giám sát Email Pro để phát hiện sự cố và vấn đề kỹ thuật sớm. Theo dõi các chỉ số hiệu suất, dung lượng lưu trữ và tài nguyên hệ thống để đảm bảo hoạt động ổn định và đáp ứng yêu cầu của người dùng.

Sao lưu và phục hồi:

Thực hiện quá trình sao lưu định kỳ để đảm bảo rằng dữ liệu email được bảo vệ và có thể khôi phục sau khi xảy ra sự cố. Kiểm tra và thử nghiệm quy trình phục hồi để đảm bảo tính khả dụng của dữ liệu trong trường hợp xấu nhất. Nếu dữ liệu của người dùng quan trọng, cần thường xuyên backup lại dữ liệu Outlook trên máy tính, hoặc xây dựng hệ thống mail offline để backup tập trung. Ngoài ra có thể tham khảo dịch vụ Email Backup do P.A Vietnam cung cấp để được backup trực tiếp dữ liệu trên server theo yêu cầu riêng.

https://www.pavietnam.vn/vn/email-backup.html

Cập nhật và bảo trì:

Đảm bảo rằng Email Pro luôn được cập nhật với phiên bản phần mềm mới nhất và áp dụng các bản vá lỗi và bảo mật định kỳ. Thực hiện việc bảo trì định kỳ và kiểm tra hệ thống để đảm bảo hoạt động ổn định và hiệu suất tối đa.

Chính sách và quản lý người dùng:

Xác định và áp dụng các chính sách và quy định cho người dùng, bao gồm quyền truy cập, giới hạn lưu trữ. Đảm bảo rằng người dùng được hướng dẫn sử dụng Email Pro một cách hiệu quả và an toàn. Người dùng cần nâng cao ý thức bảo mật thông tin của email, hạn chế sử dụng email đăng ký các dịch vụ online, không mở các mail lạ và đặc biệt là các file đính kèm từ những mail có nội dung không liên quan đến công việc, không được tải và cài đặt các phần mềm không tin cậy lên thiết bị sử dụng email

Sử dụng bản quyền:

Sử dụng hệ điều hành, các phần mềm gửi nhận mail, anti-virus có bản quyền và tải từ các trang chính thức. Luôn kiểm tra và quét virus thường xuyên các thiết bị cá nhân dùng để nhận và gửi mail bằng phần mềm antivirus tin cậy.

P.A Việt Nam cung cấp giải pháp Email Server dành cho Doanh Nghiệp

Email Server Pro

Email Server Pro 247

Email Server Riêng

Tham khảo các ưu đãi: https://www.pavietnam.vn/vn/tin-khuyen-mai/

Tham khảo các bài viết về Email Server khác tại https://kb.pavietnam.vn/category/email-server