Hiện nay cơ quan thuế và doanh nghiệp, người nộp thuế đang tích cực triển khai các công tác chuẩn bị để chuyển đổi sang sử dụng Hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ điểm khác nhau giữa hóa đơn điện tử có mã số và không có mã số của cơ quan thuế.
1. Phân biệt hóa đơn điện tử có mã số và không có mã số
Tại Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 đã quy định trường hợp áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân cần hiểu đúng quy định về trường hợp áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã của cơ quan thuế.
a. Khái niệm hóa đơn điện tử có mã số và không có mã số
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế: Là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế: Là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
b. Đối tượng sử dụng
(i) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế
– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sử dụng không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.;
– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế;
– Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ;
– Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều kiện thuận lợi thì triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế từ năm 2018. Trên cơ sở kết quả triển khai thí điểm sẽ triển khai trên toàn quốc.
(ii) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế
Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: Điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại và các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế
(Trừ trường hợp doanh nghiệp thuộc trường hợp thuộc rủi ro cao về thuế và và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
c. Thủ tục đăng ký sử dụng
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế:Trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT:- Tại mục 1. Hình thức hóa đơn: tích vào Có mã của cơ quan thuế- Tại mục 3. Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử: tích vào mục Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế:Trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT:- Tại mục 1. Hình thức hóa đơn: tích vào Không có mã của cơ quan thuế.- Tại mục 2: Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử: tích chọn hình thức phù hợp ở mục b.- Tại mục 3. Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử: tích chọn phương án phù hợp.
d. Một số nội dung khác
| Stt | Nội dung | Hóa đơn có mã số |
Hóa đơn không mã số |
| 1 | Mã của cơ quan thuế | Là một dãy gồm 34 ký tự và là duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế hoặc hệ thống của đơn vị do cơ quan thuế ủy quyền tạo ra | Không có |
| 2 | Ký hiệu hóa đơn | Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Ví dụ: 1C22TAA – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế |
Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là: K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Ví dụ: 1K23TYY – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế |
| 3 | Xuất hóa đơn | B1: Lập hóa đơn
B2: Ký số B3: Gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để cấp mã B4: Gửi cho người mua |
B1: Lập hóa đơn
B2: Ký số B3: Gửi cho người mua |
| 4 | Chuyển dữ liệu hóa đơn lên cơ quan thuế | Ngay tại thời điểm doanh nghiệp lập hóa đơn, ký số và thực hiện gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để cấp mã.
Bên mua có thể vào website của Tổng cục Thuế tra cứu ngay thông tin hóa đơn. |
Có 2 hình thức:
1. Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn cùng với thời gian gửi Tờ khai thuế giá trị gia tăng (tháng/quý). 2. Chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng đối với các trường hợp còn lại: Người bán sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế (chậm nhất là trong cùng ngày gửi cho người mua). |
| 5 | Xử lý bảng tổng hợp hóa đơn điện tử có sai sót | Không có | Đối với doanh nghiệp chuyển dữ liệu hóa đơn theo hình thức bảng tổng hợp:
– Sau thời hạn chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế, trường hợp thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử tại bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung – Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót thì người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp |
| 6 | Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế | Có | Không có |
2. Ưu và nhược điểm của hóa đơn điện tử có mã số và không có mã số
Dựa trên các nội dung liên quan tới hai hình thức hóa đơn điện tử có mã số và không có mã số của cơ quan thuế, có thể tổng hợp ưu – nhược điểm của hai hình thức như sau:
| Nội dung | Hóa đơn có mã số |
Hóa đơn không mã số |
| Ưu điểm | – Điều kiện về hạ tầng CNTT: chỉ cần có máy tính kết nối internet và sử dụng phần mềm lập hóa đơn.
– Hóa đơn sau khi xuất gửi lên cơ quan thuế để cấp mã nên có tính bảo mật cao, được khách hàng tin tưởng. – Không phải kiểm soát việc gửi dữ liệu hóa đơn lên thuế do đã gửi khi cấp mã. – Khách hàng khi nhận được hóa đơn có thể vào cổng thông tin của Tổng cục Thuế tra cứu ngay thông tin hóa đơn. |
– Hóa đơn sau khi xuất không cần gửi lên thuế cấp mã nên linh hoạt về thời điểm lập hóa đơn.
– Không lo gián đoạn xuất hóa đơn khi hệ thống thuế bị sự cố. |
| Nhược điểm | – Hóa đơn khi xuất phải gửi ngay lên cơ quan thuế để cấp mã nên không linh hoạt về thời điểm xuất hóa đơn.
– Phụ thuộc vào hệ thống của cơ quan thuế khi cấp mã nên khi hệ thống có sự cố sẽ bị gián đoạn xuất hóa đơn. |
– Điều kiện về hạ tầng CNTT: cần có hệ thống phần mềm kế toán.
– Phải kiểm soát việc gửi dữ liệu hóa đơn lên thuế trong ngày. – Có thể gặp rủi ro phạt do chậm gửi dữ liệu hóa đơn lên thuế. |
Trên là bài viết về Phân biệt hóa đơn điện tử có mã số và không có mã số của cơ quan Thuế để Quý khách có thể hiểu rõ một cách dễ dàng.
Quý khách có thể tham khảo thêm về các bài viết về hóa đơn điện tử tại đây
và các chương trình khuyến mãi, ưu đãi của PA Việt Nam tại link: https://hoadon.cloud/vn/tin-uu-dai/