Hướng dẫn cấu hình Tổng đài tự động thông báo nghỉ lễ vào các ngày lễ, tết tại Việt Nam

Hướng dẫn cấu hình Tổng đài tự động thông báo nghỉ lễ vào các ngày lễ, tết tại Việt Nam.

Tổng đài số P.A Việt Nam hỗ cấu hình tự động phát câu thông báo trên tổng đài khi khách hàng gọi vào các ngày nghỉ lễ, tết. Để cấu hình được như vậy bạn cần chuẩn bị như sau.

1. Chuẩn bị nội dung thông báo.

– Ghi âm nội dung mẫu bên dưới thành file audio để tải lên tổng đài.

“Công ty ABC kính chào Quí khách. Hiện đang trong thời gian nghỉ lễ quí khách vui lòng gọi lại sau hoặc gửi yêu cầu hỗ trợ vào email hotro@abc.vn. Xin cảm ơn.”

2. Liệt kê các ngày nghỉ lễ tại công ty.

– Ngày Giỗ Tổ Hùng Vương 10-3

– Ngày lễ 30-4 và 1-5

– Ngày lễ Quốc Khánh 2-9

– Và các ngày nghỉ khác của công ty…

3. Cấu hình trên Tổng đài ảo P.A Việt Nam

B1. Upload file ghi âm thông báo lên tổng đài.

– Vào trang https://crm.pavietnam.vn → Tự động trả lời → chọn Ghi âm

Link: https://crm.pavietnam.vn/cloud-phone/system-recording

Tại mục:

Tên file ghi âm: Thongbaonghile

Upload file: Chọn file ghi âm thông báo nghỉ lễ sau đó lưu lại.

B2. Cấu hình thông báo nghỉ lễ.

– Vào trang https://crm.pavietnam.vn → Tự động trả lời → chọn Thông báo

Link: https://crm.pavietnam.vn/cloud-phone/announcement

Tại mục:

Mô tả: ThongBaoNghiLe

Ghi âm: Chọn file ghi âm “Thongbaonghile” đã tải lên từ B1.

Điểm đến sau khi phát: Chọn Kết thúc cuộc gọi → Hangup → Sau đó lưu lại.

B3. Cấu hình khung thời gian nghỉ lễ.

a. Vào trang https://crm.pavietnam.vn → Khung thời gian → chọn Khung thời gian.

Link: https://crm.pavietnam.vn/cloud-phone/time-group

Tại mục:

Mô tả: CacNgayNghiLe

Khung thời gian mới: Cấu hình khung thời gian nghỉ lễ 30-4-2020

b. Vào lại → Khung thời gian → chọn Khung thời gian → chọn khung thời gian vừa tạo “CacNgayNghiLe”

Tại mục:

Khung thời gian mới: Cấu hình khung thời gian nghỉ lễ 1-5-2020

– Tưng tự cấu hình các ngày nghỉ lễ khác tại công ty.

B4. Cấu hình gọi vào tổng đài.

a. Vào trang https://crm.pavietnam.vn → Khung thời gian → chọn Điều kiện thời gian.

Link: https://crm.pavietnam.vn/cloud-phone/time-condition

Tại mục:

Tên: DieuKienThoiGian

Khung thời gian: Chọn “CacNgayNghiLe” tạo ở B3.

Điểm đến khi trùng khớp thời gian: (trùng với thời gian nghỉ lễ)

+ Chọn “Thông báo” → chọn “ThongBaoNghiLe” tạo ở B2.

Điểm đến khi không khớp thời gian: (khác thời gian nghỉ lễ)

+ Chọn “Trả lời tự động” → chọn “IVR đã tạo trước đó”

+ Hoặc chọn “Hàng đợi” → chọn “Hàng đợi đã tạo trước đó”

b. Vào trang https://crm.pavietnam.vn → Định tuyến → chọn Điều hướng gọi đến.

Link: https://crm.pavietnam.vn/cloud-phone/inbound

Chọn số điện thoại bên phải đã cấu hình gọi vào trước đó.

Tại mục:

Mô tả: GoiVaoSo 19009477

Số DID: 19009477 (nhập số điện thoại gọi vào)

Điểm đến: Chọn “Điều kiện thời gian” → chọn “DieuKienThoiGian” tạo ở mục “a”