Hướng dẫn cách in hóa đơn điện tử vô cùng đơn giản

Khi nào cần in hóa đơn điện tử và cách in hóa đơn điện tử như thế nào? Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp, phần lớn các nghiệp vụ đều được thao tác qua phần mềm. Tuy nhiên, vẫn phát sinh nhiều trường hợp Kế toán cần phải sử dụng chứng từ bằng giấy dẫn tới cần phải in hóa đơn điện tử. Các thông tin dưới đây sẽ giúp Kế toán biết được trường hợp nào cần in và cách in hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử PA Việt Nam.

1. Trường hợp nào cần in hóa đơn điện tử

Theo nghị định 119/2018/NĐ-CP ban hành bắt buộc các doanh nghiệp phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Việc sử dụng hóa đơn điện tử trở nên phổ biến hơn ở nhiều doanh nghiệp. Những lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại cho doanh nghiệp là rất lớn, các quy trình được cải tiến và thực hiện tiện lợi, dễ dàng trên phần mềm.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, Kế toán vẫn cần sử dụng chứng từ bằng giấy, điển hình như:

• Khi cần chứng minh nguồn gốc, xuất xứ sản phẩm của doanh nghiệp để phục vụ cho kinh doanh, bán hàng.
• Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, đặc biệt là vận chuyển đường dài, doanh nghiệp cần in hóa đơn điện tử để đính kèm với hàng hóa, xuất trình khi có yêu cầu kiểm tra.
• Một số trường hợp vận chuyển hàng cần kèm hóa đơn, chứng từ giấy.
  • Khi khách hàng có yêu cầu cung cấp chứng từ giấy của hóa đơn điện tử.
  • Khi cần chứng từ để kẹp vào các giấy tờ thanh toán hoặc các quy trình nội bộ của doanh nghiệp.
  • Để phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.
  • Một số trường hợp doanh nghiệp cần in chứng từ để phục vụ cho công tác điều tra.

2. Hướng dẫn in hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử PA Việt Nam

• • Doanh nghiệp truy cập vào phần mềm hóa đơn điện tử ở mục Quản lý hóa đơn -> Danh sách, tại đây doanh nghiệp có thể chọn một mẫu hóa đơn đã được tạo và ký điện tử trước đó -> chọn vào icon ở mục chi tiết.
    
  • Sau khi chọn vào icon ở mục chi tiết kéo xuống phía dưới cùng ở mẫu hóa đơn -> chọn vào mục in hóa đơn là được.
    
  • Ở đây Doanh nghiệp có thể điều chỉnh các thông số trước khi in như sau :

3. Lưu ý về giá trị pháp lý của bản in hóa đơn điện tử

Để sử dụng bản in hóa đơn điện tử, Kế toán cần lưu ý những điều sau:

• Bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử chỉ được thực hiện in một lần.
• Bản in của hóa đơn điện tử phải thể hiện tính toàn vẹn về nội dung của hóa đơn điện tử thì mới có giá trị pháp lý.
• Trên bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử, bên chuyển đổi phải ký tên người chuyển đổi, người đại diện pháp luật của bên bán và phải có dấu đỏ thì mới có giá trị pháp lý.

Trên là bài viết hướng dẫn in hóa đơn điện tử đơn giản để Quý khách có thể hiểu rõ một cách dễ dàng.

Quý khách có thể tham khảo thêm về các bài viết về hóa đơn điện tử tại đây

và các chương trình khuyến mãi, ưu đãi của PA Việt Nam tại link: https://www.pavietnam.vn/vn/tin-tuc-72-chuong-trinh-khuyen-mai-ten-mien-hosting.html