Hướng dẫn sử dụng Kerio Connect Client

Kerio Connect Client là phần mềm check mail có tính năng tương tự như các phần mềm thông dụng như : Outlook , Thunderbird … ngoài ra còn có thêm 1 số tính năng đặc biệt khác hỗ trợ cho công việc của nhân viên được thuận tiện.  Trong bài viết này chúng ta cùng tìm hiểu cách sử dụng 1 số tính năng cơ bản của Kerio Connect Client.

Trước hết chúng ta truy cập vào link để tải phần mềm Kerio Connect Client về máy tính, sau đó kích chuột vào file để cài đặt, rồi tiến hành login bằng tài khoản mail vào Kerio Connect Client.

01 – Đăng nhập vào Kerio Connect Client

Trên giao diện login, click vào Advanced để khai báo tên mail server và user / password của tài khoản.

02 – Các chức năng chính trong mục Email

– Trong chức năng Email của Kerio connect client người dùng có thể:

2.01 – Compose: Soạn mail mới với các mục High prioprity : đánh dấu thư quan trọng để lưu ý người nhận.

– Confirm Reading: Hệ thống sẽ gửi thông báo khi người nhận đã đọc mail.

– Confirm Delivery: Hệ thống sẽ gửi thông báo khi mail đã gửi thành công đến người nhận.

Xin lưu ý 2 tính năng Confirm bên trên chỉ sử dụng khi thật sự cần thiết tránh lạm dụng vì chúng ta sẽ nhận lại nhiều mail thông báo confirm từ hệ thống gây rối trong việc sắp xếp mail.

2.03 – Dùng tính năng gợi ý địa chỉ email tự động trong TO, CC, BCC

2.04 – Drafts: Lưu bản nháp tự động: Người dùng có thể soạn nháp mail và bổ sung thông tin hoàn chỉnh vào lúc khác trước khi gửi.

2.05 – Search: Người dùng có thể tìm kiếm thông tin bằng: email , tiêu đề subjects.

2.06 – Spam: Khi nhận được một tin nhắn quảng cáo, lừa đảo – phishing, ….  người dùng chỉ cần click vào nút SPAM trên thanh menu nằm ngang để Kerio Connect cập nhật vào cơ sở dữ liệu spam của hệ thống.

2.07 – Arrange: Sắp xếp các email đến theo ngày nhận, tiêu đề ….

03 – Chức năng Chat với nhân viên thông qua địa chỉ mail

Chức năng Chat thuận tiện trong việc trao đổi nhanh trong công việc mà không cần phải gửi mail.

Nếu không muốn bị lạm phiền, chúng ta có thể thay đổi trạng thái Chat của tài khoản.

04 – Chức năng tạo meeting, lịch Calendar

Để tạo meeting, lịch họp, click vào New Event (trên thanh menu nằm ngang) hoặc click chuột phải trên ngày cần tạo lịch, chọn New Event.

Để chỉnh sửa lịch, bấm chuột phải trên Event đã tạo, chọn Open.

Ngoài ra trong Kerio Connect Client có cung cấp tính năng chia sẻ lịch làm việc của mình cho người khác.

05 – Tạo danh sách Contacts

Trong mục Contacts cho phép chúng ta tạo địa chỉ contact riêng lẽ của từng cá nhân.

hoặc tạo group cho các địa chỉ cùng 1 phòng ban thuận tiện cho việc gửi mail cùng lúc cho nhiều người.

06 – Tạo nhiệm vụ cần làm trong mục Tasks

Tạo nhiệm vụ công việc và cài đặt thời gian nhắc nhở.

07 – Các chức năng trong phần Tools – Setting.

• 07.1 – Tạo chữ ký mail, vào Tools => Setting => Email => Signature

• 07.2 – Tạo autorespond thư phản hồi tự động khi nhân viên nghỉ phép. Chọn phần Out of office rồi khai báo các thông tin cần thiết.

• 07.3 – Ủy quyền Delegation cho 1 người khác để thay mặt mình trả lời mail cho đối tác, xem lịch cuộc họp …

Ở ví dụ này , user ktpa1@ ủy quyền cho user admin@ được phép đọc mail của mình.

Login vào tài khoản admin@ chúng ta sẽ thấy được các mail trong INBOX của tài khoản ktpa1@

• 07.4 – Tạo rule phân loại mail hoặc chặn blacklist trong mục Filters

• 07.5 – Kích hoạt chế độ bảo mật 2 lớp 2FA.

Để tăng cường bảo mật tài khoản , chúng ta có thể kích hoạt tính năng 2FA (áp dụng khi đăng nhập vào Kerio Connect Client và webmail). Chọn mục 2FA Setup => Start Setup.

Nhập địa chỉ mail phụ vào mục Recovery e-mail address dùng để phục hồi khi lỡ làm mất code đăng nhập hoặc nếu không cần chúng ta có thể bỏ trống.

Trên điện thoại mở app có tên Google Authenticator và quét mã QR code trên màn hình, sau đó nhập dãy ký tự gồm 6 số hiển thị trên app Google Authenticator rồi nhấn Submit để hoàn tất việc kích hoạt.

Xin lưu ý nếu đã kích hoạt 2FA thì password ban đầu của user sẽ chỉ dùng để đăng nhập vào Kerio Connect Client hoặc webmail (kết hợp với code đăng nhập). Và password này không đăng nhập được trên các ứng dụng thứ 3 như : Outlook , thiết bị di động … khi đó chúng ta cần tạo 1 password phụ (App Password) để đăng nhập.

• 07.6 – Kích hoạt App Password để sử dụng cho các ứng dụng Outlook, thiết bị di động.

Click vào mục App Password, nhập mô tả trong phần Description và copy lại Password hiện ra trên màn hình, lưu ý giữ kỹ Password này nếu làm mất thì phải tạo mới, hệ thống không cho phép xem lại.

=================================

Xem thêm nhiều kiến thức về dịch vụ Email Server tại đây:

P.A Việt Nam cung cấp giải pháp Email Server dành cho Doanh Nghiệp
Email Server Pro
Email Server Riêng

Tham khảo các ưu đãi: https://www.pavietnam.vn/vn/tin-khuyen-mai/