1. Các yêu cầu
Hỗ trợ ký số trên Microsoft Word từ phiên bản 2013 trở lên. (Khuyến nghị dùng Microsoft office từ phiên bản 2016).
Có 2 dạng ký trên văn bản Word: Ký có xác định vị trí và ký không xác định vị trí.
2. Ký văn bản Word không xác định vị trí
a. Bước 1: Mở văn bản Word cần ký số
Mở văn bản Word mà bạn cần ký số từ máy tính của bạn, giao diện màn hình word hiện ra (1), nhấn chọn File (2).
b. Bước 2: Thêm chữ ký số vào Word
Chọn Info (1) => Protect document (2) -> Add a digital signature (3) để thêm chữ ký số vào Word.
c. Bước 3: chọn Approved this document
Giao diện màn hình sẽ hiện ra như hình bên dưới. Bạn chọn Approved this document (2) Sau đó nhấn change (3 – nếu trường hợp máy tính cắm nhiều USB thì cần chọn đúng USB Token của công ty cần ký), nếu chỉ cắm 1 USB Token thì bạn không cần nhấn vào mục này.
d. Bước 4: Nhấn sign
Màn hình sẽ hiện ra như hình bên dưới. Bạn nhập mã pin vào. Sau đó nhấn đăng nhập thì đã hoàn tất việc ký số trên văn bản Word.
Thông báo đã ký điện tử thành công cho văn bản hiện ra => bạn nhấn ok.
Sau khi đã hoàn tất việc ký số trên văn bản Word, bạn vào lại File => info => recoverable signatures để xem lại văn bản đã ký.
Khi đó giao diện màn hình sẽ hiển thị như hình bên dưới, khung chữ ký bên góc phải màn hình sẽ hiển thị chữ ký số đã ký trên
văn bản.
Vậy là đã ký thành công văn bản Word không chọn vị trí ký, đối với hình thức ký không chọn vị trí bạn chỉ có thể xem thông tin chữ ký tại góc phải màn hình và chữ ký không hiển thị trên văn bản
Bạn có thể click chuột phải chọn signatures details (để xem chi tiết thông tin chữ ký đã ký trên văn bản) hoặc chọn remove signature (để gỡ bỏ chữ ký đã ký trên văn bản)
3. Ký văn bản Word xác định vị trí
a. Bước 1: Xác định vị trí ký
Mở văn bản Word mà bạn cần ký số –> chọn Insert –> Signature Line –> điền thông tin vào bảng Signature Setup –> OK.
b. Bước 2: Sign
Nhấn phải vào khung chữ ký –> chọn Sign.
c. Bước 3: Chọn logo
Chọn logo cho chữ ký (nếu có) bằng cách nhấn vào Select Image –> chọn logo –> nhấn Sign.
d. Bước 4: Nhập mật khẩu của chữ ký
Nhập mật khẩu của chữ ký –> nhấn đăng nhập –> nhấn OK để hoàn tất việc ký.
Chữ ký sẽ hiển thị trên văn bản như hình bên dưới.
Như vậy là đã hoàn thành các bước ký văn bản Word xác định vị trí, đối với hình thức ký này bạn có thể xem chữ số thể hiện trực tiếp trên văn bản.
Trên đây là những thông tin hướng dẫn mà P.A Việt nam muốn chia sẻ tới các bạn hướng dẫn về ký số trên File Word
Hy vọng bài viết sẽ cung cấp cho bạn nhiều thông tin hữu ích về giúp các bạn ký số trên File Word
Bạn có thể tham khảo thêm về các bài viết về hóa đơn điện tử và chữ ký số tại đây
P.A Việt Nam cung cấp dịch vụ Hóa Đơn Điện Tử CHỈ TRONG 30S NHANH CHÓNG | TIẾT KIỆM | AN TOÀN