Hướng dẫn Quản lý kho hàng nâng cao (Tồn kho nâng cao)

Tính năng quản lý tồn kho nâng cao là tính năng cho phép Nhà bán hàng có thể kiểm đếm thực tế kho bảo quản sản phẩm từ đó giúp Nhà bán hàng quản lý tình trạng còn/hết hàng, dự đoán tình hình nhập/xuất hàng, tối ưu hóa doanh thu/lợi nhuận của Nhà bán hàng.

Các tính năng của Quản lý kho hàng nâng cao gồm có:

+ Tính năng kiểm kho.

+ Quản lý thống kê tồn kho.

+ Phiếu nhập / xuất kho.

+ Tính năng cảnh báo tồn kho.

Tính năng Quản lý kho hàng nâng cao cần được đăng ký ứng dụng Quản lý xuất nhập tồn tại đây khi Nhà bán hàng đang sử dụng các gói START/GROW (hoặc tương đương), còn với gói PRO (hoặc tương đương) website đã hợp sẵn ứng dụng để Quý khách có thể sử dụng được ngay.

Trước khi bước vào Quản lý tồn kho, Nhà bán hàng cần tạo lập kho hàng, các cửa hàng liên quan. Sau khi có các kho hàng, Nhà bán hàng thêm mới sản phẩm, xử lý số lượng sản phẩm trên mỗi kho hàng.

Tham khảo:

• Hướng dẫn quản lý kho hàng cơ bản (tồn kho cơ bản)
• Hướng dẫn Quản lý sản phẩm Web30s

I. Thống kế tồn kho và Cảnh báo tồn kho

1. Thống kế tồn kho

Sau khi đã trải qua quá trình tạo sản phẩm và thiết lập tồn kho ban đầu ở các kho hàng, Nhà bán hàng truy cập vào menu Quản lý tồn kho >> Thống kê tồn kho để có cái nhìn bao quát tổng thể sản phẩm tồn kho.

Nhà bán hàng sẽ xem được tổng thể kho hàng đang còn tồn theo số liệu cụ thể trên từng sản phẩm, từng phiên bản sản phẩm tương tự như hình bên dưới:

Chú thích tính năng các cột dữ liệu.

1. Tồn đầu kỳ: là cột thể hiện các số liệu của tồn kho đầu kỳ của các sản phẩm. Số liệu màu xanh lá cây bên trái thể hiện số lượng nhập kho, số liệu màu đỏ bên phải thể hiện số lượng xuất kho.
2. Tồn thực tế: là số liệu tồn kho sản phẩm thực tế có thể bán trên website. Tồn thực tế được tính theo công thức: Tồn (có thể bán) = Tồn đầu kỳ + Nhập kho – Xuất kho – Chờ xuất
3. Chờ xuất: là số liệu xuất kho khi phát sinh số liệu xuất hàng từ thao tác tạo phiếu xuất thủ công hay phiếu xuất từ tính năng cân bằng kho khi thực hiện kiểm kho.
4. Có thể bán: là số liệu thực tế cho phép đặt hàng trên website.
5. Sắp về: là số liệu nhập vào kho khi phát tính số liệu nhập hàng từ thao tác tạo phiếu nhập thủ công hay phiếu nhập từ tính năng cân bằng kho khi thực hiện kiểm kho.
6. Theo dõi: là tính năng cảnh báo tồn kho khi số lượng tồn kho đạt giới hạn còn lại được cài đặt. Khi xuất hiện biểu tượng hình con mắt nghĩa là sản phẩm đã cài đặt theo dõi tồn. Khi xuất hiện biểu tượng hình tam giác viền đỏ với dấu (!) nghĩa là sản phẩm có số lượng tồn kho bằng hoặc nhỏ hơn mức cảnh báo được cài đặt.
7. Đồng bộ tất cả: Nút này sẽ cho phép Nhà bán hàng đồng bộ số liệu xuất/nhập kiểm kê trên tất cả sản phẩm.
8. Tác vụ: là cột chứa các nút thao tác bao gồm:
   

   Cài đặt cảnh báo tồn kho: cho phép đặt hạn mức tồn kho sẽ được cảnh báo.
   Đồng bộ tồn kho: cho phép đồng bộ xuất – nhập khi phát sinh dữ liệu kiểm kho trên từng sản phẩm.
   Giao dịch: là nơi ghi nhận các giao dịch phát sinh từ xuất, nhập, cập nhật tồn đầu kỳ.

Nhà bán hàng còn có thể dễ dàng lọc theo các điều kiện bằng menu Điều kiện lọc. Trong đó, lọc còn/hết hàng của các sản phẩm trong kho với điều kiện Hết hàng (Có | Không); lọc các sản phẩm theo danh mục, theo thương hiệu với điều kiện Chủ đề hay Thương hiệu.

2. Cảnh báo tồn kho

Cảnh báo tồn kho là tính năng cho phép Nhà bán hàng cà đặt theo dõi các sản phẩm thường xuyên phát sinh giao dịch (bán chạy, date sử dụng ngắn ngày cần theo dõi, v.v…).

Để cài đặt cảnh báo tồn kho, Nhà bán hàng truy cập vào menu Quản lý tồn kho >> Thống kê tồn kho. Trong danh sách sản phẩm, Nhà bán hàng tìm đến cột tác vụ, nhấn vào nút Thiết lập định mức theo dõi (+).

Sau khi thiết lập định mức theo dõi đối với sản phẩm, Nhà bán hàng sẽ thấy icon hình con mắt ở cột Theo dõi trên trang danh sách thống kê tồn kho.

Khi số lượng tồn kho bằng hoặc nhỏ hơn số lương đã cài đặt thì sẽ xuất hiện cảnh báo hình tam giác đỏ.

II. Kiểm kho

Trong quá trình bảo quản sản phẩm sẽ không tránh khỏi các thất thoát số lượng thực tế như sản phẩm hư hỏng do vận chuyển nhập kho, hư hỏng do hết hạn sản xuất, do động vật, do con người, v.v… Do đó, tính năng kiểm kho sẽ giúp Nhà bán hàng kiểm đếm, bù trừ, cân bằng lại hàng hóa, sản phẩm của mình thực tế để có kế hoạch nhập hàng, đưa ra các chiến lược bảo quản sản phẩm tối ưu nhất.

Từ trang quản lý, Nhà bán hàng truy cập vào menu Quản lý tồn kho >> Kiểm kho.

Chú thích các cột thông tin:

1. Tiêu đề: liệt kê tên các phiếu kiểm kê được tạo lập bởi người tạo.
2. Phiếu cân bằng: là nơi thể hiện loại phiếu nhập hoặc phiếu xuất khi người kiểm kê chọn vào tạo phiếu cân bằng kho. Nếu không sử dụng tính năng cân bằng kho thì cột này sẽ trống.
3. Ngày tạo: là ngày tạo lập phiếu kiểm kho.
4. Trạng thái: là cột thể hiện tình trạng xử lý của phiếu cho công việc kiểm kê sản phẩm:
5. Tác vụ: là cột có 2 tính năng sửa và xóa phiếu kiểm kho.

Để Tạo phiếu kiểm kho, Nhà bán hàng nhấn vào nút Thêm mới trên trang danh sách kiểm kho.

Chi tiết giao diện Tạo phiếu kiểm kho:

1. Tìm kiếm: Ô này cho phép Người kiểm kho nhập vào tên sản phẩm để tìm kiếm sản phẩm trong hệ thống danh sách các sản phẩm đã tạo.
2. Thực tế: Cột thể hiện số lượng thực tế khi Nhà bán hàng kiểm kho thực tế. Khi Nhà bán hàng nhập số lượng thưc tế cao hơn số lượng tồn thì sẽ tương đương với việc tạo ra phiếu nhập kho; ngược lại khi nhập số lượng thực tên nhỏ hơn số lượng tồn thì tương đương tạo phiếu xuất kho.
   • Mẹo: Nhà bán hàng có thể sử dụng tính nặng Tạo phiếu cân bằng kho (7) để giúp tạo nhanh phiếu nhập/xuất trong Quản lý phiếu nhập/xuất.
3. Tiêu đề: Người kiểm kho đặt tên cho phiếu kiểm kê kho hàng.
4. Ghi chú: Người kiểm kho tạo ghi chú cho phiên kiểm kho.
5. Kho: Dữ liệu tên các kho hàng tương ứng sản phẩm được kiểm kho.
6. Trạng thái: Có 3 trạng thái của phiếu kiểm kho là: Mới – Đang xử lý – Hoàn thành. Các trạng thái này đều có thể điều chỉnh sau khi tạo phiếu kiểm kho.
7. Phiếu cân bằng kho: nút này chỉ có thể bật được khi Trạng thái (6) là Xử lý | Hoàn thành , cho phép tạo nhanh phiếu nhập hoặc phiếu xuất ở trang Quản lý phiếu nhập / xuất tùy thuộc vào số lượng thực tế kiểm kho cao hay thấp hơn số lượng tồn của sản phẩm đang được kiểm kê.

Sau khi tạo đủ thông tin cho phiếu kiểm kho, Người kiểm kho tiến hành nhấn nút Lưu dữ liệu để hoàn thành tạo phiếu. Người kiểm kho có thể tiến hành sửa chữa phiếu, tạo phiếu cân bằng kho tự động trên phiếu đã tạo thành công. Khi phiếu kiểm kho được mở nút Tạo phiếu cân bằng kho thì trên phiếu sẽ có xuất hiện một link dẫn cho phép đi thẳng đến phiếu nhập/xuất tương ứng để Người kiểm kho cập nhật cho phiếu.

III. Phiếu nhập / xuất kho

Trang phiếu nhập / xuất kho cho phép tạo ra các phiếu nhập, phiếu xuất kho các sản phẩm; hoặc phiếu nhập / xuất tự động tạo ra khi có giao dịch liên quan đến kiểm kê kho hàng, các giao dịch phát sinh của đơn hàng như đơn hàng thành công thì tạo ra phiếu xuất kho, đơn hàng thất bại (không hoàn thành) thì tạo ra phiếu nhập trả lại kho cho sản phẩm tương ứng.

Để tạo phiếu nhập/xuất kho, Người bán hàng truy cập menu Quản lý tồn kho >> Phiếu nhập / xuất.

Trên trang quản lý phiếu nhập/xuất, các cột cần quan tâm là:

1. Nguồn: là cột ghi nhận nguồn gốc của phiếu. Ta có các loại nguồn:
   • Mặc định: là khi Nhà bán hàng tạo thủ công các phiếu xuất hay nhập;
   • Cân bằng kho #[mã phiếu]: là phiếu được tạo ra tự động khi Người kiểm kho sử dụng tính năng cân bằng kho khi kiểm kê; 
   • Đơn hàng #[mã đơn hàng]: là phiếu được tạo ra tự động khi phát sinh đơn đặt hàng trên website.
2. Trạng thái: là trạng thái xử lý của phiếu nhập/xuất, gồm: Mới | Đang xử lý | Chờ xuất (ứng với phiếu xuất) | Sắp về (ứng với phiếu nhập) | Hoàn thành.

Để tạo Phiếu nhập / xuất, Nhà bán hàng nhấn vào nút Thêm mới để bắt đầu nhập thông tin phiếu.

Chi tiết phiếu nhập/xuất:

1. Tiêu đề: nơi Nha bán hàng nhập thông tin tên của phiếu.
2. Tìm kiếm: Nhà bán hàng tìm kiếm các sản phẩm đang có trên kho.
3. Danh sách sản phẩm: thể hiện một hay nhiều sản phẩm của phiếu nhập/xuất kho mà người bán đã chọn.
4. Kho: là kho hàng xử lý với phiếu nhập/xuất.
5. Loại phiếu: phiếu nhập hoặc phiếu xuất của sản phẩm.
6. Trạng thái: là trạng thái xử lý của phiếu nhập/xuất, gồm: Mới | Đang xử lý | Chờ xuất (ứng với phiếu xuất) | Sắp về (ứng với phiếu nhập) | Hoàn thành.

Nhà bán hàng sau khi lưu phiếu sẽ được hẹ thống chuyển lại trang quản lý danh sách phiếu. Với các trạng thái là Mới | Đang xử lý, ta có thể sửa các thông tin đã tạo trên phiếu ngoại trừ các mục Kho, Loại phiếu. Với trạng thái Hoàn thành thì phiếu chỉ còn cập nhật được Tiêu đề và Ghi chú của phiếu.

Như vậy, P.A Việt Nam đã hướng dẫn Nhà bán hàng xử lý thông tin tồn kho sản phẩm trên website để Nhà bán hàng có đầy đủ góc nhìn về quản lý sản phẩm, từ đó vạch ra các chiến lược kinh doanh để mau chóng đem lại lợi nhuận tối đa.

Bạn có thể tham khảo thêm nhiều chương trình khuyến mãi của P.A Việt Nam tại đây.

Tham khảo các bài viết hướng dẫn mới nhất tại đây.

P.A Việt Nam – Web30s