Quản trị website – Hướng dẫn Quản lý thư liên hệ Web30s

Ngày nay, việc quản lý thông tin liên hệ trong kinh doanh đóng vai trò rất quan trọng để duy trì mối quan hệ với khách hàng và tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng kết nối với doanh nghiệp. Trong bài này, chúng tôi sẽ hướng dẫn về quy trình cập nhật và quản lý biểu mẫu liên hệ trên web30s một cách hiệu quả nhất. Từ việc tùy chỉnh các trường thông tin đến cách xử lý thông tin liên hệ.

Vì sao cần Quản lý thư liên hệ? 

Quản lý liên hệ là bước quan trọng trong chiến lược tương tác với khách hàng trên nền tảng Web30s. Đây là quá trình tối ưu hóa và tổ chức thông tin liên hệ, từ mỗi cuộc gọi đến mỗi email và mọi tương tác trên trang web. Mỗi thông tin từ khách hàng là một cơ hội, và tận dụng mọi cơ hội đó để thúc đẩy chuyển đổi. Thông tin liên hệ của khách hàng được tự động chuyển đến chức năng Quản lý Thư Liên Hệ trong trang quản trị, giúp doanh nghiệp duy trì sự tổ chức và thuận tiện trong việc quản lý tương tác với khách hàng.

Cách hoạt động và xem thông tin thư liên hệ 

Biểu mẫu liên hệ có thiết kế cố định, được sử dụng để thu thập thông tin cơ bản từ khách hàng muốn liên hệ với quản trị viên. Các trường dữ liệu trong biểu mẫu này không thể chuyển đổi thành các trường dữ liệu khác do hạn chế của tính năng. Nếu nhà quản trị cần một biểu mẫu chuyên nghiệp hơn để thu thập thông tin nhà quản trị tham khảo ứng dụng mở rộng Biểu mẫu thu thập tại đây ạ. 

Để tạo sự kết nối thuận tiện với khách hàng, người quản trị có thể tích hợp vào trang web một cách dễ dàng. Bằng cách thêm widget này, người quản trị có thể đặt biểu mẫu ở bất kỳ vị trí nào trên trang web, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng để liên hệ. Người quản trị thực hiện thêm biểu mẫu thư liên hệ tại chức năng Quản lý giao diện => Thiết lập giao diện.

Khi thông tin liên hệ đã có trên trang, khách hàng khi xem trang gửi thông tin trong biểu mẫu liên hệ thông tin này sẽ được chuyển đến tính năng Quản lý thư liên hệ tại trang quản trị. 

Tại trang quản lý thư liên hệ. Toàn bộ danh sách thông tin khách hàng gửi đến được liệt kê tại đây. Các thông tin chỉ hiển thị cơ bản để người quản trị nhận biết thông tin sẽ có màu xanh lá thể hiện cho thông tin này chưa được xem bởi người quản trị. 

Để xem toàn bộ nội dung liên hệ. Người quản thị thực hiện chọn nút Chi tiết thông tin (Icon con mắt).

Điều chỉnh biểu mẫu và cách nhận thông báo từ thư liên hệ

Để điều chỉnh thông tin yêu cầu trong biểu mẫu liên hệ, người quản trị có thể thực hiện các bước sau:

• Truy cập trang Quản lý giao diện =>  Thiết lập giao diện.
• Chọn widget “Biểu mẫu liên hệ” và click vào biểu tượng bánh răng (Cấu hình) => Cấu hình Widget .
• Trong cửa sổ cấu hình widget, người quản trị sẽ thấy các tùy chọn cho phép bật hoặc tắt các thông tin bắt buộc của biểu mẫu.

Bằng cách này, người quản trị có thể tùy chỉnh biểu mẫu liên hệ để chỉ yêu cầu các thông tin cần thiết như tên và số điện thoại, giúp thuận tiện hơn cho khách hàng khi sử dụng.

Khi thông tin liên hệ được gửi đến, Quản trị sẽ có một thông báo 1 thông tin. Trong trường hợp người quản trị muốn nhận được email thông tin khách hàng liên hệ, người quản trị thực hiện cài đặt SMTP để nhận thư thông báo.

Chi tiết cách cài đặt SMTP người quản trị có thể xem tại phần chức năng Quản lý website => Cấu hình SMTP. Trường hợp quản trị viên muốn sử dụng email Sever, người quản trị cài đặt email sever theo thông tin như sau. 

• Host: mailsever.com.vn
• Username: email@domain.vn
• Password: Mật-khẩu-email

Tùy vào nhà cung cấp dịch vụ mà phần host sẽ do nhà cung cấp email quy định. Người quản trị nên kiểm tra thông tin đăng ký dịch vụ với nhà cung cấp để thực hiện cấu hình phù hợp. 

Trên đây là toàn bộ thông tin hướng dẫn quản lý thư liên hệ. Xem thêm các bài viết hướng dẫn sử dụng dịch vụ web30s khác:

• Hướng dẫn Quản lý sản phẩm
• Hướng dẫn Quản lý dịch vụ
• Hướng dẫn Quản lý tin tức

Quý khách hàng có thể tham khảo, theo dõi các chương trình khuyến mãi HOT của P.A Việt Nam tại đây.