Bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn thao tác, sử dụng hóa đơn điện tử một cách hiệu quả, từ thiết lập ban đầu đến thao tác từng mục.

1 Quy trình sử dụng HĐĐT tại PA

Quy trình sử dụng HĐĐT thường bao gồm các bước sau:

• Đăng ký sử dụng HĐĐT: Doanh nghiệp/tổ chức cần đăng ký với cơ quan thuế về việc sử dụng HĐĐT. Thông thường, bạn sẽ cần lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT để thực hiện việc này.
• Lựa chọn phần mềm HĐĐT: Nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT sẽ cung cấp cho bạn một phần mềm hoặc nền tảng để tạo lập, quản lý hóa đơn.
• Khởi tạo hóa đơn: Sử dụng phần mềm để nhập các thông tin cần thiết của hóa đơn (thông tin người mua, người bán, hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế…).
• Ký số: Hóa đơn điện tử cần được ký số bằng chữ ký số của người bán trước khi gửi cho người mua. Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay và con dấu trên hóa đơn giấy.
• Gửi hóa đơn cho người mua: Hóa đơn điện tử có thể được gửi qua email, tin nhắn hoặc các phương tiện điện tử khác tùy thuộc vào phần mềm và thỏa thuận với người mua.
• Lưu trữ hóa đơn: Hóa đơn điện tử được lưu trữ trên hệ thống của nhà cung cấp dịch vụ và trên hệ thống của người bán theo quy định. Người mua cũng nên lưu trữ bản sao của hóa đơn điện tử.
• Tra cứu hóa đơn: Cả người mua và người bán đều có thể tra cứu lại các hóa đơn đã phát hành hoặc nhận được trên hệ thống.

2 Các thao tác cơ bản trên phần mềm HĐĐT

2.1 Cấu hình link truy cập theo tên miền

• Truy cập vào quản lý tên miền để cấu hình record như sau:
  hoadon78     |    CNAME    |    cpanel.hoadon30s.vn
  Note: hoadon78: là tên subdomain mà Quý khách có thể tự đặt tùy ý, sau khi cấu hình thành công thì link quản lý hóa đơn trên hệ thống mới sẽ là  https://hoadon78.demohoadon.com

2.2 Cập nhật thông tin hồ sơ thông tin của doanh nghiệp

Click vào quản lý tài khoản như hình bên dưới, chọn Hồ sơ hóa đơn

Nhập đầy đủ thông tin như 2 hình bên dưới

Để nhập thông tin chính xác bạn có thể tra cứu thông tin trên http://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstdn.jsp của Tổng Cục Thuế.

2.3 Tạo tờ khai

Tạo tờ khai Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT trên phần mềm để gửi lên Cơ Quan Thuế (CQT) đăng ký sử dụng HDDT theo thông tư 78
Đối với thông tư 32 khi đăng ký sử dụng HDDT phải làm thông báo phát hành, quyết định áp dụng, mẫu hóa đơn, còn đối với thông tư 78 thì đơn giản hơn nhiều, chỉ cần tạo 1 tờ khai và ký chữ ký số lên tờ khai để nộp lên CQT đăng ký là xong.

• Sau khi đăng nhập thành công theo bước 1 trên, Click vào menu Đăng ký Phát Hành -> Đăng ký/Thay đổi thông tin  -> Sau đó chọn Lập tờ khai như hình bên dưới để tạo mới tờ khai

Điền thông tin trên tờ khai như hình bên dưới theo yêu cầu của CQT gửi thông báo cho Quý khách.

• Hình thức hóa đơn: chọn có mã hoặc không có mã  (nếu thuộc đối tượng có mã)
  Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử: không check vào (nếu không thuộc đối tượng)
  Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử: chọn Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn hoặc gửi bảng tổng hợp
  Loại hóa đơn sử dụng: Hóa đơn GTGT   (nếu hóa đơn đang dùng là hóa đơn giá trị gia tăng)
  Danh sách chứng thư số sử dụng:  Thêm mới chữ ký số vào (có thể thêm nhiều chứng thư số vào): 
  • Tên tổ chức cơ quan chứng thực/cấp/công nhận chữ ký số, chữ ký điện tử
  • Số sê-ri chứng thư
  • Thời gian từ ngày
  • Thời gian đến ngày
  • Hình thức đăng ký: Mặc định chọn thêm mới
  • Nhấn nút Thêm Mới
• Chọn nơi lập
• Nhân nút Lưu
• Sau khi lưu thành công, click con trỏ vào vùng chữ ký số để ký tờ khai.
• Sau khi ký thành công click vào nút Nộp lên CQT để đăng ký

2.4 Tạo mẫu hóa đơn

Đăng nhập vào quản lý hóa đơn mới chọn mục Đăng ký Phát hành -> Mẫu hóa đơn như hình bên dưới

Click vào Thêm mới để chọn mẫu hóa đơn

Ví dụ chon mẫu một dòng thuế -> nhấn nút Chọn Mẫu sẽ ra như hình bên dưới

Click vào chọn logo để up logo bên trái lại, theo kích thước và loại hình được quy định, nhập 2 số cuối của ký hiệu tùy thích, mặc định là YY. sau đó chọn Trạng thái là Đã sử dụng để kích hoạt mẫu hóa đơn.

Có thể click vào tùy chỉnh thông tin (điều chỉnh số dòng hiển thị trên hóa đơn) và tùy chỉnh hiếu ứng đồ họa (điều chỉnh logo, hình nền,…) nếu thích. Sau khi chỉnh mẫu xong nhấn nút Lưu lại để kết thúc tạo mẫu hóa đơn.

Trạng thái chuyển sang Đang sử dụng là đã hoàn tất việc tạo mẫu hóa đơn.

3 Phát hành hóa đơn điện tử

3.1 Lập hóa đơn điện tử

Sau khi tạo mẫu và kích hoạt mẫu hóa đơn thành công thì chính thức tạo hóa đơn và gửi hóa đơn lên CQT để cấp mã và để xuất cho người mua.
Quý khách Đăng nhập vào quản lý hóa đơn chọn mục Hóa đơn -> Hóa đơn GTGT (nếu Quý khách dùng Hóa đơn bán hàng thì chọn Hóa đơn bán hàng) bên menu trái như hình bên dưới.

Nhập thông tin người mua hàng, thông tin hàng hóa sau đó nhấn nút thêm mới để tạo mới 1 hóa đơn

Sau khi điền đầy đủ thông tin hóa đơn nhấn thêm mới hóa đơn như hình bên dưới.

3.2  Phát hành hóa đơn

Hóa đơn sau khi được thêm mới hoàn tất sẽ hiển thị trong mục Hóa đơn GTGT.

Quý khách chọn hóa đơn muốn phát hành để ký phát hành.

Sau khi cắm token vào và ký hóa đơn thành công, thì số hóa đơn sẽ tự động nhảy số, Quý khách click vào … bên phải hóa đơn đã ký, nhấn gửi lên CQT để cấp mã.

Quý khách có thể nhấn vào đồng bộ CQT để quá trình cấp mã diễn ra nhanh chóng.

Trên là bài viết về Hướng dẫn tạo mẫu và xuất hóa đơn theo thông tư 78 để Quý khách có thể hiểu rõ một cách dễ dàng.

Quý khách có thể tham khảo thêm về các bài viết về hóa đơn điện tử tại đây

P.A Việt Nam cung cấp dịch vụ Hóa Đơn Điện Tử CHỈ TRONG 30S NHANH CHÓNG | TIẾT KIỆM | AN TOÀN

https://hoadon30s.vn/