Hướng dẫn tăng dung lượng file đính kèm outlook trong Microsoft 365 Business

Kích thước tệp mặc định của hộp thư Microsoft 365 cho Outlook

Microsoft 365 Business theo mặc định giới hạn tổng dung lượng của một email (bao gồm nội dung thư và các tệp đính kèm) ở mức tối đa 35MB cho cả gửi và nhận. Khi người dùng cố gắng gửi một email vượt quá ngưỡng này, Outlook sẽ hiển thị thông báo lỗi và tiến trình gửi thư sẽ bị hủy.

Tuy nhiên, giới hạn này có thể được điều chỉnh tùy theo nhu cầu sử dụng và cấu hình hệ thống. Đối với người dùng Microsoft 365 (Exchange Online), Microsoft cho phép nâng giới hạn kích thước tối đa của một email lên đến 150MB, bao gồm cả nội dung thư và toàn bộ tệp đính kèm.

Việc thay đổi giới hạn này cần được thực hiện thông qua PowerShell hoặc giao diện quản trị Exchange Admin Center (EAC), và phụ thuộc vào các yếu tố như:

• Cấu hình của từng hộp thư (mailbox-level settings)

• Chính sách vận chuyển mail (transport rules)

• Giới hạn của máy chủ trung gian (nếu có)

• Ứng dụng khách sử dụng (Outlook Desktop, Outlook Web, v.v.)

Ngoài ra, để tối ưu hiệu suất và tránh lỗi phát sinh trong quá trình gửi/nhận, Microsoft vẫn khuyến nghị người dùng giữ kích thước email ở mức nhỏ hơn ngưỡng tối đa cho phép.

Sau đây là giới hạn kích thước thư Outlook

Các cách để tăng giới hạn kích thước tệp đính kèm Outlook

Có hai cách để đặt kích thước tệp đính kèm tối đa cho Outlook, một là sử dụng Trung tâm quản trị Exchange và một là thông qua Windows PowerShell.

Tăng giới hạn kích thước tệp đính kèm Outlook thông qua Trung tâm quản trị Exchange

• Truy cập https://admin.exchange.microsoft.com và đăng nhập bằng tài khoản quản trị viên.

• Tại giao diện Admin Center, nhấp vào Show all ở thanh điều hướng bên trái, sau đó chọn Exchange để chuyển đến Exchange Admin Center (EAC).

• Trong Exchange Admin Center, sau khi đăng nhập thành công, bạn sẽ thấy danh sách tất cả các hộp thư người dùng hiện có trong tenant Microsoft 365.

• Chọn một hoặc nhiều hộp thư mà bạn muốn cấu hình, sau đó nhấp vào tab Mailflow settings (Cài đặt luồng thư).

• Tại đây, chọn Message size restrictions (Giới hạn kích thước thư) để cấu hình giới hạn tối đa cho email gửi và nhận (bao gồm tệp đính kèm).

Sau khi set bạn nhấn “Save” để lưu lại thông số đã set cho mail.

Cập nhật giới hạn kích thước tệp đính kèm Outlook thông qua Windows PowerShell

• Mở Windows PowerShell với quyền Administrator.

• Kết nối đến Exchange Online bằng cách chạy các lệnh sau và đăng nhập với tài khoản quản trị viên Microsoft 365:

Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName admin@yourdomain.com

Sau khi kết nối thành công, bạn có thể đặt giới hạn kích thước email (gồm cả nội dung và tệp đính kèm) cho hộp thư theo nhu cầu:

Đối với một hộp thư cụ thể:

               Set-Mailbox -Identity user@domain.com -MaxSendSize 150MB -MaxReceiveSize 150MB

Đối với nhiều hộp thư (danh sách cụ thể):

             (“user1@domain.com”, “user2@domain.com”) | ForEach-Object { Set-Mailbox -Identity $_ -MaxSendSize 150MB -MaxReceiveSize 150MB }

Đối với tất cả hộp thư trong tổ chức:

            Get-Mailbox -ResultSize Unlimited | Set-Mailbox -MaxSendSize 150MB -MaxReceiveSize 150MB

Tổng kết

Trong hướng dẫn này, bạn đã được giới thiệu hai phương pháp để tăng giới hạn kích thước tệp đính kèm trong Outlook khi sử dụng Microsoft 365: qua giao diện Exchange Admin Center và bằng PowerShell. Việc cấu hình chính xác giúp cải thiện khả năng gửi/nhận các tệp có dung lượng lớn như tài liệu PDF, hình ảnh chất lượng cao hay tệp trình chiếu, đồng thời giảm thiểu lỗi gửi mail do vượt quá giới hạn hệ thống.

P.A Việt Nam – Nhà cung cấp giải pháp Email Server dành cho Doanh Nghiệp hàng đầu Việt Nam

Private Email

Email Server Pro

Google Workspace

Microsoft 365

Tham khảo các ưu đãi: https://www.pavietnam.vn/vn/tin-khuyen-mai/

Tham khảo các bài viết về Email Server khác tại https://kb.pavietnam.vn/category/email-server