1. Email Zoho Mail là gì?
Được phát triển và cung cấp bởi Zoho Corporation, Zoho Mail là một giải pháp email điện toán đám mây cho phép các cá nhân, doanh nghiệp tạo email đuôi tên công ty gắn với tên miền riêng dưới dạng user@domain.com.
Zoho Mail cung cấp một phiên bản miễn phí của dịch vụ email của họ, với các tính năng cơ bản. Phiên bản miễn phí của Zoho Mail cung cấp một tài khoản email chuyên nghiệp với tên miền của bạn, dung lượng lưu trữ email giới hạn, giao diện webmail dễ sử dụng, và tính năng bảo mật cơ bản như phòng chống spam và virus.
Giới hạn của Zoho Mail miễn phí:
+ Chỉ hỗ trợ 1 tên miền đối với tài khoản miễn phí.
+ Sử dụng tối đa 5 users.
+ Dung lượng lưu trữ tối đa là 5GB/user.
+ Chỉ hỗ trợ Web Mail, không hỗ trợ IMAP/POP/Active Sync.
+ Giới hạn đính kèm tối đa 25MB.
2. Hướng dẫn tạo email Zoho Mail miễn phí
Bước 1 – Đăng ký tài khoản Zoho Mail
Truy cập vào trang đăng ký của Zoho Mail tại link: https://www.zoho.com/vi/mail/zohomail-pricing.html. Bạn kéo xuống dưới để nhin thấy tùy chọn “Forever Free Plan”, sau đó bấm vào nút “Sign Up Now” để bắt đầu đăng ký.
Bảng đăng ký sẽ xuất hiện, bạn điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu gồm Tên, địa chỉ email hoặc số điện thoại, mật khẩu và chọn mục I agree to the Terms of Service and Privacy Policy. Chọn SIGN UP để chuyển sang bước tiếp theo.
Lúc này, một mã xác minh OTP sẽ gửi về địa chỉ email hoặc số điện thoại bạn vừa điền. Bạn copy mã OTP và điền vào ô xác minh, chọn Verify để hoàn tất đăng ký.
Bước 2: Cài đặt và xác thực tên miền
Sau khi đăng ký và verify xong, bạn sẽ được chuyển về trang Zoho Email, nếu bạn đã có sẵn tên miền, mục Add an existing domain bạn chọn Add now
Trường hợp bạn chưa có tên miền hãy đăng ký tại đây
Nhập thông tin vào các trường sau:
Provide your existing domain name: nhập tên miền của bạn.
Provide your organization name: nhập vào tên công ty, tổ chức của bạn.
Industry Type: chọn lĩnh vực hoạt động của công ty bạn.
Chọn Add Now
Thông báo việc thêm tên miền thành công, bạn chọn mục Proceed to domain verification để tiến hành xác minh tên miền.
Zoho Mail sẽ cung cấp cho bạn 3 cách xác thực là:
- Thêm một bản ghi TXT vào DNS.
- Thêm một bản ghi CNAME vào DNS.
- Tải file HTML lên hosting/website.
Chúng ta sẽ chọn xác thực bằng cách thêm bản ghi TXT vào DNS theo như khuyến nghị của Zoho Mail.
Tiếp theo bạn cần đăng nhập vào trang quản lý cấu hình tên miền và tạo bản ghi với các thông tin sau (tùy vào mỗi nhà đăng ký giao diện có thể thay đổi)
- Host: Bạn đặt là @
- Loại Record: bạn chọn TXT
- Địa chỉ: Copy thông tin TXT Value từ Zoho Mail.
Bạn chọn Lưu cấu hình để lưu bản ghi này vào DNS
Chờ khoảng 5 phút để DNS đồng bộ, bạn quay lại trang Zoho Mail chọn mục Verify TXT Record để tiến hành xác thực. Sau khi phía Zoho Mail xác thực thành công sẽ có thông báo, tiếp tục bạn cần tạo địa chỉ email theo tên miền của mình. Nhập tên email và chọn Create
Sau khi tạo xong tài khoản người dùng, bạn có thể lựa chọn tạo group để quản lý. Bấm chọn Proceed to Setup Groups > Create và tiến hành thiết lập theo hướng dẫn của Zoho Mail.
Bạn có thể bỏ qua bước tạo group (sẽ tạo sau) để đến với bước tiếp theo, bạn chọn Proceed to DNS Mapping
MX, SPF và DKIM là 3 cấu hình cần thiết lập để giúp email của bạn có thể gửi, nhận mail đến các tên miền khác. Bạn cần cấu hình các bản ghi này vào DNS tên miền tương tự như bước xác thực trước đó.
Cấu hình các bản ghi MX, SPF, DKIM vào DNS tên miền
Chờ khoảng 5 phút để DNS đồng bộ, bạn quay lại trang Zoho Mail chọn mục Verify all records để tiến hành kiểm tra. Nếu cấu hình chính xác sẽ có thông báo thành công như bên dưới, chọn Proceed to Email Migration để qua bước tiếp theo.
Bước này giúp bạn di chuyển dữ liệu email, danh bạ hiện có và dữ liệu khác từ máy chủ email trước đó đang sử dụng (nếu có) sang máy chủ Zoho Mail. Do chúng ta đăng ký mới nên sẽ bỏ qua bước này, chọn Proceed to Go Mobile để tiếp tục
Zoho cung cấp các ứng dụng truy cập cho điện thoại thông minh, bạn có thể tham khảo qua tại địa chỉ: https://www.zoho.com/mail/mobile/
Chọn Proceed to Setup Completion để hoàn tất việc cấu hình.
Thông báo việc cài đặt đã hoàn tất. Bạn có thể chọn Check out your inbox để truy cập Web Mail hoặc Go to Admin console để truy cập trang quản trị admin
Trang Web Mail, bạn có thể gửi/nhận mail tại đây.
Trang quản trị admin, bạn có thể thêm, sửa, xóa email, tạo group, thiết lập bảo mật, xem thông tin chung dịch vụ, thống kê, báo cáo tại đây.
Như vậy bạn đã tạo email Zoho Mail miễn phí thành công.
Email miễn phí có thể tiết kiệm chi phí cho bạn tuy nhiên có thể gặp phải một số rủi ro nếu bạn không rành về kỹ thuật thì khó để khởi tạo và sử dụng theo ý muốn. Bên cạnh đó, dịch vụ lưu trữ email miễn phí thường có dung lượng thấp, giới hạn nhiều tính năng, đính kèm nhỏ, hỗ trợ kỷ thuật hạn chế dẫn đến nhiều khó khăn trong quá trình sử dụng, chưa kể dịch vụ miễn phí có thể chuyển sang hình thức trả phí tại bất kỳ thời điểm nào trong tương lai cũng sẽ gây ảnh hưởng đến bạn.
Để giải quyết vấn đề này một cách đơn giản thì tốt nhất bạn nên sử dụng dịch vụ email tên miền riêng chuyên nghiệp, vừa không mất thời gian, vừa đáp ứng nhu cầu sử dụng email theo mục đích mà không mất nhiều chi phí. Bạn có thể xem xét lựa chọn các gói dịch vụ lưu trữ email theo nhu cầu sử dụng hiện tại và nâng cấp lên gói cao hơn khi cần thiết. Sử dụng dịch vụ lưu trữ email có phí còn cho phép bạn có thể sao lưu dữ liệu về máy tính hoặc ổ cứng bên ngoài.
Hãy lựa chọn các dịch vụ Email doanh nghiệp giá rẻ tại P.A Việt Nam để thay thế cho việc tạo email miễn phí. Dịch vụ Email doanh nghiệp của P.A Việt Nam đang cung cấp có giá chỉ từ 5000 vnđ/user/tháng, doanh nghiệp sẽ có ngay một hệ thống quản lý tập trung email nhân viên, nhiều tính năng, đồng thời tăng cường khả năng bảo mật với các cơ chế chống virus/spam hiện đại.
P.A Việt Nam – Nhà cung cấp giải pháp Email Server dành cho Doanh Nghiệp hàng đầu Việt Nam
Tham khảo các ưu đãi: https://www.pavietnam.vn/vn/tin-khuyen-mai/
Tham khảo các bài viết về Email Server khác tại https://kb.pavietnam.vn/category/email-server