Hướng dẫn thêm người dùng vào Google Workspace

  • Tuesday 14/01/2025

Google Workspace (trước đây là G Suite) là bộ công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tổ chức công việc và cộng tác hiệu quả hơn. Khi doanh nghiệp phát triển, việc thêm thành viên mới vào hệ thống trở thành nhu cầu cần thiết để đảm bảo mọi người có thể truy cập tài nguyên và công cụ làm việc.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước để thêm người dùng mới vào Google Workspace, từ việc tạo tài khoản đến phân quyền phù hợp, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc của tổ chức.

Thêm người dùng bằng cách thủ công

Bước 1: Đăng nhập vào Google Workspace

Truy cập vào trang quản trị Google Workspace tại admin.google.com. Đăng nhập bằng tài khoản quản trị viên được cung cấp bởi PA Việt Nam sau khi active Google hoàn tất.

  • Lưu ý: Nếu không thể đăng nhập, hãy kiểm tra xem tài khoản của bạn đã được cấp giấy phép sử dụng Google Workspace hay chưa. Ngoài ra, đảm bảo rằng bạn đang sử dụng tài khoản quản trị viên, vì các tài khoản thông thường sẽ không có quyền truy cập trang này.

Bước 2: Truy cập mục “Người dùng” trong bảng điều khiển

Sau khi đăng nhập, trong giao diện quản trị viên, chọn “Người dùng” từ menu bên trái. Đây là nơi bạn có thể quản lý tất cả tài khoản trong tổ chức.

google wokspace

Bước 3: Thêm người dùng mới

  • Nhấp vào nút “Thêm người dùng” hoặc biểu tượng dấu “+” trong mục “Người dùng”.
  • Nhập thông tin chi tiết của người dùng mới, bao gồm:
    • Họ và tên: Đây sẽ là tên hiển thị của người dùng.
    • Địa chỉ email: Tên đăng nhập sẽ nằm trong tên miền của tổ chức (ví dụ: tennguoidung@tencongty.com).
    • Mật khẩu: Bạn có thể tạo mật khẩu mặc định hoặc để hệ thống tự động tạo.

google workspace

Bước 4: Cấu hình thêm (nếu cần)

  • Gán nhóm hoặc vai trò: Nếu tổ chức của bạn sử dụng tính năng nhóm hoặc phân quyền, hãy gán người dùng vào nhóm hoặc vai trò phù hợp.
  • Cấp giấy phép sử dụng: Đảm bảo rằng bạn đã gán giấy phép Google Workspace phù hợp với nhu cầu của người dùng (ví dụ: Business Starter, Business Standard).

Bước 5: Hoàn tất và gửi thông tin tài khoản

Sau khi thêm người dùng, bạn có thể lựa chọn gửi thông tin tài khoản và hướng dẫn đăng nhập qua email hoặc chia sẻ trực tiếp. Người dùng mới có thể thay đổi mật khẩu sau lần đăng nhập đầu tiên để đảm bảo bảo mật.

Thêm Người Dùng Hàng Loạt vào Google Workspace

Ngoài việc thêm từng người dùng riêng lẻ, Google Workspace cho phép quản trị viên thêm nhiều người dùng cùng lúc, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả, đặc biệt khi bạn cần tạo tài khoản cho một nhóm lớn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

Bước 1: Chuẩn bị file danh sách người dùng

Để thêm người dùng hàng loạt, bạn cần chuẩn bị một file CSV chứa thông tin của từng tài khoản. File này phải tuân theo định dạng mà Google Workspace yêu cầu:

  • Cột A: Tên người dùng (First Name)
  • Cột B: Họ người dùng (Last Name)
  • Cột C: Địa chỉ email (Primary Email)
  • Cột D: Mật khẩu ban đầu (Password, tùy chọn – nếu không điền, hệ thống sẽ tự tạo).

Lưu ý:

  • Tên miền trong cột email phải khớp với tên miền Google Workspace của bạn.
  • Hãy kiểm tra kỹ thông tin để tránh sai sót.

Bước 2: Truy cập trang quản trị Google Workspace

  1. Đăng nhập vào admin.google.com bằng tài khoản quản trị viên.
  2. Trong bảng điều khiển, chọn “Người dùng”.

Bước 3: Tải file CSV lên

  1. Trong giao diện “Người dùng,” nhấp vào nút “Thêm người dùng”, sau đó chọn “Nhập hàng loạt người dùng”.
  2. Nhấp “Chọn tệp” và tải lên file CSV đã chuẩn bị.
  3. Google sẽ hiển thị bản xem trước để bạn kiểm tra lại thông tin. Nếu không có lỗi, nhấp “Thêm” để bắt đầu quá trình.

google workspace

Bước 4: Theo dõi và hoàn tất

  • Sau khi tải file CSV, hệ thống sẽ bắt đầu xử lý và tạo tài khoản.
  • Bạn có thể kiểm tra trạng thái thêm tài khoản bằng cách quay lại mục “Người dùng.”
  • Khi hoàn tất, bạn sẽ thấy danh sách các tài khoản vừa được tạo.

Lưu ý quan trọng:

  • Giới hạn số lượng: Bạn có thể tải lên tối đa 500 người dùng một lần. Nếu cần thêm nhiều hơn, chia file CSV thành các phần nhỏ.
  • Cấp giấy phép tự động: Google Workspace sẽ tự động gán giấy phép phù hợp cho mỗi tài khoản mới dựa trên thiết lập của tổ chức.

Gửi thông tin tài khoản cho người dùng

Khi thêm người dùng hàng loạt, bạn có thể lựa chọn gửi thông tin tài khoản qua email hoặc tải file thông tin đăng nhập về để phân phối. Hãy hướng dẫn người dùng đổi mật khẩu sau lần đăng nhập đầu tiên để đảm bảo an toàn.

Thao tác này không chỉ nhanh chóng mà còn cực kỳ hiệu quả đối với các tổ chức cần quản lý nhân sự quy mô lớn!

================================================

P.A Việt Nam cung cấp giải pháp Email Server dành cho Doanh Nghiệp
Email Server Pro
Email Server Riêng
Private Email

Tham khảo đăng kí Google Workspace tại đây:

Google Workspace

Tham khảo thêm các bài viết khác tại đây: https://kb.pavietnam.vn/

Rate this post