Hướng dẫn trì hoãn hoặc lập lịch gửi email trên Outlook

  • Monday 11/01/2021

Do nhu cầu công việc bạn cần lập lịch để gửi mail theo thời gian cụ thể hoặc bạn cần thiết lập gửi mail trong thời điểm không có mặt tại nơi làm việc hoặc bạn muốn trì hoãn các mail gửi đi để có thể kịp thời thay đổi, chỉnh sửa nếu có sai sót thay vì gửi ngay. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn thực hiện điều đó.

Trong bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn trì hoãn khi gửi một mail bất kỳ hoặc thiết lập rule để trì hoãn tất cả mail gửi đi trong 1 khoảng thời gian cụ thể. (Bài viết sử dụng phiên bản Outlook 2016).

– Trì hoãn khi gửi 1 mail cụ thể

Khi bắt đầu soạn mail, bạn cần click vào mục Message Options như hình bên dưới

 

 

Bạn check vào mục Do not deliver before và thiết lập thời gian trì hoãn mong muốn, trong ví dụ này chúng tôi đang thiết lập sẽ gửi mail vào lúc 11:00 AM ngày 11/1/2021

 

 

Sau khi thiết lập hoàn tất bạn click Close để đóng hộp thoại lại và bắt đầu gửi mail.

 

 

Sau khi bạn click Send để gửi mail đi, mail sẽ được đưa vào Outbox để chờ đúng thời gian bạn thiết lập trước đó mới gửi.

 

 

Trường hợp bạn muốn điều chỉnh lại thời gian trì hoãn gửi mail, có thể click 2 lần vào mail trong Outbox và chọn lại mục Message Options

 

 

Thiết lập lại thời gian trì hoãn mail (trong ví dụ này là thiết lập lại 2:00 PM thay vì 11:00 AM trước đó). Click Close để đóng hộp thoại lại. Trong trường hợp bạn muốn gửi ngay không cần trì hoãn nữa, hãy bỏ check mục Do not deliver before.

 

 

Quay lại mục Outbox trên Outlook bạn sẽ thấy thời gian được điều chỉnh lại hoặc mail sẽ gửi đi ngay nếu bạn bỏ cấu hình trì hoãn khi gửi mail.

 

– Trì hoãn khi gửi bất kỳ mail nào

Trên Outlook bạn vào menu File > Rules and Alerts

 

 

Click New Rule …

 

 

Chọn mục Apply rule on message I send và click Next

 

 

Tại hộp thoại Rules Wizard bạn có thể thiết lập thêm các điều kiện cụ thể, ví dụ chỉ gửi đến email/group cụ thể nào thì mới cần trì hoãn, ở đây có nhiều điều kiện thiết lập, tùy vào nhu cầu cụ thể mà bạn cấu hình theo yêu cầu của mình. Trong ví dụ này sẽ cấu hình trì hoãn tất cả mail gửi đi vì vậy sẽ không check vào điều kiện nào.

 

 

Một hộp thoại yêu cầu xác nhận xuất hiện, bạn chọn Yes để đồng ý thiết lập này.

 

 

Bạn check vào mục defer delivery by a number of minutes tại Step 1 để thiết lập thời gian trì hoãn khi gửi mail, tại Step 2 bạn click vào a number of để thiết lập thời gian trì hoãn. click Ok và Next để tiếp tục. Trong ví dụ này chúng tôi thiết lập 15 phút, nghĩa là tất cả mail gửi đi sẽ giữ trong Outbox 15 phút trước khi bắt đầu gửi đi.

 

Hộp thoại tiếp theo sẽ cho phép bạn loại trừ các trường hợp không cần trì hoãn gửi mail, ví dụ từ email/group cụ thể nào. Nếu không có cấu hình loại trì nào bạn click Next

 

 

bạn cần đặt tên cho rule và đảm bảo mục Turn on this rule đã được check.

 

 

Click Finish > Ok để hoàn tất

 

 

Bây giờ bạn sẽ soạn mail mới và kiểm tra gửi

 

 

Sau khi click Send, mail đã được đưa vào Outbox để gửi sau (15 phút)

 

 

Bạn cũng có thể thiết lập lại riêng cho mail trên sẽ gửi vào 1 thời gian khác. Click 2 lần vào mail trong Outbox và chọn mục Message Options (xem lại hướng dẫn ở trên). Bạn điều chỉnh lại thời gian trong mục Do not deliver before và click Close.

 

 

Trong trường hợp bạn không muốn gửi mail trên nữa có thể click 2 lần vào mail trong Outbox và xóa đi.

 

 

Xóa mail sẽ gửi