Junk mail là gì ? 1 số cách hạn chế Junk mail

Có lẽ Junk mail là 1 từ khá quen thuộc với người sử dụng email, vì hiện nay hầu hết các hệ thống mail, mail client đều tồn tại folder Junk mail. Tuy quen thuộc nhưng không hẳn ai cũng biết công dụng của Junk mail, và có thể rất nhiều đã từng thắc mắc tại sao mail lại nằm trong Junk mail mà không phải Inbox. bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về Junk mail nhé.

Khi được nhận diện là Junk Mail, mail sẽ được tự động chuyển vào hộp Spam/Junk. Tuy nhiên, hệ thống nhận diện này chỉ có thể lọc email theo một số tiêu chí nhất định. Như mọi loại công cụ, không phải lúc nào cũng chính xác. Đây là nguyên nhân dẫn đến trường hợp một số thư quan trọng cũng có thể bị nhầm là thư rác và chuyển vào Spam.

II. Các thuật ngữ liên quan Junk Mail

Khi đã nắm được ý nghĩa của “Junk Mail là gì?“, bạn sẽ gặp một số thuật ngữ liên quan như sau:

• Content filters: hay bộ lọc nội dung. Nhiệm vụ của nó là duyệt các nội dung trong một lá thư để nhận diện đó có phải là thư rác hay không.
• Header filters : bộ lọc tiêu đề, đánh giá email thông qua tiêu đề. Mục đích để xác định liệu email này có chứa thông tin giả mạo.
• URL Blacklist: là một “danh sách đen” chứa các đường dẫn bị đánh giá là nguy hiểm. Khi các trang web dùng tool hoặc các thủ thuật SEO black hat (mũ đen), thay đổi nội dung, tên miền, giao diện… quá nhiều, lá thư đó sẽ không được index và bị Google khóa URL.
• IP BlackList: là một “danh sách đen” chứa các địa chỉ IP không an toàn hoặc Spam. Khi các tài khoản trên server Spam Mail với số lượng lớn, IP sẽ bị các tổ chức SPAM trên thế giới thêm vào BlackList. Nếu bị đưa vào danh sách này, bạn sẽ cần kiểm tra và xử lý các vấn đề liên quan, sau đó liên hệ lại với tổ chức chống Spam để được ra khỏi danh sách này.

III. Nguyên nhân Mail bị gửi đến Spam/Junk?

Có nhiều nguyên nhân khiến mail bị xác nhận là Junk Mail, dù đó là các mail quan trọng. Tuy nhiên, vấn đề chủ yếu vẫn nằm ở việc: hệ thống nhận diện của bộ lọc chỉ mang tính tương đối. Có thể hiểu rằng, bộ lọc này chỉ căn cứ vào một số tiêu chí nhất định để đánh giá các thư đến, mỗi tiêu chí ứng với 1 điểm, nếu không đạt đủ số điểm, email sẽ bị đưa đến hộp Spam.

Các tiêu chí của bộ lọc vẫn tiếp tục được cập nhật hằng ngày để không bỏ sót thư rác. Quá trình này diễn ra như sau: khi có người “báo cáo spam”, các bộ lọc sẽ tiếp thu và chia sẻ dữ liệu “bị vi phạm” này với nhau, từ đó siết chặt lại lưới lọc của mình. 

Thư rác được chuyển thẳng đến hộp Spam sẽ giúp nhiều doanh nghiệp, cá nhân hạn chế mọi rủi ro trong việc nhận – mở email. Trong trường hợp bộ lọc hoạt động thiếu chính xác, đặc biệt là việc nhầm lẫn giữa các thư quan trọng với Junk Mail thì dưới đây là 10 nguyên nhân có thể bạn đã phạm phải khiến mail bị liệt vào Spam:

1. IP của mail server bị liệt vào danh sách Blacklist

Để chắc chắn địa chỉ IP của mail server đang dùng không ở trong danh sách Spam, bạn nên kiểm tra lại bằng cách check tại đường dẫn sau: 

• https://mxtoolbox.com/blacklists.aspx

Nếu kết quả trả về là LISTED: đồng nghĩa bạn đã bị liệt vào danh sách Blacklist. Mọi email gửi đi đều sẽ rơi vào hòm Spam của các mail server như Gmail, Yahoo,… Trong trường hợp này, hãy kiểm tra lại các tiêu chí để gỡ IP ra khỏi danh sách trên.

2. Chưa trỏ PTR record

PTR Record – Point Record hay bản ghi ngược, nhiệm vụ của nó là ánh xạ từ một địa chỉ IP đến một tên miền. Trỏ PTR Record cho tên miền giúp tăng độ tin cậy của mail server khi gửi đến các mail server khác như yahoo hay gmail… – xác định nó không phải là Junk Mail hay chứa các nội dung độc hại. 

3. Chưa cấu hình SPF record

SPF record hay Sender Policy Framework (SPF) là cơ chế đánh giá email có phải là Junk Mail hay khong. Cơ chế này phát hiện các thư điện tử giả mạo bằng cách kiểm tra email được gửi từ domain nào và domain này có thuộc người quản trị đó hay không. 

Record TXT SPF vì vậy có vai trò hết sức quan trọng trong việc tăng độ tin cậy cho email gửi đi.

Xem thêm về ý nghĩa SPF tại đây

4. Chưa cấu hình DKIM

DKIM (Domainkeys Identified Mail) có nhiệm vụ xác thực email bằng chữ ký số của domain gửi thư. Khóa công khai được công bố trên DNS dưới dạng một TXT record, khóa còn lại được cấu hình trong mail server. Nếu chưa cấu hình DKIM, email của bạn cũng rất dễ rơi vào Spam/Junk.

Xem thêm về ý nghĩa DKIM tại đây

5. Nội dung mail của bạn bị liệt vào nội dung SPAM

Một số email sẽ bị xác định là Junk Mail nếu nội dung chứa:

• Những nội dung đe dọa, bắt nạt hoặc quấy rối.
• Sử dụng ngôn từ thù ghét.
• Giả mạo một người khác, không phải chủ sở hữu để gửi mail.
• Các nội dung khiêu dâm.
• Chia sẻ thông tin cá nhân.
• Nội dung bạo lực.
• Nội dung bất hợp pháp.
• Bán hàng hóa theo quy định.
• Làm dụng trẻ vị thành niên.

6. Mail của bạn bị đánh dấu SPAM

Người nhận mail có thể đánh dấu email của bạn là Junk Mail và tất nhiên, các lá thư tiếp theo chắc chắn sẽ rơi thẳng vào thùng Spam. Trường hợp quá nhiều người đánh dấu địa chỉ email của bạn, IP có thể bị đưa vào danh sách Blacklist của mail server đó.

7. Mail của bạn bị chiếm quyền

Một số trường hợp các hacker tấn công, chiếm quyền và thực hiện gửi mail hàng loạt có thể khiến IP server bị liệt vào Blacklist. Hãy chắc chắn rằng bạn đã cài đặt cấu hình bảo mật cho mail server tới client bài bản, chẳng hạn như cài đặt các module hỗ trợ cho mail server, webmail để hạn chế gửi và nhận mail,… nhằm đảm bảo mail không bị chiếm dụng.

8. Mail của bạn gửi nhầm vào địa chỉ của các tổ chức Spam

Ngoài các nguyên nhân trên, một khả năng khác là một trong các user của bạn gửi nhầm mail vào một mail được định sẵn. Lúc này, các tổ chức Spam sẽ tạo ra hàng loạt mail để “bẫy” bạn. Nếu mail gửi vào thì lập tức, địa chỉ IP sẽ bị liệt vào Blacklist. 

Trong trường hợp này, bạn buộc phải chi tiền cho các tổ chức Spam để được gỡ IP.

9. Các IP trong range thực hiện SPAM mail

Trường hợp phổ biến nhất tại các nhà cung cấp dịch vụ, dù IP không bị Blacklist nhưng các IP khác trong range Spam mail số lượng lớn thì họ vẫn sẽ block một range IP của bạn.

10. Mail server của bạn không cấu hình

Trong một số trường hợp, dù không cấu hình Mail server bạn vẫn có thể gửi mail. Tuy nhiên, hành động này lại mang nhiều rủi ro về mặt an toàn và sử dụng dữ liệu, kèm theo đó là nguy cơ cao email bị đánh giá là Junk Mail. 

Chính vì vậy, hãy chú ý cấu hình cho Mail server những cài đặt cơ bản nhất để đảm bảo chúng luôn hoạt động hiệu quả. Đồng thời, việc thường xuyên kiểm tra xem email có thể gửi vào hộp thư Inbox của các mail server lớn Yahoo hay Gmail… cũng là điều nên làm để tránh bị “hàm oan” là Junk Mail.

IV. Một số cách hạn chế bị xác định là Junk mail

Như vậy bạn đã biết được lý do khiến Mail bị liệt vào Spam (Junk Mail) là gì? Có rất nhiều nguyên nhân có thể dẫn đến hiện tượng Mail bị đẩy vào Spam. Bạn có thể ghi lại một số lưu ý sau để khắc phục trong tình huống email bị xác định là Junk Mail:

• Đổi địa chỉ website thiếu uy tín: các địa chỉ website có độ uy tín thấp rất dễ khiến email bị liệt vào spam.
• Xem xét lại nội dung, bổ sung đầy đủ các thông tin cần thiết, tránh việc mail chỉ chứa duy nhất 1 ảnh: căn chỉnh nội dung, bố cục, bổ sung các thông tin cần thiết để mail không bị nhầm là thư rác.
• Thay đổi những nội dung sao chép từ các trình soạn thảo như Word, Excel…: sao chép và dán có thể bị lỗi font khiến hệ thống nghi ngờ nội dung của mail.
• Chỉnh sửa các đường dẫn trang web về nguyên bản: việc rút gọn đường dẫn khiến hệ thống không kiểm tra được trang web dẫn đến và khiến mail rơi vào hộp Spam.
• Cân nhắc chuyển đổi các HTML bị lỗi: HTML bị lỗi sẽ khiến hệ thống không kiểm tra được mã nguồn website, dẫn đến tình trạng không gửi được mail.

V. Tổng kết

Trên đây là khái niệm cơ bản về “Junk Mail“, nguyên nhân và cách khắc phục hiện tượng mail bị chuyển vào hộp thư Spam. Hy vọng rằng bài viết đã mang đến thông tin hữu ích, giúp bạn tránh được việc gửi email vào spam/junk. 

P.A Việt Nam cung cấp giải pháp Email Server dành cho Doanh Nghiệp
Email Server Pro
Email Server Riêng

Tham khảo các ưu đãi: https://www.pavietnam.vn/vn/tin-khuyen-mai/