10 điểm khác nhau giữa việc sử dụng dịch vụ email chung và server riêng

6. Khả Năng Mở Rộng

Dịch vụ email dùng chung server:

• Hạn chế mở rộng: Khi sử dụng dịch vụ dùng chung, khả năng mở rộng thường bị giới hạn do tài nguyên được chia sẻ. Nếu nhu cầu của bạn tăng lên đáng kể, bạn có thể gặp khó khăn trong việc mở rộng dịch vụ.
• Tăng chi phí theo nhu cầu: Mặc dù dễ dàng nâng cấp gói dịch vụ, nhưng khả năng mở rộng thường bị ràng buộc bởi các giới hạn của nhà cung cấp dịch vụ.

Sử dụng server riêng:

• Mở rộng linh hoạt: Bạn có toàn quyền kiểm soát server của mình và có thể mở rộng tài nguyên (như thêm RAM, CPU, dung lượng lưu trữ) bất cứ lúc nào theo nhu cầu của doanh nghiệp.
• Đầu tư thêm phần cứng: Việc mở rộng có thể yêu cầu đầu tư thêm vào phần cứng, nhưng nó cho phép bạn tăng cường khả năng xử lý và lưu trữ một cách linh hoạt.

7. Hiệu Suất Email

Dịch vụ email dùng chung server:

• Tốc độ gửi/nhận email: Do server phải phục vụ nhiều người dùng, tốc độ gửi và nhận email có thể bị ảnh hưởng, đặc biệt trong các giờ cao điểm.
• Giới hạn số lượng email: Nhiều nhà cung cấp dịch vụ dùng chung áp dụng giới hạn số lượng email có thể gửi đi trong một khoảng thời gian nhất định để tránh spam, điều này có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp nếu có nhu cầu gửi email số lượng lớn.

Sử dụng server riêng:

• Tốc độ tối ưu: Email được gửi và nhận nhanh hơn do toàn bộ tài nguyên server chỉ dành cho doanh nghiệp của bạn.
• Không giới hạn số lượng email: Bạn có thể quản lý và gửi email mà không bị giới hạn số lượng, điều này rất quan trọng cho các chiến dịch email marketing hoặc các doanh nghiệp có lưu lượng email lớn.

8. Quản Lý và Điều Khiển

Dịch vụ email dùng chung server:

• Quản lý ít phức tạp: Người dùng ít phải can thiệp vào các vấn đề kỹ thuật và quản lý, phù hợp với những doanh nghiệp không có đội ngũ kỹ thuật mạnh.
• Giới hạn quyền điều khiển: Bạn sẽ bị giới hạn về quyền quản lý và điều khiển server, không thể thay đổi các cấu hình hệ thống sâu.

Sử dụng server riêng:

• Quản lý chi tiết: Bạn có toàn quyền điều khiển và quản lý server, bao gồm việc cài đặt phần mềm, quản lý bảo mật và tối ưu hóa hiệu suất. Một số nhà cung cấp sẽ cung cấp dịch vụ bao gồm tất cả các dịch vụ hỗ trợ này.
• Yêu cầu chuyên môn kỹ thuật: Cần có đội ngũ kỹ thuật với trình độ cao để quản lý và bảo trì server, xử lý các sự cố và tối ưu hóa hệ thống. Một số nhà cung cấp sẽ cung cấp dịch vụ bao gồm tất cả các dịch vụ hỗ trợ này.

9. Độ Tin Cậy và Thời Gian Hoạt Động (Uptime)

Dịch vụ email dùng chung server:

• Phụ thuộc vào nhà cung cấp: Thời gian hoạt động của dịch vụ phụ thuộc vào nhà cung cấp. Nhiều nhà cung cấp lớn có cam kết thời gian hoạt động cao, nhưng bạn vẫn chia sẻ tài nguyên với các người dùng khác, có thể ảnh hưởng đến sự ổn định.
• Ít kiểm soát sự cố: Khi xảy ra sự cố, việc khắc phục hoàn toàn phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ.
• Độ tin cậy: Do nhiều khách hàng sử dụng chung địa chỉ IP nên có thể sẽ bị giới hạn tần suất gửi mail nhiều từ một số nhà cung cấp như gmail, outlook, yahoo. Trường hợp khách hàng bị lợi dụng phát tán spam làm IP bị Blacklist sẽ gây ảnh hưởng chung đến các khách hàng khác sử dụng cùng địa chỉ IP.

Sử dụng server riêng:

• Kiểm soát toàn diện: Bạn có thể thiết lập các biện pháp dự phòng và phục hồi (backup and recovery) để đảm bảo thời gian hoạt động cao và xử lý sự cố nhanh chóng, do sử dụng server riêng nên việc chuyển đổi server dự phòng (nếu có) sẽ không mất nhiều thời gian và linh động hơn.
• Độ ổn định cao hơn: Khi được quản lý tốt, server riêng có thể cung cấp thời gian hoạt động ổn định hơn, đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp cần đảm bảo email luôn hoạt động liên tục.
• Độ tin cậy: Do sử dụng server riêng địa chỉ IP nên việc gửi mail sẽ có độ tin cậy cao nhất, không bị ảnh hưởng bởi các khách hàng khác làm cho IP bị Blacklist, có thể hỗ trợ sử dụng thêm các địa chỉ IP dự phòng hoặc sử dụng song song để đảm bảo việc gửi/nhận mail suôn sẻ nhất.

10. Khả Năng Tích Hợp và Tùy Biến Ứng Dụng

Dịch vụ email dùng chung server:

• Tích hợp hạn chế: Khả năng tích hợp với các ứng dụng và hệ thống khác có thể bị hạn chế bởi các quy định và cấu hình của nhà cung cấp dịch vụ.
• Ứng dụng mặc định: Thường chỉ cung cấp các ứng dụng và công cụ mặc định, ít có khả năng tùy chỉnh theo nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp.

Sử dụng server riêng:

• Tích hợp dễ dàng: Bạn có thể tích hợp server email với các ứng dụng và hệ thống khác của doanh nghiệp (như CRM, ERP) một cách linh hoạt và tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể.
• Ứng dụng tùy chỉnh: Có thể cài đặt và chạy các ứng dụng tùy chỉnh, thêm vào các tính năng đặc thù để đáp ứng nhu cầu kinh doanh.

Kết Luận

Khi nào nên sử dụng dịch vụ email dùng chung server:

• Doanh nghiệp nhỏ hoặc startup có ngân sách hạn chế.
• Không yêu cầu cao về bảo mật và hiệu suất.
• Cần thiết lập nhanh chóng và ít phức tạp.
• Không cần tùy chỉnh server một cách đặc thù.

Khi nào nên sử dụng server riêng:

• Doanh nghiệp vừa/lớn hoặc có yêu cầu cao về bảo mật và hiệu suất.
• Có đội ngũ kỹ thuật để quản lý và bảo trì hệ thống.
• Cần khả năng tùy chỉnh cao và kiểm soát toàn diện các biện pháp bảo mật.
• Sẵn sàng đầu tư vào cơ sở hạ tầng và chịu chi phí cao hơn để đổi lấy hiệu suất và bảo mật tốt hơn.
• Cần tích hợp chặt chẽ với các hệ thống khác và khả năng tùy chỉnh ứng dụng.

Hy vọng rằng sự so sánh chi tiết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về sự khác biệt giữa hai loại dịch vụ sử dụng chung và server riêng để đưa ra quyết định phù hợp cho doanh nghiệp của mình.