Khác nhau giữa Hóa đơn giấy được chuyển đổi từ HĐĐT và Hóa đơn giấy truyền thống 2020
Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp đang bị nhầm lẫn giữa hóa đơn giấy truyền thống và hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử. Tại bài viết dưới đây, P.A Việt Nam sẽ giúp Kế toán và Doanh nghiệp hiểu rõ hơn về 2 loại hóa đơn này.
1. Đối với Hóa đơn điện tử (HĐĐT) chuyển đổi sang Hóa đơn giấy
A. NGUYÊN TẮC CHUYỂN ĐỔI SANG HÓA ĐƠN GIẤY
- Người bán hàng hóa được chuyển đổi Hóa đơn điện tử (HĐĐT) sang Hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang Hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư 32/2011 và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
- Người mua, người bán được chuyển đổi Hóa đơn điện tử sang Hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử (HĐĐT) chuyển đổi sang Hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư 32/2011.
B. ĐIỀU KIỆN CHUYỂN ĐỔI SANG HÓA ĐƠN GIẤY
Hóa đơn điện tử chuyển sang Hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc
- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
- Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
C. GIÁ TRỊ PHÁP LÝ CỦA CÁC HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI
- Hóa đơn chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
D. KÝ HIỆU RIÊNG TRÊN HÓA ĐƠN ĐƯỢC CHUYỂN ĐỔI
- Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử sang Hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.
2. Phân biệt Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang Hóa đơn giấy so với Hóa đơn giấy truyền thống
Mẫu Hóa đơn điện tử chuyển đổi ra Hóa đơn giấy
Cũng là bản giấy, tuy nhiên loại Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang Hóa đơn giấy này lại khác hoàn toàn với Hóa đơn giấy truyền thông, cụ thể như sau:
- Mẫu: Số liên của Hóa đơn điện tử được quy định là không có liên nên ở thông số số liên sẽ là số 0.
Ví dụ: 01GTKT0/001 đối với hóa đơn giấy sẽ là số trong khoảng từ 2 đến 9. - Ký hiệu (Số serial): Ký hiệu của hóa đơn điện tử được quy định là E.
Ví dụ: Khi Hóa đơn điện tử chuyển đổi ra Hóa đơn giấy ký hiệu HM/17E còn đối với Hóa đơn giấy đặt in thì Ký hiệu cuối cùng là P hoặc với hóa đơn tự in thì ký hiệu cuối cùng T. - Chữ ký: Với Hóa đơn giấy thông thường Doanh nghiệp phải thực hiện ký bằng tay. Nhưng với Hóa đơn điện tử ra giấy có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử sang Hóa đơn giấy và có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
- Hình thức: Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ Hoá đơn điện tử sang Hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: Dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi. Trong khi Hóa đơn giấy thông thường lại được viết tay trên giấy đặt in.
Tham khảo thêm các bài hướng viết về Hóa đơn điện tử tại đây.
Và các ưu điểm nổi bật của hóa đơn điện tử tại đây