Lập lịch gửi email và trì hoãn gửi email trong Outlook

Lập lịch gửi email và trì hoãn gửi email trong Outlook

Có 2 cách người dùng có thể sử dụng để trì hoãn, delay việc gửi mail trong Outlook: delay một mail cụ thể và delay toàn bộ email sẽ gửi bằng các rule

Tính năng này trên Outlook giúp bạn giải quyết các sự cố nhầm lẫn khi lỡ tay gửi đi nội dung mail không mong muốn, gửi nhầm thư quan trọng cho người khác, gửi một thông báo email cho ai đó vào đêm khuya và họ đang ở một múi giờ trước bạn 3 tiếng. Bạn không muốn đánh thức họ dậy vào giữa đêm với một thông báo email trên điện thoại của họ. Thay vào đó, hãy sắp xếp gửi email vào ngày hôm sau tại một thời điểm khi bạn biết họ sẽ sẵn sàng nhận email.

Đây chính là cơ hội để bạn suy nghĩ và lấy lại thư đã gửi từ hộp thư đi trước khi nó thật sự đến tay người nhận. Vậy cách sử dụng tính năng này như thế nào? Hãy theo dõi bài viết để đi tìm câu trả lời nhé!

1.Delay một mail cụ thể:

1. Để trì hoãn việc gửi một email duy nhất, hãy tạo một tin nhắn mới, nhập địa chỉ email của người nhận( ví dụ: kythuat@pavietnam.vn) , nhưng không bấm vào nút “Send”. Thay vào đó, hãy bấm vào thanh “Options” trên cửa sổ tin nhắn.

2.Hộp thoại Properties mở ra, đánh tích vào ô Do not deliver before check trong mục Delivery options, sau đó đặt ngày và giờ gửi. Ấn Close để đóng lại.

3.Sau đó, bấm vào nút “Close”. Email của bạn sẽ được gửi vào ngày và tại thời điểm bạn đã chọn.

Sau khi bạn nhấn Gửi, tin nhắn vẫn còn trong Outbox folder cho đến khi thời gian gửi mà bạn khai báo

Hủy lịch gửi hoặc thay đổi lịch gửi mail trên Outlook
Nếu bạn có chỉnh sửa nội dung email và muốn gửi ngay lập tức hoặc lên lịch gửi lại thì thực hiện các bước sau:

Bước 1: Mở mail trong folder Outbox.

Bước 2: Điều hướng sang tab Options, tìm nhóm More Options, click chọn Delay Delivery.

Bước 3: Hộp thoại Properties mở ra, chọn 1 trong 2 tùy chọn sau:

Bỏ đánh tích vào ô Do not deliver before check trong mục Delivery options nếu muốn gửi thư ngay lập tức.
Thay đổi lại ngày và giờ gửi khác nếu muốn đổi lịch gửi mail.
Bước 4: Click vào Close để lưu lại thao tác.

Bước 5: Quay lại cửa sổ soạn mail, ấn chọn Send xác nhận gửi lại thư.

Tùy thuộc vào lựa chọn của bạn ở bước 3 mà thư này sẽ được gửi ngay lập tức hoặc nằm trong hộp Outbox để chờ gửi.

Lưu ý:

Tùy chọn này chỉ khả dụng trên ứng dụng Outlook của máy tính cá nhân, không có trong Outlook trên web.
Email chỉ có thể được gửi và nhận khi Outlook đang chạy. Nếu Outlook bị đóng tại thời điểm gửi mà bạn đã chọn, email sẽ chuyển đi vào lần tiếp theo bạn mở Outlook.
Tương tự, nếu Outlook của người nhận bị đóng tại thời điểm đó, họ sẽ nhận được mail của bạn vào lần bắt đầu tiếp theo.

2.Delay toàn bộ email sẽ gửi bằng các rule

B1:Chọn Rules/Manage Rules & Alerts  hay nhấn chọn File/Manage Rules & Alerts

B2:Nhấn New Rule

B3: Dưới mục Start from a Blank Rule, nhấp vào tùy chọn Apply rule on messages I send rồi ấn Next.

B4:Nếu bạn muốn delay email đáp ứng một số điều kiện nhất định thì tích chọn hộp kiểm tương ứng sau đó ấn Next. Ví dụ muốn trì hoãn các mail được gửi tới một địa chỉ cụ thể thì chọn “though the specified account”.

Còn nếu muốn trì hoãn việc gửi tất cả các email thì chỉ cần nhấp luôn vào Next. Outlook sẽ hiện thông báo xác nhận rằng bạn muốn áp dụng quy tắc cho tất cả các mail sẽ gửi, nhấp vào Yes là được.

B5:Giao diện tiếp theo, chú ý trước tới khung bên trên Step 1: Select actions, bạn tích chọn defer delivery by a number of minutes.

B6: Dưới khung Step 2: Edit the rule description, click vào link a number of.

Thao tác này sẽ mở ra hộp thoại Deferred Delivery nhỏ ở dưới, bạn nhập số phút muốn trì hoãn việc gửi email (tối đa là 120) sau đó bấm OK.

B7: Ở giao diện tiếp theo, bạn có thể thiết lập các email ngoại lệ không cần áp dụng quy tắc đang tạo. Nếu không có nhu cầu sử dụng phần này, bạn click luôn vào Next để bỏ qua.

B8: Đây là bước cuối cùng kết thúc tạo rule, bạn đặt tên cho quy tắc để có thể ghi nhớ và phân loại với các rule khác tránh nhầm lẫn, ví dụ “Delay mail 120p”.

Dưới step 2 thì nhớ tích vào ô Turn on this rule rồi nhấn vào Finish.

Hoàn tất việc cài đặt trì hoãn cho toàn bộ mail gửi đi sau 1 thời gian mà bạn chọn.

Lưu ý: Với việc trì hoãn một tin nhắn duy nhất, IMAP và POP3 tin nhắn sẽ không được gửi vào thời gian quy định, trừ khi Outlook đang mở.

P.A Việt Nam – Nhà cung cấp giải pháp Email Server dành cho Doanh Nghiệp hàng đầu Việt Nam

Private Email

Email Server Pro

Tham khảo các ưu đãi: https://www.pavietnam.vn/vn/tin-khuyen-mai/

Tham khảo các bài viết về Email Server khác tại https://kb.pavietnam.vn/category/email-server