Tạo email cho công ty sử dụng – 16 lỗi cơ bản nên tránh

Tạo email cho công ty sử dụng – Một số lỗi cơ bản nên tránh

Khi tạo email cho công ty sử dụng, có một số lỗi cơ bản mà bạn nên tránh để đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả của hộp thư điện tử. Dưới đây là một số lỗi thường gặp cần tránh:

1. Sử dụng Tên Miền Không Chuyên Nghiệp:

Tránh sử dụng tên miền miễn phí hoặc tên miền không liên quan đến công ty. Sử dụng tên miền riêng của công ty sẽ tạo sự tin tưởng và thể hiện tính chuyên nghiệp. Tên miền phải được đăng ký tại nhà cung cấp uy tín để tránh các rủi ro liên quan đến tên miền.

2. Thiếu Thông Tin Liên Hệ:

Đảm bảo rằng tạo email cho công ty bao gồm thông tin liên hệ như địa chỉ công ty, số điện thoại và địa chỉ website. Điều này giúp người nhận dễ dàng liên hệ với bạn khi cần thiết.

3. Mật Khẩu Yếu:

Chọn mật khẩu mạnh khi tạo email cho công ty để bảo vệ dữ liệu quan trọng khỏi các cuộc tấn công xâm nhập. Mật khẩu nên tối thiểu 10 kí tự, bao gồm chữ thường, chữ HOA, số và kí tự đặc biệt.

4. Thiếu Chữ Ký Thư Điện Tử:

Chữ ký thư điện tử giúp tăng tính chuyên nghiệp và cung cấp thông tin về bạn và vị trí công việc của bạn. Bạn nên thông báo nhân viên lưu ý khi tạo email cho công ty.

5. Sử Dụng Ngôn Ngữ Không Chính Thống:

Viết thư điện tử bằng ngôn ngữ lôi cuốn và chuyên nghiệp. Tránh sử dụng ngôn ngữ không chính thống, ngôn ngữ tục tĩu hoặc sai chính tả.

6. Thiếu Chủ Đề Rõ Ràng:

Chủ đề email cần phản ánh nội dung chính của thư và giúp người nhận hiểu rõ về nội dung trước khi mở email. Không nên để chủ đề trống hoặc quá ngắn gọn.

7. Sử Dụng Các Tệp Đính Kèm Quá Lớn:

Nếu cần gửi tệp đính kèm, đảm bảo chúng không quá lớn để không làm chậm tốc độ trao đổi thư và gây phiền hà cho người nhận.

8. Gửi Thư Mass Email Không Được Xin Phép:

Tránh gửi email hàng loạt mà người nhận chưa đồng ý nhận. Luôn luôn tuân theo quy định về quyền riêng tư và luật phòng chống gửi thư rác và gửi quảng cáo. Không nên gửi thư quảng cáo hoặc thông điệp không được yêu cầu cho người khác mà không có sự cho phép từ họ.

9. Không Kiểm Tra Lại Thư Trước Khi Gửi:

Trước khi gửi, hãy kiểm tra lại thư để đảm bảo rằng nội dung, ngôn ngữ và thông tin đều chính xác và phù hợp. Lỗi chính tả và ngữ pháp có thể tạo ra ấn tượng không tốt và làm mất tính chuyên nghiệp của thư.

10. Sử Dụng Font Khó Đọc Hoặc Màu Chữ Khó Nhìn:

Sử dụng font và màu chữ dễ đọc để đảm bảo người nhận có thể dễ dàng đọc nội dung của email.

11. Sử dụng Email Cá Nhân Cho Mục Đích Công Việc:

Tránh sử dụng địa chỉ email cá nhân để gửi thư liên quan đến công việc. Hãy sử dụng địa chỉ email chính thức của công ty để tạo sự thống nhất và chuyên nghiệp. Đồng thời cũng không sử dụng email công ty cho các mục đích cá nhân như đăng ký các dịch vụ mua sắm online, mạng xã hội, ….

12. Không Kiểm Soát Dữ Liệu Nhạy Cảm:

Tránh gửi thông tin nhạy cảm qua email một cách không được bảo mật. Hãy sử dụng mã hóa hoặc cách khác để đảm bảo tính bảo mật của thông tin

13. Không dọn dẹp mục hộp thư đến thường xuyên:

Kiểm tra phần hộp thư đến thường xuyên, trong khi làm như vậy hãy tranh thủ đọc qua một vài mail mỗi lần và dọn dẹp cả thư rác. Ngoài ra bạn có thể dùng các thư mục, tạo bộ lọc email để phân loại để sắp xếp hộp thư sao cho khoa học và rõ ràng.

14. Không sao lưu những email quan trọng:

Sao lưu email chính là một việc làm cần thiết. Bạn có thể lưu email quan trọng vào các ứng dụng sao lưu bên thứ 3 hoặc lưu vào các ổ cứng để có thể truy xuất tức thì bất cứ lúc nào, đề phòng khi có sự cố hệ thống làm gián đoạn việc truy xuất thư hoặc xảy ra các vấn đề hư hỏng thiết bị sử dụng email.

15. Dùng chung địa chỉ email cho nhiều mục đích:

Một số doanh nghiệp nhỏ không cấp địa chỉ thư điện tử riêng cho mỗi nhân viên mà nhiều nhân viên sử dụng chung email. Điều này đôi lúc gây nên tình trạng lộn xộn và khó quản lý, không bảo mật. Vì thế, tốt nhất hãy tạo ra địa chỉ email riêng biệt cho từng loại công việc và mỗi nhân viên khác nhau để đảm bảo tính chuyên nghiệp.

16. Quên nút CC hay BCC:

Trong trường hợp cần gửi email cho nhiều người đồng thời và cần bảo mật thông tin danh sách email hãy sử chức năng “BCC” để đảm bảo người nhận chỉ nhìn thấy email của bạn và chính họ, không bao gồm danh sách các email khác nếu gửi theo “CC” hoặc “TO”

Đảm bảo bạn và nhân viên công ty được hướng dẫn và hiểu rõ những nguyên tắc cơ bản này để đảm bảo rằng email công việc luôn có tính chuyên nghiệp và hiệu quả.

P.A Việt Nam cung cấp giải pháp Email Server dành cho Doanh Nghiệp

Email Server Riêng

Email Server Pro

Email Server Pro 247

Tham khảo các ưu đãi: https://www.pavietnam.vn/vn/tin-khuyen-mai/

Tham khảo các bài viết về Email Server khác tại https://kb.pavietnam.vn/category/email-server