Hướng dẫn cấu hình giới hạn gửi mail đến Mailing Lists trên Mdaemon

Mailing Lists là gì?

– Mailing Lists là danh sách các địa chỉ email được tổ chức và quản lý để gửi thông điệp email đến một nhóm người dùng cụ thể. Các địa chỉ email trong Mailing Lists thường được sử dụng để gửi thông tin, tin tức, khuyến mãi, hoặc các thông điệp khác từ một tổ chức, doanh nghiệp, hoặc cá nhân đến các thành viên trong danh sách.

Mailing Lists có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, bao gồm:

• Thông tin và Tin Tức: Cung cấp thông tin mới nhất, tin tức, và cập nhật về sản phẩm, dịch vụ, hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức, hoặc cộng đồng.
• Tiếp Thị và Quảng Cáo: Gửi thông điệp tiếp thị, quảng cáo, và khuyến mãi đến khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng hiện tại để tăng doanh số bán hàng và tạo ra sự quan tâm đến sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Giao Tiếp Nội Bộ: Sử dụng để gửi thông điệp nội bộ và cập nhật cho nhân viên, đối tác, hoặc thành viên trong tổ chức.
• Sự Kiện và Khóa Học: Gửi thông tin về sự kiện, khóa học, hoặc hội thảo đến các đối tượng quan tâm để tăng cường tham gia và tham gia vào các hoạt động này.
• Hỗ Trợ và Dịch Vụ Khách Hàng: Sử dụng để gửi hỗ trợ, hướng dẫn, và cập nhật về sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng để giúp họ giải quyết vấn đề hoặc tận dụng tối đa từ sản phẩm hoặc dịch vụ.

Thông thường chúng ta sử dụng mailing list với mục đích trao đổi nội bộ giữa các phòng ban, nhân viên trong phòng ban hoặc cho tất cả nhân viên trong công ty, vì vậy việc giới hạn cho phép ai được quyền gửi vào mailing list là điều cần thiết, tránh tình trạng người dùng nhận các mail spam, mail không mong muốn gửi vào mailing list. Bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn thực hiện việc cấu hình này để đảm bảo rằng thông điệp được gửi đến đúng người đúng lúc và với nội dung phù hợp.

Tạo Mailing Lists

Đầu tiên bạn cần truy cập Web Admin để tạo mailing list, bạn có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết tạo mailing list tại đây

Truy cập và đăng nhập Web Admin, thường có dạng http://mail.domain.com:1000 với tài khoản email quản trị của bạn (thay domain.com bằng tên miền của bạn)

Sau khi đăng nhập thành công chọn mục Mailing Lists > New

List Address: đặt tên cho Mailing List, ví dụ allstaff (mailing list này sẽ bao gồm tất cả nhân viên trong công ty của bạn)

Refuse messages from non list members: tùy chọn này mặc định sẽ được chọn, mailing list chỉ cho phép thành viên thuộc mailing list được phép gửi mail vào

Sẽ có thông báo: Mailing list creation was successful. khi tạo thành công, chọn OK để tiếp tục

Giới hạn gửi mail đến Mailing Lists

Chuyển sang tab Members > chọn New để thêm thành viên vào mailing lists

Email Address: nhập vào email của thành viên bạn muốn thêm vào mailing list

Type:

Normal: tùy chọn này sẽ cho phép thành viên có thể gửi và nhận mail với mailing lists

Read Only: tùy chọn này sẽ cho phép thành viên có thể nhận mail với mailing lists

Post Only: tùy chọn này sẽ cho phép thành viên có thể gửi mail với mailing lists

Tùy vào chính sách giới hạn gửi/nhận với mailing list bạn có thể thiết lập cho phù hợp, chọn Apply để hoàn tất việc thêm thành viên vào mailing list

Tiếp tục thêm các thành viên khác

Tiếp tục thêm các thành viên khác

Theo như hình bên dưới:

Email dev@pavietnam.com chỉ được phép gửi đến mailing list, không được phép nhận mail

Email sales@pavietnam.com được phép gửi/nhận đối với mailing list này

Email tech@pavietnam.com chỉ được phép nhận mail từ mailing list, không được phép gửi

Chúng ta sẽ kiểm tra lại xem cấu hình có hoạt động đúng như yêu cầu hay chưa

Truy cập Web Mail với tài khoản tech@pavietnam.com và kiểm tra gửi mail tới mailing list allstaff@pavietnam.com

Do tài khoản tech@pavietnam.com được set thuộc tính Read Only (chỉ nhận) do đó sẽ không có quyền gửi đến mailing list allstaff@pavietnam.com, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi như hình bên dưới

Tiếp tục kiểm tra gửi mail từ tài khoản sales@pavietnam.com đến mailing list allstaff@pavietnam.com

Chúng ta sẽ thấy tài khoản sales@pavietnam.com có thể gửi và nhận mail được với mailing list allstaff@pavietnam.com, do tài khoản sales@pavietnam.com được set thuộc tính Normal

Tài khoản dev@pavietnam.com không nhận được mail từ mailing list, do tài khoản dev@pavietnam.com được set thuộc tính Post Only (chỉ gửi)

Tài khoản tech@pavietnam.com nhận được mail từ mailing list, do tài khoản tech@pavietnam.com được set thuộc tính Read Only (chỉ nhận)

Trường hợp bạn đã tạo mailing list trước đó và cần cấu hình giới hạn hoặc muốn điều chỉnh lại cấu hình của mailing list, chọn Mailing Lists > chọn mailing cần cấu hình > Edit > thực hiện tương tự các bước ở trên

P.A Việt Nam – Nhà cung cấp giải pháp Email Server dành cho Doanh Nghiệp hàng đầu Việt Nam

Private Email

Email Server Pro

Tham khảo các ưu đãi: https://www.pavietnam.vn/vn/tin-khuyen-mai/

Tham khảo các bài viết về Email Server khác tại https://kb.pavietnam.vn/category/email-server