Mẹo tránh tổng đài ảo không hoạt động

  • Tuesday 03/11/2020

Các sự kiện thiên tai như bão, lũ lụt, cháy rừng có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Nếu cơ sở hạ tầng công nghệ của công ty bạn không được chuẩn bị để vượt qua những điều này, nó có thể khiến bạn ngừng kinh doanh. Một trong những công nghệ thiết yếu nhất hiện nay là hệ thống điện thoại Voice over Internet Protocol (VoIP). Nếu một thảm họa xảy ra khiến hệ thống VoIP của bạn không hoạt động, bạn có thể mất khách hàng, năng suất và cuối cùng là lợi nhuận. Tránh những tổn thất như vậy bằng cách làm theo các thủ tục cần thiết này.

Chọn nhà cung cấp của bạn một cách khôn ngoan

Khi đánh giá hệ thống VoIP, bạn phải xác minh các thỏa thuận cấp dịch vụ của nhà cung cấp. Hỏi họ về các đảm bảo về tính bảo mật và tính khả dụng cũng như cách họ có thể đạt được những điều đó.

Hợp tác với công ty có thể lưu trữ hệ thống VoIP của bạn trong các cơ sở an toàn trước các thảm họa địa phương như lũ quét hoặc động đất. Nhà cung cấp của bạn cũng nên sử dụng các dịch vụ bảo mật mạng nâng cao để bảo vệ các cuộc gọi của bạn.

Đầu tư vào các dịch vụ giám sát VoIP

Trước khi thực hiện bất kỳ giải pháp liên tục VoIP nào sau đây, hãy cài đặt dịch vụ giám sát VoIP của bên thứ ba để theo dõi trạng thái của hệ thống điện thoại của bạn. Điều này sẽ xác định tất cả các sự cố mạng làm gián đoạn hệ thống điện thoại của bạn, vì vậy bạn có thể giải quyết chúng nhanh chóng.

Có đường dây băng thông rộng dự phòng

Vì các giải pháp VoIP phụ thuộc vào kết nối internet, bạn nên có nhà cung cấp dịch vụ internet dự phòng hoặc thay thế (ISP) trong trường hợp mạng chính của bạn gặp sự cố.

Lý tưởng nhất là một ISP sẽ dành riêng cho dịch vụ VoIP của bạn, trong khi một ISP khác hỗ trợ mạng máy tính chính của bạn. Sau khi đã cài đặt cả hai mạng, bạn có thể định tuyến chúng để tự động chuyển dịch vụ sang mạng kia nếu một mạng bị lỗi. Do đó, nếu mạng điện thoại chính của bạn gặp sự cố, giải pháp VoIP của bạn sẽ chuyển sang mạng khác để bạn có thể tiếp tục hoạt động.

Tất nhiên, việc đăng ký hai ISP riêng biệt sẽ làm tăng chi phí internet của bạn, nhưng nếu bạn thực hiện phân tích chi phí – lợi ích, bạn sẽ thấy rằng chi phí để duy trì cả hai ít hơn nhiều so với chi phí thời gian ngừng hoạt động đáng kể.

Định tuyến cuộc gọi đến thiết bị di động

Với giải pháp VoIP dựa trên đám mây, bạn có thể chọn nơi nhận cuộc gọi của mình với tính năng chuyển tiếp cuộc gọi – một tính năng tự động định tuyến lại các cuộc gọi đến các thiết bị khác đã đăng ký của công ty. Đây là một tính năng tuyệt vời cho phép nhân viên nhận cuộc gọi khi họ không có mặt tại văn phòng để thực hiện nhiệm vụ từ xa, đang làm việc tại nhà hoặc khi văn phòng chính của bạn bị ảnh hưởng bởi thảm họa cục bộ hoặc mất mạng. Nhờ tính năng chuyển tiếp cuộc gọi, nhân viên của bạn có thể tiếp tục làm việc từ thiết bị di động của họ như bình thường.

Để được hưởng lợi từ tính năng này, hãy đảm bảo đăng ký tất cả các thiết bị di động của nhân viên vào hệ thống VoIP của bạn và định cấu hình các thiết bị đó để nhận các cuộc gọi được định tuyến lại – và đừng quên đặt các chính sách để làm việc từ xa. Bạn nên có quy định cấm nhân viên kết nối với mạng Wi-Fi công cộng, vì điều này có thể khiến họ có nguy cơ bị nghe trộm VoIP.

Kiểm tra các biện pháp liên tục của bạn thường xuyên

Sẽ có rất ít giá trị trong các chiến lược phục hồi sau thảm họa và tính liên tục của VoIP nếu những chiến lược này cuối cùng thất bại khi bạn cần chúng nhất. Kiểm tra dịch vụ VoIP của bạn và kiểm tra xem chi tiết liên lạc có được cập nhật hay không, các tính năng chuyển tiếp cuộc gọi có định tuyến cuộc gọi đến đúng thiết bị và dịch vụ internet dự phòng của bạn hoạt động hay không. Cuối cùng, mục tiêu của bạn là tìm ra những sai sót trong chiến lược của mình và thực hiện những điều chỉnh cần thiết để tránh những trục trặc có thể xảy ra trong tương lai.

Nếu việc quản lý VoIP quá tốn thời gian và phức tạp, hãy gọi cho chúng tôi ngay hôm nay. Chúng tôi thiết kế, triển khai, thử nghiệm và giám sát các hệ thống điện thoại VoIP mạnh mẽ, chống thảm họa để đảm bảo thông tin liên lạc của bạn luôn trực tuyến.