Là một chủ doanh nghiệp, bạn biết tầm quan trọng của việc tương tác với khách hàng ngay trong các kỳ nghỉ của bạn. Để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng, hãy tối ưu hóa việc sử dụng hệ thống VoIP, hệ thống Tổng đài của bạn. Dưới đây là những hướng dẫn để làm được điều đó.
1. Kiểm tra thiết bị điện thoại VoIP của bạn
Đôi khi, vấn đề với điện thoại VoIP của bạn lỗi không phải nguyên nhân do nhà cung cấp dịch vụ VoIP. Mà thay vào đó, các vấn đề có thể xuất phát từ các dòng điện thoại VoIP vật lý và điện thoại của bạn. Bạn có thể yêu cầu nhân viên của mình kiểm tra chất lượng cuộc gọi, kiểm tra vị trí đặt thiết bị, kiểm tra trạm phát sóng của thiết bị không dây. Nếu có vấn đề, có thể di chuyển điện thoại và kiểm tra lại.
Ngoài ra, hãy dành thời gian để kiểm tra tất cả các dây cáp và kết nối để đảm bảo chúng ở trong tình trạng tốt nhất. Nếu thiết bị của bạn đã cũ và lỗi thời, bạn có thể cần phải thay thế chúng.
2. Thiết lập giám sát hệ thống VoIP
Với lượng lớn người thường xuyên mua sắm vào các ngày nghỉ, nhân viên của bạn có thể sẽ gặp phải sự tăng đột biến về các yêu cầu và hỗ trợ. Một giải pháp giám sát có thể giúp dự đoán khi nào vấn đề có thể phát sinh. Cho dù bạn mở hay đóng cửa trong ngày lễ, hãy đảm bảo thực hiện những thao tác sau:
Vào thời gian bận rộn.
– Thiết lập hàng đợi cuộc gọi với nhạc chờ hoặc thời gian chờ ước tính.
– Để lại các tin nhắn được ghi lại với thông tin đầy đủ và một cách khác để liên hệ với bộ phận hỗ trợ như đường dây nóng, địa chỉ email hoặc trang web của bạn.
– Thay đổi cấu hình của bạn để giúp bạn quản lý thời gian làm việc ngắn hơn.
– Đặt thời gian chuyển hướng cuộc gọi giảm xuống.
Vào thời gian đóng của.
– Đặt tin nhắn hoặc thông báo tự động để nói rằng doanh nghiệp của bạn sẽ đóng cửa trong mùa lễ và ngày nào bạn sẽ mở lại.
– Cập nhật lời chào lễ tân trước kỳ nghỉ để nhắc nhở người gọi về giờ nghỉ lễ của bạn.
– Thiết lập chuyển hướng cuộc gọi cho nhân viên sẽ làm việc từ xa.
Hỗ trợ trên nền tảng VoIP
Điều tuyệt vời của VoIP là sự hỗ trợ đi kèm với nó. Bạn có thể giữ chi phí cuộc gọi thấp vì nhân viên làm việc tại nhà vẫn có thể liên lạc với văn phòng. Một hệ thống VoIP tốt có thể được cấu hình để hoạt động cho bạn và khách hàng của bạn bất kể bạn mở cửa vào giờ nào trong kỳ nghỉ.
Cho dù nó chuyển hướng cuộc gọi đến thiết bị di động, nhà cung cấp dịch vụ VoIP tốt hiểu rằng doanh nghiệp của bạn cần phải hoạt động ngay cả trong các ngày lễ và dịch vụ hỗ trợ của họ hỗ trợ chuyển hướng này.
3. Làm việc với một nhà cung cấp CNTT có kinh nghiệm.
P.A Việt Nam với hơn 20 năm kinh nghiệm sẵn sàng trợ giúp với các hệ thống điện thoại của bạn hoặc thảo luận về cách VoIP, tổng đài ảo có thể giúp ích cho doanh nghiệp của bạn , hãy gọi cho chúng tôi ngay hôm nay và chúng tôi sẽ đảm bảo đề xuất các giải pháp tổng đài ảo tốt nhất, để đảm bảo khách hàng của bạn hài lòng.