Sửa lỗi mail bị vào spam/junk mail

Spam/Junk Mail hay thư rác là các email có nội dung quảng cáo, chứa virus, mã nguồn độc hại gây ảnh hưởng đến người nhận. Tuy nhiên, trong một số trường hợp các email bình thường vẫn có thể bị đánh dấu Spam và đưa vào mục Spam/Junk Mail. Vậy làm sao để giải quyết tình trạng Mail bị đưa vào thư mục Spam/Junk Mail ?. Sau đây PA Việt Nam sẽ trình bày chi tiết cách để giải quyết tình trạng này.

1. Kiểm tra IP mail server có bị liệt vào danh sách Blacklist không?

Đầu tiên, bạn cần kiểm tra IP của mail server có bị liệt vào danh sách Blacklist hay không bằng cách:

Bước 1: Truy cập vào đường dẫn: https://mxtoolbox.com/blacklists.aspx

Bước 2: Nhập IP mail server của bạn vào ô Server IP or Domain > Sau đó nhấn Blacklist Check.

Bước 3: Nếu thấy kết quả hiện LISTED có nghĩa là đã bị liệt vào danh sách Blacklist và khi gửi mail sẽ khả năng cao là mail gửi đi sẽ bị đánh dấu spam và đưa vào Spam/Junk Mail. Bạn hãy nhấn vào nút Detail để xem chi tiết và liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ để hỗ trợ bạn.

2. Kiểm tra bản ghi SPF và DKIM

Thực hiện cấu hình bản ghi SPF và DKIM giúp tăng độ tin cậy của email khi gửi đi, tỷ lệ vào inbox sẽ cao hơn và tránh tình trạng email bị đưa vào Spam/Junk.

Nếu chưa cấu hình bản ghi SPF và DKIM, bạn có thể tham khảo và thực hiện theo hướng dẫn:

Cấu hình DKIM, SPF để tăng độ tin cậy khi gửi mail

Sau khi cấu hình sẽ có bản ghi trong quản trị DNS giống hình bên dưới:

Truy cập vào đường dẫn: https://mxtoolbox.com/blacklists.aspx để kiểm tra xem bản ghi SPF, DKIM đã hoạt động chưa, nếu MXToolBox hiển thị màu xanh với nội dung là bản ghi SPF, DKIM đã cấu hình thì hoàn tất.

3. Kiểm tra nội dung email

Nếu nội dung email chứa các nội dung như ngôn từ thù ghét, đe dọa, bạo lực, giả mạo người khác, nội dung khiêu dâm, nội dung nhạy cảm, thông tin cá nhân, nội dung bất hợp pháp, lạm dụng trẻ vị thành niên,… thì sẽ bị xác định là Spam/Junk Mail. Do đó, bạn không được đưa những nội dung này vào email.

Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý một số vấn đề sau khi gửi email:

• Kiểm tra lại nội dung email, không nên dùng một ảnh trong email, thông tin cần được bổ sung đầy đủ, căn chỉnh lại bố cục và nội dung để email không bị nhầm lẫn là Spam/Junk Mail.
• Tránh sao chép nội dung email từ Excel hay Word bởi việc này có thể gây ra hiện tượng lỗi font và khiến nội dung email bị nghi ngờ.
• Tránh viết in hoa, in đậm, in nghiêng toàn bộ tiêu đề và nội dung của email.
• Tránh dùng nhiều font chữ, nhiều cỡ chữ, màu sắc trong một email.
• Tránh chèn nhiều link trong email và không nên dùng link rút gọn.
• Tránh sử dụng các cụm từ mang tính spam như: Mua ngay, miễn phí, kiếm tiền,…

4. Sử dụng domain tin cậy

Nên sử dụng các domain uy tín bởi mức độ uy tín của domain thấp hoặc domain bị chứa từ khóa nhạy cảm cũng sẽ là một trong những lý do khiến email bị liệt vào danh mục Spam/Junk. Quý Khách cũng có thể đăng kí domain tại PA Việt Nam, là một trong nhưng nhà cung cấp tên miền hàng đầu Việt Nam, đăng kí tại đây: https://www.pavietnam.vn/

Trên đây là một số cách xử lý Email bị đưa vào Spam/Junk, hy vọng sẽ hữu ích dành cho bạn. Nếu còn vấn đề gì thắc mắc, bạn hãy liên hệ đến PA Việt Nam để được hỗ trợ nhanh chóng nhất.

========================================

P.A Việt Nam cung cấp giải pháp Email Server dành cho Doanh Nghiệp:
Email Server Pro
Email Server RiêngTham khảo các ưu đãi: https://www.pavietnam.vn/vn/tin-tuc-chuong-trinh-khuyen-mai-ten-mien-hosting.html

Bài Viết Liên Quan:

1. 1. Tổng hợp 1 số dạng mail spam, phishing thường gặp và cách xử lý.
   2. Phân biệt dịch vụ Email Hosting và Email Server
   3. Hướng dẫn tạo chữ ký email pro
   4. https://kb.pavietnam.vn/chuyen-du-lieu-mail-tu-tai-khoan-pop3-sang-imap-tren-outlook.htmlHướng dẫn cách xem mật khẩu WiFi trên iPhone