Thay đổi Chế độ xem thư thành HTML hoặc Văn bản (Plain Text) trên Outlook

Email HTML là gì?

Các Email sử dụng HTML sẽ có cấu trúc đa dạng và phong phú hơn bình thường. Bạn có thể thêm ảnh, chia cột, thêm các đường link và bảng biểu vào email. Ngoài ra, bạn cũng thể định dạng các text với nhiều cách khác nhau. Nói cách khác, bạn có thể xây dựng nên một email có cấu trúc phong phú không khác gì nội dung trên một website.

Để hiểu sâu hơn về email HTML, ta sẽ tìm hiểu về sự khác biệt giữa Email HTML và Email văn bản bình thường.

Email bình thường sẽ chỉ bao gồm text (văn bản) và không có gì thêm. Bạn sẽ không thể thay thế font chữ, thiết kế hay định dạng màu sắc cho đoạn văn, ảnh hay video ngoài những lựa chọn cơ bản. Ví dụ điển hình ở dạng email thường như như email xin việc, thư từ.

Điểm khác biệt chính giúp phân biệt email HTML là cách hiển của nó với người dùng. Một email HTML sẽ thể bao gồm ảnh, video, link, định dạng văn bản và nhiều yếu tố khác. Điều này tạo nên sự bắt mắt và thu hút đối với người dùng. Các email sử dụng trong bán hàng, giới thiệu sản phẩm mới hay giới thiệu một khuyến mãi nào đó sẽ đạt được hiệu quả cao nếu sử dụng HTML.

Microsoft Outlook 2019, 2016 và 365 có thể hiển thị hoặc gửi tin nhắn ở định dạng HTML hoặc Văn bản (Plain Text). Để thay đổi Chế độ xem thư này, bạn chỉ cần xem các cài đặt bên dưới.

I. Thay đổi Chế độ xem thư của thư đến (Incoming Email)

1. Trên ứng dụng Outlook, chọn “File” > “Options“.

2. Chọn mục “Trust Center” trong khung bên trái.

3. Chọn nút “Trust Center Settings…”.

4. Chọn mục “Email Security” trong khung bên trái.

5. Trong mục “Read as Plain Text”, chọn “Read all standard mail in plain text” để thay đổi chế độ xem thư và đưa và trạng thái không sử dụng HTML của thư và chỉ xem mail ở dạng Văn bản (Text). Bỏ chọn nó để cho phép xem nội dung mail đến dạng HTML.

II. Thay đổi Chế độ xem thư cho các thư đã gửi (Sent Email)

Outlook for Windows

1. Trên ứng dụng Outlook, chọn “File” > “Options“.

2. Chọn mục “Mail” trong khung bên trái.

3. Trong mục “Compose messages”, thay đổi “Compose messages in this format:” thành “HTML“, “Rich Text“, hoặc “Plain Text” như mong muốn của bạn.

Outlook for macOS

1. Trên ứng dụng Outlook, “Outlook” > “Preferences“.

2. Chọn mục “Composing“.

3. Chọn ”Compose messages in HTML by default” nếu bạn muốn soạn thư bằng HTML. Bỏ chọn mục này để thay đổi chế độ xem thư về dạng Văn bản (Plain Text).

III. Thay đổi Chế độ xem thư cho thư bạn đang soạn nội dung

1. Chọn mục “New Email” để soạn nội dung thư (mail) mơi, sau đó chọn tiếp vào tab “Format Text” để điều chỉnh thuộc tính của thư.

2. Ở tại mục “Format”, chọn tiếp “HTML“, “Rich Text“, hoặc “Plain Text” để thay đổi chế độ xem thư theo mong muốn của bạn.

Nếu bạn không thấy tab “Format Text” trong ứng dụng Outlook trên Windows, chọn “File” > “Options” > “Customize Ribbon“. Chọn mục “Main Tabs” “Customize Ribbon” dropdown, sau đó đảm bảo chức năng “Format Text” đã được chọn.

Thông tin thêm về ứng dụng Outlook:

Microsoft Outlook là một phần mềm quản lý thông tin cá nhân của Microsoft và là một phần của bộ ứng dụng Microsoft Office. Phần mềm này hiện hỗ trợ cho Window, Mac và các hệ điều hành dành cho điện thoại như Android, IOS và Windows Phone cùng với nền tảng trên trình duyệt. Mặc dù thường được sử dụng chủ yếu như là một ứng dụng e-mail, nó cũng bao gồm một lịch, công việc quản lý, quản lý liên lạc, ghi chú, một tạp chí và duyệt web.

THÔNG TIN THAM KHẢO

Thông tin kiến thức cơ bản Mailserver tại: https://kb.pavietnam.vn/category/email-server/thong-tin-kien-thuc-co-ban-email-server
Đăng ký dịch vụ do P.A Việt Nam cung cấp tại: https://www.pavietnam.vn/
Tham khảo thông tin & bảng giá dịch vụ Mailserver tại: https://www.pavietnam.vn/vn/email-server.html
Tham khảo các Ưu đãi hiện có tại: https://www.pavietnam.vn/vn/tin-khuyen-mai/
Facebook: https://www.facebook.com/pavietnam.com.vn