Thiết lập tự động xóa email trong Outlook với IMAP

Để thiết lập tự động xóa email trong Outlook khi sử dụng giao thức IMAP, bạn cần hiểu rằng IMAP đồng bộ email giữa máy khách (Outlook) và máy chủ. Do đó, việc “xóa” email có thể được thực hiện thông qua các rule trong Outlook hoặc cấu hình trên máy chủ email. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để thiết lập tự động xóa email trong Outlook với IMAP:

Cách 1: Sử dụng Rules trong Outlook để tự động xóa email với IMAP

Outlook không có tùy chọn trực tiếp để tự động xóa email sau một khoảng thời gian nhất định với tài khoản IMAP thông qua cài đặt tài khoản, nhưng bạn có thể tạo rule để xóa email dựa trên tiêu chí cụ thể (ví dụ: email từ một người gửi, có tiêu đề nhất định, hoặc sau một thời gian).

1. 1. Mở Outlook và truy cập Rule:
      • • Trong Outlook, vào tab File > Manage Rules & Alerts (Quản lý rule và Cảnh báo).

1. 1. Tạo rule Mới:
      • • Nhấn nút New Rule.
      • • Chọn Apply rule on messages I receive (Áp dụng rule cho thư tôi nhận được) và nhấn Next.

1. 1. Chọn Điều Kiện:
      • • Chọn điều kiện để áp dụng rule, ví dụ:
          • • Received in a specific date span (Nhận trong khoảng thời gian cụ thể) nếu muốn xóa email cũ.
          • • From people or public group (Từ người hoặc nhóm cụ thể) để xóa email từ một người gửi nhất định.
      • • Nhấn Next sau khi chọn điều kiện.

1. 1. Chọn Hành Động:
      • • Chọn Delete it (Xóa nó) hoặc Permanently delete it (Xóa vĩnh viễn).
          • • Delete it: Di chuyển email vào thư mục Deleted Items (Mục đã Xóa).
          • • Permanently delete it: Xóa hoàn toàn không qua thùng rác (cẩn thận với tùy chọn này).
      • • Nhấn Next

1. 1. Thêm Ngoại Lệ (Nếu Cần):
      • • Nếu muốn bỏ qua một số email (ví dụ: email quan trọng), thêm ngoại lệ rồi nhấn Next

1. 1. Hoàn tất rule:
      • • Đặt tên cho rule, đảm bảo chọn Turn on this rule (Bật rule này), rồi nhấn Finish.
      • • Nhấn OK để lưu.

1. 1. Kiểm tra rule:
      • • Rule sẽ áp dụng cho email mới đến. Nếu muốn áp dụng cho email hiện có, chọn Run this rule now on messages already in Inbox (Chạy rule này ngay trên thư đã có trong Inbox).

Lưu ý: Với IMAP, khi email bị xóa trong Outlook, nó cũng sẽ bị xóa trên máy chủ. Nếu bạn chỉ muốn xóa cục bộ mà giữ lại trên máy chủ, IMAP không hỗ trợ trực tiếp điều này – bạn cần chuyển sang POP3.

Cách 2: Sử dụng Tính năng AutoArchive (Tự động Lưu trữ) để quản lý email cũ

AutoArchive không xóa email trực tiếp trên máy chủ với IMAP, nhưng nó có thể giúp dọn dẹp email cũ cục bộ và đánh dấu để xóa.

1. 1. Mở Cài đặt AutoArchive:
      • • Vào File > Options (Tùy chọn) > Advanced (Nâng cao) > Nhấn nút AutoArchive Settings (Cài đặt Tự động Lưu trữ).

1. 1. Cấu hình AutoArchive:
      • • Chọn khoảng thời gian chạy AutoArchive (ví dụ: mỗi 14 ngày).
      • • Chọn Delete expired items (Xóa các mục hết hạn) hoặc Move old items to (Di chuyển mục cũ đến tệp lưu trữ).
      • • Điều chỉnh Clean out items older than (Dọn dẹp các mục cũ hơn) để đặt thời gian (ví dụ: 6 tháng).

1. 1. Áp dụng và Lưu:
      • • Nhấn OK để lưu cài đặt.
      • • Với IMAP, các thay đổi này chủ yếu ảnh hưởng đến bản sao cục bộ, nhưng nếu bạn xóa email trong thư mục Deleted Items, chúng cũng sẽ bị xóa trên máy chủ.

Cách 3: Quản lý qua Máy chủ Email

Vì IMAP đồng bộ với máy chủ, bạn có thể thiết lập xóa tự động trên máy chủ email (nếu nhà cung cấp hỗ trợ). Sau đó, Outlook sẽ phản ánh thay đổi này:

• • Đăng nhập vào webmail của tài khoản (ví dụ: Gmail, Outlook.com).

• • Tìm cài đặt như “Auto-purge” hoặc “Retention Policy” để xóa email sau một khoảng thời gian.

• • Khi máy chủ xóa email, Outlook tự động đồng bộ và xóa theo.

Lưu ý Quan trọng

• • IMAP vs POP3: Không giống POP3 (có tùy chọn xóa email khỏi máy chủ sau X ngày), IMAP không có tùy chọn này trong Outlook. Việc xóa phải được thực hiện qua rule hoặc máy chủ.

• • Kiểm tra Trước: Thử nghiệm rule trên một thư mục nhỏ để tránh xóa nhầm email quan trọng.

• Ngày Hiện Tại: Hôm nay là 25/02/2025, vì vậy hãy đảm bảo cấu hình phù hợp với nhu cầu hiện tại của bạn.

Các bạn có thể tham khảo thêm các bài viết khác về tại đây

P.A Việt Nam cung cấp đa dạng các cấu hình Máy Chủ Ảo và Máy Chủ Riêng :
Cloud Server
Cloud Server Pro
Máy Chủ Riêng

Tham khảo các ưu đãi: https://www.pavietnam.vn/vn/tin-khuyen-mai/