Hướng dẫn quản lý tình hình sử dụng hóa đơn điện tử
Ngoài chức năng phát hành và gửi hóa đơn điện tử nhanh chóng, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và tiết kiệm thời gian thì việc quản lý tình hình sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) cũng là một trong các yếu tố quan trọng và cần thiết đối với các doanh nghiệp hiện nay.
Tuy nhiên, không phải bộ phận kế toán của doanh nghiệp nào cũng đã hiểu & thao tác thành thạo các tính năng hữu ích này, như: tra cứu, tìm kiếm hóa đơn điện tử, xem báo cáo hóa đơn điện tử, xem tổng quan tình hình sử dụng hóa đơn và quản lý tài nguyên sử dụng hóa đơn điện tử…
Chính vì thế, P.A Việt Nam sẽ hướng dẫn cụ thể các chức năng quản lý trong bài viết bên dưới.
1. TRA CỨU VÀ TÌM KIẾM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Khi mới sử dụng HĐĐT và HĐĐT có mã của cơ quan thuế, nhiều doanh nghiệp và khách mua hàng thường thắc mắc HĐĐT ở đâu và làm sao để tra cứu và tìm kiếm?
Với chức năng này sẽ giúp doanh nghiệp tra cứu, tìm kiếm hóa đơn điện tử theo các trạng thái đã thiết lập sẵn trên hệ thống. Qua đó sẽ xác định được hóa đơn này đã xuất chưa / hóa đơn này là hóa đơn gốc hay đã được thay đổi / hóa đơn này đã đến tay khách hàng chưa,…
Dưới đây là hình ảnh về các bước tra cứu hóa đơn tại P.A Việt Nam:
➣ Bước 1: Vào mục “Quản lý hóa đơn” bên menu trái
➣ Bước 2: Click vào mục “Danh Sách” để xem danh sách hóa được đã được tạo ra
– Ngay cột “Trạng thái” có thể thấy trạng thái hóa đơn: mới khởi tạo; đã phát hành hay đã bị thay thế,…
– Hoặc để tìm kiếm thông tin hóa, ngay khung “Lọc dữ liệu” hoặc “Lọc nâng cao“, có thể nhập tìm kiếm theo Tên khách hàng, Mã khách hàng, Mã số thuế hoặc kiểu hóa đơn, sau đó nhấn nút Lọc dữ liệu để ra kết quả tìm kiếm.
2. XEM BÁO CÁO HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Thông thường sẽ có 2 loại báo cáo có thể xem và in nhằm phục vụ cho việc quản lý tình hình HĐĐT:
➣ Xuất dữ liệu hóa đơn theo tháng: Có thể chọn ngày bắt đầu của tháng và ngày cuối cùng của tháng để có thể xuất ra file excel những hóa đơn đã tạo theo từng tháng.
➣ Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Là báo cáo cụ thể về số lượng hóa đơn đã phát hành / xóa bỏ / mất / bị hủy trong từng kỳ của doanh nghiệp, tổ chức.
2.1 Hướng dẫn về cách xem báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn:
➣ Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm quản lý hóa đơn, chọn mục “Báo Cáo” bên menu trái, chọn mục “Tình hình sử dụng hóa đơn”
➣Bước 2: Như màn hình trên, “Chọn Kỳ báo cáo”, “Chọn Năm” và nhấn nút “Báo cáo” sẽ hiển thị như hình bên dưới
➣ Bước 3:Nhấn nút “Tiếp tục báo cáo” để hiển thị báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
>>> Có thể tải ”Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn” ra định dạng .xml để nộp cho cơ quan thuế bằng cách chọn XML khi xuất khẩu hóa đơn.
2.2 Hướng dẫn về cách xem và xuất dữ liệu hóa đơn theo tháng:
➣ Bước 1:Đăng nhập vào phần mềm quản lý hóa đơn, chọn mục “Báo Cáo” bên menu trái, chọn mục “Xuất dữ liệu hóa đơn tháng“
➣ Bước 2:Muốn xuất theo tháng nào thì chọn ngày đầu tháng đế Ngày cuối tháng, sau đó nhấn nút Export để xuất ra file excel dánh sách chi tiết hóa đơn theo từng tháng
Trên là bài viết hướng dẫn cách thức quản lý tình hình sử dụng hóa đơn điện tử một cách dễ dàng.