Triển khai tổng đài VoIP, Sự lựa chọn hoàn hảo cho doanh nghiệp

  • Saturday 06/11/2021

Tổng đài VoIP là hệ thống hoạt động hoàn toàn qua mạng lưới internet. Sử dụng dựa trên nền tảng TCP/IP để gọi đến bất kỳ nơi nào trên thế giới. Do đó, triển khai tổng đài VoIP là giải pháp viễn thông đang được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn áp dụng vào hoạt động kinh doanh.

Những tính năng vượt trội khi triển khai tổng đài VoIP

Tổng đài VoIP là tổng đài sử dụng công nghệ thông qua internet. Cùng với rất nhiều các tính năng cũng như lợi ích nổi bật như: chuyển cuộc gọi, cuộc gọi chờ, gọi nội bộ miễn phí, ghi âm cuộc gọi,…

Áp dụng hệ thống mạng internet để truyền tín hiệu thay vì mạng viễn thông thông thường. Nhờ đó mà giảm được chi phí đáng kể triển khai tổng đài VoIP cho doanh nghiệp.

Khi triển khai tổng đài VoIP có thể dễ dàng kết nối giữa các chi nhánh, phòng ban của doanh nghiệp ở mọi nơi. Các nhân viên ở những nơi khác nhau có thể sử dụng chung một đầu số. Việc liên lạc và liên kết giao dịch giữa các bộ phận doanh nghiệp là miễn phí.

Tính năng nổi trội tiếp theo đó là trả lời bằng giọng nói thông minh. Khách hàng khi gọi đến doanh nghiệp được đáp lại bằng lời chào tự động. Đổ chuông theo phím, theo máy, theo nhóm chăm sóc khách hàng. Dịch vụ hoạt động 24 giờ mỗi ngày mà không cần nhân viên phải trực ngày đêm. Tổng đài VoIP còn có tính năng cho phép khách hàng gọi trực tiếp đến doanh nghiệp từ một trang web quảng cáo của doanh nghiệp. Giúp khách hàng liên lạc được một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Người dùng cũng có thể thiết lập các phòng họp ảo để họp hội nghị. Sau đó những người tham gia có thể tham gia bằng các thiết bị riêng của họ. Các phòng họp hội nghị này không bị giới hạn phòng ban và số lượng tham gia.

Triển khai tổng đài VoIP ngày nay rất quen thuộc với các doanh nghiệp khi thể hiện những ưu thế vượt trội. Nó đang dần thay thế các tổng đài nội bộ truyền thống.

Tổng đài VoIP đựơc ứng dụng như thế nào trong doanh nghiêp

Doanh nghiệp là một hệ thống có thể nhiều chi nhánh, nhiều bộ phận, phòng ban, văn phòng làm việc hay các địa điểm cách xa về địa lí. Khi ứng dụng triển khai tổng đài VoIP cho doanh nghiệp sẽ có những ưu thế sau:

    • Định tuyến các cuộc gọi một cách dễ dàng.
    • Các cuộc gọi đi và đến không giới hạn cùng 1 lúc.
    • Chức năng IVR cho tổng đài như lời chào thoại, chuyển lời nhắn vào voice mail.
    • Tạo được group và đổ chuông theo agent.
    • Thực hiện cuộc gọi giữa các chi nhánh, phòng ban hoàn toàn miễn phí.
    • Dễ dàng chuyển cuộc gọi đường dài  hay liên tỉnh.
    • Cài đặt hệ thống SIP trên điện thoại di động. Từ di động có thể dùng đầu số điện thoại nội bộ để gọi ra ngoài hoặc gọi miễn phí về số nội bộ của công ty.
    • Ghi âm và quản lý cuộc gọi chi tiết.
    • Thống kê, báo cáo dịch vụ theo ngày, tháng.

Và nhiều chức năng tùy biến khác…

Triển khai tổng đài VoIP cần những thiết bị nào?

Hiện nay, tổng đài VoIP trên thị trường có hai loại: tổng đài VoIP phần cứng và tổng đài VoIP Cloud.

Để triển khai tổng đài VoIP phần cứng, doanh nghiệp cần trang bị những thiết bị sau:

    • Tổng đài điện thoại: dựa vào tình hình kinh tế và nhu cầu mà doanh nghiệp có thể lựa chọn một tổng đài phù hợp.
    • Hoặc máy chủ server: đây là nơi cài đặt, lưu trữ, routing các hoạt động sẽ được diễn ra của tổng đài IP trong toàn hệ thống.
    • Điện thoại IP: có thể sử dụng của Grandstream, Yealink,… Tùy thuộc vào đặc thù doanh nghiệp. Ngoài ra có thể trang bị thêm tai nghe.
    • Bộ chuyển đổi Gateway nếu như muốn sử dụng điện thoại nhánh công nghệ Analog.
    • Hệ thống đường dây LAN nội bộ để kết nối với tổng đài.
    • Cài đặt phần mềm Softphone trên máy tính.
    • Đường truyền quang: tốc độ sẽ tỉ lệ thuận với tốc độ đường truyền cuộc gọi khi sử dụng. Chất lượng đường truyền càng cao càng đảm bảo chất lượng cuộc gọi.

Lắp đặt tổng đài ảo, doanh nghiệp cần trang bị những thiết bị sau:

    • Điện thoại IP: tương ứng với công nghệ VoIP và SIP trunking.
    • Hệ thống đường dây LAN nội bộ có thể sử dụng mạng LAN trên máy tính.
    • Cài đặt phần mềm Softphone trên máy tính.
    • Đường truyền quang để kết nối VoIP Cloud.
    • Có thể trang bị thêm tai nghe hoặc dây phone để sử dụng khi cần thiết.

Cách thức hoạt động khi triển khai lắp đặt tổng đài VoIP

    • Hệ thống máy chủ VoIP chịu trách nhiệm xử lý tất cả cuộc gọi nội bộ giữa các chi nhánh và các cuộc gọi ra từ thiết bị.
    • Hệ thống máy chủ VoIP sẽ cung cấp tài khoản SIP cho tất cả FXS Gateway hoặc điện thoại IP tại các chi nhánh. Và kết nối từ xa qua đường cáp quang.
    • Trung kế từ bưu điện (nếu có) sẽ kết nối với các port FXO của VoIP Gateway .
    • Quản lý hệ thống thông qua giao diện Web. Nên quản trị viên có thể truy xuất từ bất kỳ nơi đâu và bất kỳ khi nào.
    • Nhân viên tại chi nhánh hoàn toàn có thể kết nối đến trung tâm. Để tiếp nhận và xử lý cuộc gọi nếu cần thiết.
    • Thiết bị được kết nối với hệ thống máy chủ VoIP qua đường kết nối Internet, Megawan,…
    • Hoạt động rất linh hoạt đối với những hệ thống tổng đài có quy mô lớn và lưu lượng cuộc gọi cao với nhiều chi nhánh.

Để biết thêm về cách thức triển khai tổng đài VoIP cho doanh nghiệp. Quý khách hàng có thể liên hệ với chúng tôi theo thông tin dưới đây để được hỗ trợ.

P.A Việt Nam cung cấp giải pháp Tổng đài số, Smart Call dành cho Doanh Nghiệp

Tổng đài số
Smart Call, Giải Pháp Gọi Tự Động

Tham khảo các ưu đãi: https://www.pavietnam.vn/vn/tin-khuyen-mai/