Video hướng dẫn cấu hình từng bước tổng đài cho người mới bắt đầu

  • Tuesday 21/07/2020

Video hướng dẫn cấu hình từng bước tổng đài cho người mới bắt đầu.

Phần 1: Hướng dẫn tạo và cấu hình số nội bộ trên tổng đài.

Phần 2: Cài đăt số nội bộ trên điện thoại bàn IP Phone, cài số nội bộ trên Laptop/PC, Cài trên Smartphone.

Phần 3. Hướng dẫn cấu hình hàng đợi trên tổng đài.

Phần 4. Hướng dẫn cấu hình IVR trả lời tự động có tương tác phím trên tổng đài.

Phần 5. Hưỡng dẫn cấu hình định tuyến, gọi ra gọi vào trên tổng đài.

Phần 6. Hướng dẫn cấu hình điều kiện thời gian, Trong giờ làm việc, ngoài giờ làm việc trên tổng đài.

Phần 7. Hướng dẫn xem lại thống kê, lịch sử cuộc gọi trên tổng đài.

 

Phần 1: Hướng dẫn tạo và cấu hình số nội bộ trên tổng đài.

Trong video này sẽ hướng dẫn cấu hình “Số Nội Bộ” trên tổng đài.

Chức năng Số nội bộ (hay còn gọi là máy nhánh) cho phép tạo từng số nội bộ trên hệ thống, số nội bộ bao gồm ít nhất ba chữ số (ví dụ 101, 102…, hoặc 4 chữ số 1001, 1002…).

Các số này sẽ được cài đặt trên điện thoại bàn IP Phone, trên Laptop/PC hoặc trên di động smartphone để nghe nhận cuộc gọi và gọi ra bên ngoài.

Sau đây là chi tiết video cấu hình.

 

Phần 2: Cài đăt số nội bộ trên điện thoại bàn IP Phone, cài số nội bộ trên Laptop/PC, Cài trên Smartphone.

Trong các video này sẽ hướng dẫn cấu hình các số nội bộ (máy nhánh) vào các thiết bị điện thoại bàn IP Phone, Laptop/PC , Smartphone để hỗ trợ nghe nhận cuộc gọi và gọi ra bên ngoài. Sau đây là chi tiết video cấu hình.

+ Trên thiết bị điện thoại bàn Grandstream.

+ Trên thiết bị điện thoại bàn Yealink.

+ Trên thiết bị điện thoại bàn Planet.

Cấu hình số nội bộ vào máy tính PC/laptop với phiên bản Zoiper5.

+ Cấu hình số nội bộ vào di động Smartphone Android, IOS.

 

Phần 3. Hướng dẫn cấu hình hàng đợi trên tổng đài.

Trong video này sẽ hướng dẫn cấu hình “Hàng đợi” trên tổng đài.

Chức năng Hàng đợi là chức năng cho phép tạo một số hàng đợi số này là duy nhất không trùng với số nội bộ trên hệ thống. Ví dụ tạo số hàng đợi là 1111 hoặc 2222 các số này sẽ tương ứng cho 1 group các phòng ban.

Ví dụ: tạo số hàng đợi 1111 cho phòng ban kinh doanh, sau đó có thể thêm các số nội bộ phòng ban kinh doanh vào hàng đợi 1111.

Tạo số hàng đợi 2222 cho phòng ban kỹ thuật, sau đó có thể thêm các số nội bộ phòng ban Kỹ thuật vào hàng đợi 2222.

Khi một nhân viên phòng ban khác muốn gọi phòng ban kỹ thuật chỉ cần nhấn 2222 sau đó nhấn nút gọi là được.

Sau đây là chi tiết video cấu hình.

 

Phần 4. Hướng dẫn cấu hình IVR trả lời tự động có tương tác phím trên tổng đài.

Trong video này sẽ hướng dẫn cấu hình “Trả lời tự động” trên tổng đài.

Chức năng “Trả lời tự động” cho phép người gọi tương tác với hệ thống tổng đài thông qua các phím bấm. IVR trả lời tự động sẽ sử dụng một đoạn ghi âm audio đã chuẩn bị trước và sẽ phát ghi âm khi có người gọi đến,

Ví dụ: Khi khách hàng gọi vào tổng đài sẽ nghe lời chào như sau:

Cảm ơn Quý khách đã gọi đến Công ty P.A Việt Nam. Cuộc gọi sẽ được ghi âm nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ. Để gặp phòng kinh doanh vui lòng nhấn phím 1, để gặp phòng kỹ thuật vui lòng nhấn phím 2, hoặc nhấn phím 0 để được hỗ trợ thêm. xin cảm ơn.”

Sau đây là chi tiết video cấu hình.

 

Phần 5. Hưỡng dẫn cấu hình định tuyến, gọi ra gọi vào trên tổng đài.

Trong video này sẽ hướng dẫn cấu hình “định tuyến gọi ra, gọi vào” trên tổng đài.

Chức năng Định tuyến là chức năng cho phép tạo, chuyển hướng các cuộc gọi ra bên ngoài và các cuộc gọi bên ngoài gọi vào.

Ví dụ: Định tuyến gọi vào: Cấu hình khi có khách gọi vào đầu số trên tổng đài sẽ chuyển hướng vào lời chào tương tác phím IVR, chuyển vào một câu thống báo, chuyển hướng vào hàng đợi hoặc chuyển trực tiếp vào một số nội bộ của nhân viên.

Tương tự cho định tuyến gọi ra ngoài, với tổng đài có nhiều đầu số ở nhiều tình thành HCM, Hà Nội…. Có thể cấu hình nhân viên tại HCM gọi ra ngoài sử dụng số điện thoại tại HCM. nhấn viên tại Hà Nội gọi ra ngoài sẽ sử dụng số điện thoại tại Hà Nội để gọi ra, và cấu hình các cuộc gọi ra sẽ phải nhập mã pin (mật khẩu) mới gọi ra được.

Sau đây là chi tiết video cấu hình.

 

Phần 6. Hướng dẫn cấu hình điều kiện thời gian, Trong giờ làm việc, ngoài giờ làm việc trên tổng đài.

Trong video này sẽ hướng dẫn cấu hình “Khung thời gian” trên tổng đài.

Chức năng Khung thời gian là chức năng cho phép tạo các khung thời gian trên tổng đài. Ví dụ tạo các khung thời gian trong giờ làm việc, các khung thời gian ngoài giờ làm việc, các khung thời gian bao gồm các ngày nghỉ lễ… Khi khách hàng gọi vào các khung thời gian trên tổng đài sẽ chuyển vào các số nội bộ hoặc các phòng ban tương ứng, nếu gọi vào ngoài giờ có thể phát câu thông báo ngoài giờ hoặc chuyển qua số di động.

Sau đây là chi tiết video cấu hình.

 

Kham khảo thêm: Hướng dẫn cấu hình Tổng đài tự động thông báo nghỉ lễ vào các ngày lễ, tết tại Việt Nam

 

Phần 7. Hướng dẫn xem lại thống kê, lịch sử cuộc gọi trên tổng đài.

Trong video này sẽ hướng dẫn xem thông tin lịch sử cuộc gọi “Thống kê” trên tổng đài.

Chức năng Thống kê là chức năng cho phép xem lại các thông tin lịch sử cuộc gọi và nghe lại các file ghi âm của từng nhân viên. Có thể xem theo ngày, theo từng số nội bộ, theo thời lượng gọi ra, theo phòng ban…

Sau đây là video hướng dẫn.

 

 

Kham khảo thêm: Hướng dẫn nghe lại các cuộc gọi được ghi âm trên Tổng đài ảo P.A Việt Nam