[Web30s – v.3] Hướng dẫn Quản lý đơn hàng có vận chuyển

  • Tuesday 01/12/2020

Hướng dẫn Quản lý đơn hàng có vận chuyển

⭐️⭐️⭐️⭐️⭐️

I. Quản lý đơn hàng do shop tự vận chuyển

Quý khách tham khảo cách Quản lý đơn hàng tại đây. Và khi đơn hàng phát sinh vận chuyển sau khi Quý khách đã thực hiện kiểm tra, xác minh các trạng thái đơn hàng thì Quý khách sẽ làm như sau:

– Bước 1: vào đơn hàng cần xử lý vận chuyển ở menu admin > Quản lý đơn hàng > Đơn hàng.

– Bước 2: Khu vực Chi tiết đơn hàng, Quý khách chọn nút Tạo phiếu vận chuyển.

Quý khách sẽ được đưa đến giao diện tùy chọn sau:

Ở trường hợp này là do chủ Shop tự vận chuyển, do đó Quý khách chỉ cần điền vào các vị trí có đánh dấu sao (*) bắt buộc có thông tin và chọn nút Tạo phiếu vận chuyển để đơn hàng có thông tin vận chuyển. Sau khi lập phiếu, Quý khách sẽ được thông tin vận chuyển lên đơn hàng như sau:

* Trường hợp Quý khách đã có tiện ích Quản lý vận chuyển nâng cao đã kết nối các đơn vị vận chuyển thì phần Nhà vận chuyển sẽ có lựa chọn cho Quý khách chọn đơn vị vận chuyển, bên cạnh lựa chọn Shop tự vận chuyển.

Ở hình trên, sau khi tạo phiếu vận chuyển Quý khách sẽ thấy Mã vận chuyển được tạo ra. Quý khách chọn vào mã vận chuyển để đến trang chi tiết quản lý Phiểu vận chuyển hoặc xem sau ở menu admin > Quản lý đơn hàng > Phiếu vận chuyển.

Khi chuyển sang giao diện chi tiết Phiếu vận chuyển, Quý khách sẽ đầy đủ thông tin của phiếu vận chuyển.

Quý khách có thể cập nhật các thông tin như mã vận đơn (không sử dụng khi là Shop tự giao hàng), Chi phí vận chuyển cho đơn hàng, Trạng thái vận chuyển.

Các thông tin Quý khách cập nhật cho Phiếu vận chuyển sẽ thể hiện lên cột Vận chuyển của chi tiết đơn hàng tương ứng. Quý khách có thể xem chi tiết đơn hàng bằng cách chọn vào mã đơn hàng ở phiếu vận chuyển hoặc xem lại trong menu admin > Quản lý đơn hàng > Đơn hàng.

  • Ghi chú của Phiếu vận chuyển: Thông tin phí vận chuyển trong phiếu vận chuyển sẽ sử dụng cho các đối soát với phía các nhà vận chuyển mà không ảnh hưởng đến Tổng giá trị đơn hàng mà nhà vận chuyển thu của khách hàng (nếu có phát sinh thanh toán thu COD/Thu hộ).
    • Phí vận chuyển này sẽ do Quý khách thanh toán với bên giao hàng nếu sử dụng đơn vị giao hàng.

Hình ảnh của 1 đơn hàng có thông tin vận chuyển do Shop tự vận chuyển:

– Bước 3: Theo dõi đơn hàng và kết thúc đơn hàng.

Khi 1 đơn hàng được hoàn thành hoặc lúc Quý khách cần, Quý khách có thể sử dụng tiện ích In đơn hàng như hình:

Và kết thúc quy trình 1 đơn hàng do Shop tự vận chuyển.

II. Quản lý đơn hàng có sử dụng đơn vị vận chuyển

Khi Quý khách có tiện ích Quản lý vận chuyểnđã cấu hình kết nối các đơn vị vận chuyển thành công thì các bước cũng tương tự như khi xử lý đơn hàng với Shop tự vận chuyển ở mục (I).

Bước tạo Phiếu vận chuyển sẽ có lựa chọn đơn vị giao hàng như sau:

– Shop tự vận chuyển sẽ là trường hợp ở hướng dẫn mục (I) ở trên.

– Giao hàng nhanh.

– Giao hàng tiết kiệm.

– Boxme.

Ở mỗi đơn vị vận chuyển sẽ có chi phí khác nhau, do vậy Quý khách sẽ cần điền thông tin quan trọng là khối lượng hàng hóa, địa chỉ lấy hàng để có quãng đường vận chuyển chính xác. Phần địa chỉ lấy hàng, với Giao hàng nhanh và Boxme sẽ yêu cầu Quý khách chọn đúng kho hàng/kho lưu chuyển hàng hóa; còn GHTK sẽ không cần chọn ở mỗi lần làm đơn hàng.

Ví dụ lựa chọn của các nhà vận chuyển:

GHN:

GHTK:

Boxme:

Về Mã vận đơn trên phiếu vận chuyển, nếu Quý khách đã xử lý tạo thủ công mã vận đơn trước trên trang quản lý vận đơn của đơn vị vận chuyển thì Quý khách sẽ lấy điền vào mã đơn hàng mà Quý khách đang thao tác trên Web30s. Ngược lại, Mã vận đơn của Quý khách trên Web30s sẽ để trống, khi Quý khách lưu Phiếu vận chuyển thì hệ thống Web30s sẽ tạo mã đơn hàng tự động cho Quý khách để đưa lên hệ thống vận đơn của đơn vị vận chuyển.

Sau khi đã tạo Phiếu vận chuyển thì Quý khách sẽ có thông tin:

– Mã vận đơn (phía đơn vị giao hàng. Vị tri mã vận đơn, Quý khách sẽ có liên kết để theo dõi (tracking) đơn vị giao hàng xử lý vận đơn.

– Tên Nhà vận chuyển.

– Phí vận chuyển: Quý khách có thể điều chỉnh lại phí này ở chi tiết Phiếu vận chuyển khi đơn hàng thực tế có phát sinh chi phí với bên vận chuyển (thuộc trang quản lý của đơn vị vận chuyển).

  • Ghi chú của Phiếu vận chuyểnThông tin phí vận chuyển trong phiếu vận chuyển sẽ sử dụng cho các đối soát với phía các nhà vận chuyển mà không ảnh hưởng đến Tổng giá trị đơn hàng mà nhà vận chuyển thu của khách hàng (nếu có phát sinh thanh toán thu COD/Thu hộ).
    • Phí vận chuyển này sẽ do Quý khách thanh toán với bên giao hàng nếu sử dụng đơn vị giao hàng.

Khi tạo lập Phiếu vận chuyển thành công, Quý khách chọn vào mã Vận đơn để đến trang quản lý phiếu vận chuyển.

Trên trang quản lý phiếu vận chuyển, phần trạng thái Quý khách có thể cập nhật trạng thái bằng tay cho phiếu hoặc sử dụng chức năng đồng bộ tự động để cập nhật trạng thái của đơn vị vận chuyển về phiếu như hình trên.

  • Quý khách chú ý: về việc bảo hiểm đơn hàng với giá trị lớn như với đơn vị Giao hàng nhanh, Quý khách cần chú ý thêm vào Tổng giá trị hàng hóa trên trang quản lý vận đơn của đơn vị này. Vì khi có phát sinh bảo hiểm hàng hóa Quý khách cần phải xử lý tay trên vận đơn của họ.

Ví dụ cho vận đơn có bảo hiểm hàng hóa mà phải xử lý thủ công ở nhà vận chuyển Giao hàng nhanh.

  • Vị trí 1 là Giá trị đơn hàng được bảo hiểm. Tỉ lệ tính phí COD là 0,5% x Giá trị đơn hàng.
  • Vị trí 2 là chi phí vận chuyển + COD của vị trí 1 tính ra.
  • Vị trí 3 là tổng chi phí vận chuyển mà chủ shop phải thanh toán cho vận đơn. Do đó, chủ shop cần lưu ý để cập nhật lại cho phiếu vận chuyển các loại phí cần.
    • Phần vị tri 3 này nếu phát sinh chi phí vận chuyển khác với Phiếu vận chuyển đã tạo lập do có bảo hiểm hàng hóa thì Quý khách sẽ cần về chi tiết phiếu vận chuyển để cập nhật lại phí vận chuyển để Web30s có thông tin đầy đủ khi đối soát phí.

Trên đây là hướng dẫn Quý khách Quản lý đơn hàng có vận chuyển.

Cảm ơn Quý khách đã sử dụng dịch vụ của PA Việt Nam!

P.A Việt Nam – Web30s